Das Reengineering von Prozessen ist ein wichtiger Aspekt der Prozessanalyse der dazu beitragen kann, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken. Beim Business Process Engineering werden bestehende Prozesse analysiert und durch erhebliche Änderungen optimiert. Dies kann die Rationalisierung von Prozessen, die Beseitigung unnötiger Schritte und die Einführung von Automatisierungstechnologien umfassen.
Was genau ist Prozess-Reengineering?
Business Process Reengineering (BPR) ist eine Strategie zur Neugestaltung von Kerngeschäftsprozessen. BPR kann End-to-End-Geschäftsprozesse optimieren, Schlüsselprozesse identifizieren, die ein Reengineering erfordern, und Teams dabei unterstützen, bestimmte Geschäftsziele zu erreichen.
BPR kann im Vergleich zur inkrementellen Geschäftsprozessverbesserung (BPI) radikale Verbesserungen bei Aspekten wie Qualität, Kosten oder Geschwindigkeit bewirken. BPR kann jedoch auch Arbeitsabläufe stören und Geschäftsvorgänge grundlegend verändern. Bevor Sie also Ihre Geschäftsprozesse neu gestalten, sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten den Status quo, den sie verändern, und ihre wichtigsten Ziele verstehen.
BPR ist ein ganzheitlicher Ansatz, der darauf abzielt, Geschäftsabläufe durch die Ermittlung von Ineffizienzen und die Rationalisierung von Prozessen zu verändern. Auf diese Weise können Unternehmen in einem dynamischen Markt besser konkurrieren und ihre Kerngeschäftsprozesse drastisch verbessern. Das ultimative Ziel von BPR ist die Schaffung einer effizienteren und effektiveren Organisation, die sich schnell an veränderte Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse anpassen kann.
Geschichte und Entwicklung
Das Konzept des BPR wurde erstmals 1990 in einem bahnbrechenden Artikel von Michael Hammer mit dem Titel "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate", der in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde. In diesem bahnbrechenden Artikel vertrat Hammer die Ansicht, dass die traditionellen Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, wie Automatisierung und schrittweise Verbesserung, in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld nicht mehr ausreichen. Stattdessen plädierte er für einen radikaleren Ansatz, bei dem die Geschäftsprozesse grundlegend überdacht und neu gestaltet werden, um dramatische Verbesserungen bei Qualität, Kosten und Geschwindigkeit zu erzielen.
Hammers Artikel löste eine Welle des Interesses an BPR aus und gewann schnell an Popularität unter Wirtschaftsführern und Unternehmensberatern. 1993 vertieften Hammer und James Champy die Grundsätze und Praktiken des BPR in ihrem einflussreichen Buch "Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution". Dieses Buch wurde zu einem Eckpfeiler für das Verständnis und die Umsetzung von BPR und bietet einen umfassenden Leitfaden für die radikale Umgestaltung von Geschäftsprozessen.
Seit seiner Einführung hat sich das BPR weiterentwickelt und neue Technologien, Werkzeuge und Methoden integriert. Heute ist BPR als eine Schlüsselkomponente des Geschäftsprozessmanagement (BPM) anerkannt, das die systematische Verwaltung von Geschäftsprozessen zur Erreichung strategischer Ziele beinhaltet. BPR steht auch in engem Zusammenhang mit anderen Initiativen zur Geschäftsverbesserung, wie z. B. der kontinuierlichen Verbesserung, Geschäftsprozessverbesserung, und Geschäftsprozessautomatisierung.
Trotz seiner Weiterentwicklung sind die Kernprinzipien von BPR dieselben geblieben: Erzielung drastischer Verbesserungen der Geschäftsprozesse durch Identifizierung und Beseitigung nicht wertschöpfender Aktivitäten, Rationalisierung von Prozessen und Nutzung von Technologien zur Steigerung von Effizienz und Effektivität. Durch die Anwendung dieser Prinzipien können Unternehmen eine agilere, reaktionsschnellere und kundenorientiertere Organisation schaffen, die besser gerüstet ist, um in einem sich schnell verändernden Markt zu bestehen.
Warum führen Sie eine Neugestaltung der Geschäftsprozesse durch?
Warum denken Sie gerade jetzt über BPR nach? Warum nicht in sechs Monaten oder sogar in einem Jahr?
