Hiperproductividad vs Hiperautomatización: ¿Cuál es la diferencia?
Ha surgido una nueva arma secreta para asegurarse de que está exprimiendo al máximo sus iniciativas de hiperautomatización: La hiperproductividad. En lugar de lanzar un sinfín de dardos con la esperanza de ganar en automatización, la hiperproductividad garantiza que cada disparo sea certero.
El uso conjunto de ambos significa que sus iniciativas de automatización se centran en la colaboración, la eficiencia y el ahorro de costes, eliminando el tiempo dedicado a los procesos manuales. Una combinación de mentalidades funciona. Gartner predice que esta estrategia puede reducir los costes operativos en un 30% para las organizaciones que se atrevan a dar el paso.
¿Qué es la hiperproductividad?
En nuestra vida personal, luchamos constantemente con el tiempo, intentando arañar unos gramos extra de productividad siempre que sea posible. Puedes planificar las comidas al principio de la semana, probar el Pomodoro o levantarte una hora antes.
La hiperproductividad nos pide que veamos la automatización de los procesos empresariales de forma similar: ¿cómo podemos organizar mejor todas estas tareas aisladas para que funcionen juntas de forma más fluida?
Al fin y al cabo, en la empresa pocas tareas funcionan en el vacío. La hiperproductividad fomenta un alcance más amplio: sintonizar para encontrar solapamientos entre tareas y departamentos, oportunidades que a menudo se pasan por alto para aumentar la colaboración.
Herramientas de colaboración
Los flujos de trabajo desorganizados provocan seguimientos innecesarios y largas búsquedas de información perdida. La hiperproductividad tiene que ver con la conexión:
- Todo el mundo tiene la información correcta al alcance de la mano
- Vistas sencillas de las responsabilidades y el progreso de las tareas
- Todos los miembros del equipo, independientemente de sus conocimientos técnicos, pueden colaborar en la creación de procesos.
- Reduzca los cambios no deseados limitando las ediciones a los usuarios autorizados
- Edición simultánea de documentos y flujos de trabajo de procesos
- Una única versión actualizada de los documentos esenciales circula a través de procesos automatizados
- Seguimiento de la actividad para que los usuarios puedan seguir las ediciones
Según algunos estudios, la colaboración eficaz puede aumentar el rendimiento en el lugar de trabajo en un 50%. Las herramientas de colaboración garantizan que la tecnología forme parte del equipo.
Optimización del flujo de trabajo
La planificación de los flujos de trabajo tiene dos vertientes. No se trata solo de saber qué tareas incluir, sino que el orden de las tareas es igual de crucial.
A medida que aumenta la complejidad de su organización, es fácil que los flujos de trabajo se saturen. Un grito de guerra de la hiperproductividad es la simplicidad. Supervisa de cerca y continuamente las tareas y cómo se relacionan con otras para mantener el camino más fluido posible.
Automatización de tareas repetitivas
McKinsey calcula que el 30% de las actividades del 60% de los empleos pueden automatizarse. Las tareas repetitivas son un área primordial para el etiquetado en tecnología.
Su punto de partida son las tareas de introducción de datos, los trabajos de copiar y pegar y el traslado de información entre bases de datos. Al despejar la mesa de tareas mundanas que interrumpen la concentración, tu equipo tiene más energía para aplicar la creatividad en las áreas que más importan.
Esta estrategia no sólo ahorra tiempo y costes por tarea. Al eliminar las tareas rutinarias de la silla giratoria, puede desviar la atención de los empleados de alto rendimiento hacia un trabajo más satisfactorio, el Santo Grial de un trabajo con propósito. Es una forma inmejorable de reducir la rotación y mantener a los mejores talentos a largo plazo.
La automatización es una flecha en el carcaj de la hiperproductividad, pero no hay que perder de vista las tareas manuales basadas en las personas. Comprender cómo las personas necesitan comunicarse, compartir información o intercambiar ideas es igual de importante.
¿Qué es la hiperautomación?
La hiperautomatización utiliza tecnología automatizada para impulsar la colaboración y la optimización, al tiempo que elimina la repetición, mejora la eficiencia y aumenta la productividad. Como era de esperar, 7 de cada 10 líderes empresariales coinciden en que la hiperautomatización desempeñará un papel influyente en el futuro de las empresas. He aquí por qué las organizaciones están ampliando sus esfuerzos en materia de capacidades de automatización.
