Orquestando bots RPA con BPMN

Para muchas empresas, llegar a una estrategia integral de transformación digital es un largo viaje que puede durar años. Sin embargo, algunas plataformas aceleran esta transición. 

Se ha demostrado que las tecnologías de modelosy notación de procesos comerciales (BPMN) desempeñan un papel crucial en los procesos de transformación digital. Las organizaciones quieren las últimas tecnologías sin complicaciones. Las tecnologías de Automatización de Procesos Robóticos (RPA) también han ido ganando terreno en el frente de la automatización. Aunque BPMN y RPA son indudablemente distintas, también pueden funcionar en funciones complementarias para ayudar en la transformación digital de toda la empresa. 

¿Qué es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)?

RPA fue creado para automatizar las tareas rutinarias, basadas en reglas y que requieren mucho tiempo, de modo que los empleados humanos puedan tener más tiempo para concentrarse en un trabajo de mayor valor. RPA funciona con cualquier aplicación y se ejecuta a partir de disparadores de bajo nivel como el raspado de páginas web o el clic de un ratón. Sin embargo, RPA no está diseñado para optimizar los procesos sino para hacer que los procesos "optimizados" funcionen más rápidamente.

¿Qué es el Business Process Model and Notation (BPMN)?

BPMN está diseñado para reingeniería de los procesos de negocio subyacentes para hacerlos más eficientes. BPMN puede utilizarse para determinar cómo se desempeñan los procesos en diversos escenarios y hacer mejoras de manera consistente. Al igual que RPA, BPMN es una herramienta utilizada para optimizar procesos repetitivos y predecibles. Pero, hay diferencias. 

Introducido por el Grupo de Gestión de ObjetosBPMN ayuda a los usuarios a visualizar todo el proceso de negocios, ya sea que se trate de la contratación de talentos o de la incorporación de nuevos clientes.

¿Cómo ayuda BPMN?

BPMN ayuda a los usuarios a entender los procesos de negocio para que no haya confusión. De hecho, BPMN es el estándar para visualizar los procesos de negocio y permite a los departamentos colaborar mejor una vez que conocen los procesos de trabajo de los demás. Invariablemente, los procesos prolongados dejan espacio para la falta de comunicación. Por otro lado, con BPMN, todo el mundo puede comunicar cómo funcionan los procesos utilizando un medio claramente comprendido, como un diagrama. Tiene sentido, ya que algunos procesos son demasiado complicados para ser explicados sin la ayuda de un diagrama de flujo. Usando un diagrama BPMN, se puede ver lo siguiente:

• Quién realiza cada tarea
• Donde se producen los cuellos de botella
• Si hay algún paso redundante
• Si la falta de comunicación es frecuente en cualquiera de los pasos

Orquestando robots RPA con BPMN

El RPA está diseñado para reducir el número de tareas manuales, repetitivas y basadas en reglas que no necesitan una compleja toma de decisiones. Y, BPMN se utiliza para reconfigurar y modificar los procesos de negocio para mejorar tanto la eficiencia como la productividad. Mientras que RPA utiliza bots para completar tareas basadas en reglas y que consumen mucho tiempo, BPMN ayuda a los usuarios finales a racionalizar los procesos de negocio para mitigar los cuellos de botella y mejorar el tiempo de respuesta. 

Llamadas síncronas vs. asíncronas

Usando el estándar BPMN 2.0, los procesos pueden hacer llamadas sincrónicas y asincrónicas. Cuando un proceso llama a un robot en modo asíncrono, el proceso continuará como estaba previsto, y el robot continúa su trabajo mientras devuelve los datos solicitados. Otros sí trabajan también continúa ya que las llamadas asíncronas no obstruyen el flujo de trabajo. 

La principal distinción entre las llamadas síncronas y asíncronas es que las llamadas asíncronas no bloquean ningún programa de despliegue de código. Al mismo tiempo, en las llamadas síncronas, la ejecución del código esperará a que se produzca un evento antes de continuar. Las llamadas síncronas también se denominan llamadas de retorno y sólo se ejecutan después de que un evento devuelva una respuesta. 

Pongamos esto en el contexto de los procesos del mundo real. Indudablemente, la mayoría de las aplicaciones orientadas al cliente requieren interacciones entre los usuarios finales y los sistemas. Los empleados interactúan con los sistemas back-end mientras que los clientes interactúan con las aplicaciones de cara al cliente. La orquestación BPMN de RPA puede ayudar a vincular a las personas con los sistemas adecuados de la manera correcta. Los procesos se despliegan sin problemas, los tiempos de entrega se optimizan y los clientes están satisfechos con el servicio superior. 

Una plataforma basada en BPMN puede ayudar a gestionar la interacción humana, delegar tareas de los empleados, priorizar actividades, validar tareas, gestionar plazos y más. Sin mencionar que las tecnologías BPMN y RPA se integran fácilmente en los sistemas existentes con formularios web para mejorar cada interacción.

Interacciones a través de UI vs. API

En lugar de usar APIs, u otros servicios similares, los Robots interactúan con formularios web. Dado que muchos sistemas heredados no tienen API, los robots pueden seguir prestando asistencia porque interactúan con las interfaces de usuario "tradicionales". Cuando BPMN define la lógica de orquestación, los robots RPA añaden una extensión de automatización. Además, si un sistema heredado utiliza API, entonces BPMN puede utilizar la orquestación directa. Resulta que RPA es el complemento perfecto para BPMN. Si un proceso automatizado falla, BPMN puede dirigir rápidamente las tareas a un grupo designado de empleados humanos para su finalización.

Ejemplo de orquestación de robots RPA con BPMN en un proceso de solicitud de préstamo personal para un banco

Pensemos en un cliente de un banco que quiere solicitar un préstamo personal. El cliente inicia el proceso utilizando su aplicación móvil, controlada por un sistema de orquestación basado en BPMN. Los datos del cliente también son recopilados por un robot RPA diseñado explícitamente para estos procesos y accesible a través de interfaces de usuario. La información puede incluir la evaluación del riesgo, la relación deuda-ingresos, los préstamos existentes, el historial crediticio, etc. Como resultado, la lógica de orquestación gestiona estos procesos, lo que se conoce como automatización de procesos de negocio (BPA). Con estos datos, el banco determinará qué tipos de préstamos personales ofrecer al cliente. A continuación, el cliente recibe las condiciones del préstamo en la pantalla de su móvil y puede decidir si lo firma electrónicamente o lo rechaza.

Además, el cliente puede controlar el estado de su préstamo utilizando la aplicación o enviando un correo electrónico o llamando al banco. Si las condiciones del préstamo personal se aceptan mediante firma electrónica, se llama a otro robot para que valide y verifique los documentos pendientes mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El robot almacena la información en un sistema heredado existente antes de utilizar una llamada de retorno (llamada síncrona) para notificar el proceso BPMN. El cliente recibirá una notificación. A medida que se aprueba el préstamo personal, los robots también pueden transferir dinero al cliente a través de la orquestación de BPMN para completar el proceso de préstamo.

Al orquestar robots con BPMN, se puede acceder a una poderosa conjunción de tecnologías que soportan una robusta transformación digital. Aproveche los robots RPA dentro de sus procesos gracias a los conectores listos para usar de ProcessMaker con los proveedores de RPA más populares como Automation Anywhere y UIPath. Programe una demostración hoy.