Ein kurzer Blick auf das derzeitige makroökonomische Umfeld gibt Ihnen viele Gründe dafür. Kriege, eine Pandemie und Beschränkungen des freien Warenverkehrs haben die Welt in eine neue Ära der De-Globalisierung gestürzt.
Steigende Energiepreise, schwache Lieferketten, Handelsverbote und Arbeitskräftemangel sind die Folge. Unternehmen können diese Probleme mit Prozessen überstehen, die am besten an die sich verändernde Geschäftslandschaft angepasst sind. Einfach ausgedrückt: BPR kann eine radikale Lösung sein, wenn externe Störungen wichtige Abläufe bedrohen.
Vorteile von BPR
Viele Jahre lang wurden Geschäftsprozesse in einzelnen und oft vergessenen Silos abgewickelt. Jetzt, wo die Technologie die Integration von Informationen und Abteilungen erleichtert, haben viele Unternehmen noch immer keine einheitliche digitale Vision.
Experten können jedoch neue Technologien und automatisierte Arbeitsabläufe einführen, um jeden Aspekt des Unternehmens zu verbessern. Das Business Process Reengineering ist eine Chance für Strategen, viele Geschäftsbereiche wie Kundenerfahrung und Lieferketten usw. zu analysieren. Dies kann die Kundenzufriedenheit erheblich steigern, da die Bedürfnisse der Kunden besser erfüllt werden. BPR gibt auch Teams aus verschiedenen Abteilungen die Möglichkeit, zusammenzukommen und Prozesse zu identifizieren, die verbessert werden müssen, um neue Geschäftsziele zu entwickeln.
Vorteile des Business Process Reengineering:
Klarheit des Ziels
Die meisten Unternehmen dokumentieren ihre Prozesse nicht durchgängig und können sie wahrscheinlich auch nicht beschreiben. Bevor Sie also irgendetwas anderes tun, sollten Sie sicherstellen, dass Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens in- und auswendig kennen, von Ihrem Leitbild bis zu Ihrem Kundenstamm.
Rationalisierte Abläufe
Mit BPR lassen sich unnötige Prozesse abbauen, die Geschäftsabläufe werden gestrafft, und es wird ein klarer Sinn für die Ausführung geschaffen. Der Weg zwischen dem Beginn und dem Ende eines Projekts wird viel kürzer. Einfache und effektive Arbeitsmethoden erhöhen die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Gesteigerte Effizienz
Die gesteigerte Effizienz beschleunigt die täglichen Aktivitäten und beseitigt bürokratische Hürden, um die Arbeit sinnvoller zu gestalten. Durch die verbesserten Prozesse haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Einfach ausgedrückt: BPR bringt das Beste in jedem Einzelnen zum Vorschein.
Höhere Gewinne
Effiziente Arbeitsweisen und reibungslosere Arbeitsabläufe bedeuten informierte Mitarbeiter, die sich auf die Gewinnmaximierung und Produktivitätssteigerung konzentrieren.
5 Schritte zur Planung der Umgestaltung von Geschäftsprozessen
1. Abbildung Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse
Sammeln Sie Informationen über alle Ressourcen, von Software-Tools bis hin zu den Beteiligten, um Ihre aktuelle Prozessleistung zu verstehen mit Prozesskartierung.
Die Entwicklung eines umfassenden Geschäftsprozessmodells ist unerlässlich, um die aktuellen Prozesse Ihres Unternehmens zu verstehen und künftige Verbesserungen ins Auge zu fassen.
2. Identifizierung von Fehlern in aktuellen Prozessen
Bevor Sie Ihre Prozesse verbessern, müssen Sie die aktuellen Fehler und Verzögerungen in den Prozessabläufen ermitteln und analysieren. Prüfen Sie alle Details, die in den jeweiligen Schritten zu finden sind, damit die Beteiligten schnell und einfach Entscheidungen treffen können.
3. Prüfen Sie die Notwendigkeit von Gelegenheiten
Identifizieren Sie die Schritte und beurteilen Sie ihre Notwendigkeit. Unnötige Schritte können entfernt oder automatisiert werden. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter Zeit verschwenden mit dem manuellen Schreiben und Versenden von Follow-up-E-Mails. Die Automatisierung kleiner Aufgaben kann Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.
4. Zukünftige Prozesse gestalten
Nachdem Sie nun die guten und schlechten Prozesse identifiziert haben, ist es an der Zeit, eine neue Prozesslandkarte mit neuen Zielen zu erstellen. In dieser Phase ist es wichtig, die Prozessschritte mit Leistungsindikatoren (KPIs) zu messen.
5. Information und Aktualisierung der Mitarbeiter
Informieren Sie die Teams über die neuen Prozesse und halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden und auf dem Laufenden. Überwachen Sie diesen Prozess weiterhin mit KPIs.
BPR-Schritte zum Erfolg
Aufklärung der Mitarbeiter über langfristige Veränderungen
BPR ist keine einmalige Übung, die auf magische Weise Kosten senkt und alles effizienter macht. Vielmehr ist die Kostensenkung ein Nebenprodukt effizienter Prozesse, die kontinuierlich analysiert, kommuniziert und verstanden werden müssen. Damit ein Unternehmen florieren kann, müssen die Mitarbeiter in neuen Arbeitsmethoden geschult werden.
Keine Abteilung zurücklassen
Es kann vorkommen, dass Unternehmen die Prozesse einer Abteilung evaluieren, während sie andere Abteilungen wie gewohnt weiterarbeiten lassen. Das ist eine schlechte Idee. Jede Abteilung ist miteinander verbunden, also muss jeder Prozess bewertet werden.
Aufbau eines BPR-Teams
Ein BPR-Team ist eine Gruppe von Entscheidungsträgern, die in der Lage sind, Änderungen zu empfehlen und die Vorteile von BPR zu vermitteln. Ein typisches BPR-Team umfasst das Topmanagement, technische Gruppen, Finanzexperten und Prozessanwendergruppen. Achten Sie darauf, dass die Größe Ihres BPR-Teams überschaubar ist. Zu viele Köche verderben den Brei.
Lassen Sie sich von Wettbewerbern inspirieren
Viele Unternehmen befassen sich nur mit ihren eigenen Prozessen. Sie sollten jedoch auch sehen, was ihre Konkurrenten tun, und sich über Branchentrends auf dem Laufenden halten. Sie können Ihre Benchmarks sogar anhand der bewährten Verfahren Ihrer Konkurrenten erstellen.
Ford: Ein Beispiel für ein erfolgreiches BPR
Ein berühmtes Beispiel für die erfolgreiche Neugestaltung von Geschäftsprozessen stammt von der Ford Motor Company. Ford hatte einst einen ineffektiven Prozess der Kreditorenbuchhaltung, der die Aufmerksamkeit von rund 500 Personen erforderte.
Mazda, der Konkurrent von Ford, verfügte jedoch über ein wesentlich besseres System. Dieses System veranlasste Ford, sein ineffektives Kreditorenbuchhaltungsverfahren zu analysieren, das zu Engpässen führte und die Aufmerksamkeit vieler Mitarbeiter erforderte.
Zu Beginn des Prozesses schrieb die Einkaufsabteilung die Bestellung, bevor sie manuell eine Kopie an die Kreditorenbuchhaltung schickte.
Dann würde die für die Ressourcenzuweisung zuständige Person die Waren erhalten, die sie benötigt, um eine Kopie des entsprechenden Dokuments an die Kreditorenbuchhaltung zu senden.
Schließlich schickte der Lieferant eine Quittung für die Waren an die Kreditorenbuchhaltung.
Das nachstehende Flussdiagramm veranschaulicht den alten Kreditorenprozess von Ford.
Der alte Kreditorenprozess von Ford
Mit der neuen Technologie hat Ford ein Verfahren ohne Rechnungen eingeführt. Jetzt hat das Unternehmen einen effizienteren Prozess, der von rund 100 Mitarbeitern durchgeführt wird. Die Zahlungen erfolgen automatisch, und es wird weniger Zeit mit dem Warten auf Lieferantenrechnungen verschwendet.
Das nachstehende Flussdiagramm veranschaulicht den derzeitigen vereinfachten Kreditorenprozess von Ford.
Flussdiagramm für erfolgreiches BPR
Die Quintessenz
Ein Business Process Reengineering kann die organisatorischen Abläufe, die Produktivität der Mitarbeiter, die Kapitalrendite und die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich verbessern.
Ein Plan zur Umgestaltung von Geschäftsprozessen muss effektiv sein, damit die Phase der Implementierung von Geschäftsprozessen ein Erfolg wird. Das Verfahren erfordert Planung, Kommunikation und Hingabe. Sie können mehr über Geschäftsprozessimplementierung erfahren Sie hier.