Se espera que sus herramientas tecnológicas aumenten los beneficios casi un 40% de aquí a 2035.
7 de cada 10 empresas ya aprovechan sus puntos fuertes para automatizar al menos un proceso vital
Reducir costes, como esta empresa de petróleo y gas, que redujo los costes de almacenamiento en un millón de dólares gracias a la hiperautomatización.
¿Cuáles son las tecnologías que despiertan un interés sin precedentes por la hiperautomatización?
Automatización de procesos robóticos
La automatización robótica de procesos (RPA) es como tener un ejército de asistentes virtuales a su entera disposición. Traslada la responsabilidad de las tareas repetitivas y basadas en reglas de los humanos al software. La introducción de datos pesados, la cumplimentación de formularios y el rellenado de hojas de cálculo se convierten en tareas que se realizan en segundo plano mientras el personal puede dedicarse a otras tareas. Los robots de RPA están obsesionados con las reglas, por lo que cualquier tarea que venga con un conjunto de instrucciones paso a paso es su punto dulce.
En lugar de copiar a diario la información de los correos electrónicos en un CRM, los humanos pueden hacer lo que mejor saben hacer: cultivar las relaciones con los clientes y los clientes de alto perfil, sintetizar información no relacionada en ideas de divulgación totalmente nuevas o resolver problemas matizados que requieren un enfoque de niños.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
El procesamiento inteligente de documentos es la mejor alternativa a la automatización robótica de procesos. En lugar de limitarse a los datos estructurados, el PID puede acelerar la automatización de los flujos de trabajo tamizando los datos no estructurados. Una de las tecnologías que componen el IDP es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
IA y aprendizaje automático
Mientras que a la RPA le encanta seguir rutinas estrictas, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático añaden una dosis de razonamiento.
- Aprendizaje automático: En la programación tradicional, los humanos escriben reglas explícitas para que las siga un ordenador. Por ejemplo, un bot de RPA moverá lo que haya en el campo "nombre" de una aplicación a la columna B de una hoja de cálculo. Sin embargo, en el aprendizaje automático, los ordenadores aprenden a partir de patrones de datos. Las herramientas de ML pueden examinar una gran cantidad de datos para identificar patrones, detectar anomalías y hacer predicciones, sin necesidad de instrucciones explícitas.
- Inteligencia Artificial (IA): La IA hace más que automatizar una tarea; puede mejorar el rendimiento. La IA puede evaluar una situación -ya sean las opiniones de los clientes o las calles- e identificar si los clientes están satisfechos o decepcionados y si un obstáculo percibido en el camino es una persona o una sombra. Cada vez que toma una decisión, se vuelve más inteligente, lo que la convierte en un aprendiz continuo que puede ir mucho más allá de las tareas basadas en reglas.
- Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN): Esta tecnología mejora la IA y el aprendizaje automático gracias a su facilidad de uso. La capacidad de procesar el lenguaje natural facilita enormemente el diseño de procesos, agilizando el proceso general para los usuarios empresariales.
Combinadas, la IA y el aprendizaje automático no solo invitan a una nueva generación de conocimientos y oportunidades, sino que también ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo. De los profesionales de TI de todo el mundo, el 30 % afirma que la tecnología está demostrando ser un gran ahorrador de tiempo.
Integración de tecnologías
No se trata simplemente de tapar todas las fugas con un producto SaaS automatizado. La hiperautomatización requiere una visión estratégica para encontrar la tecnología adecuada a cada problema. Pero el éxito radica en la integración: unir todos los flujos de trabajo bajo una gran carpa. Como un cabecilla, hay que estar al tanto de todos los procesos, buscando siempre formas de mejorar el rendimiento y la eficiencia.
Principales diferencias entre hiperproductividad e hiperautomatización
La automatización es sólo un método para aumentar la productividad. Sin embargo, no todo el software de automatización inteligente de procesos es igual.
Muchas rutinas del tipo "si esto, entonces aquello" viven en el vacío. Por ejemplo, un equipo de ventas puede utilizar la automatización de documentos para rellenar los contratos con los datos del cliente, pero no hay ninguna tarea que informe a contabilidad de los cambios en la facturación. Según una estimación, las organizaciones juegan con más de 200 aplicaciones, muchas de las cuales son específicas de un departamento sin una gobernanza amplia.
Varias versiones de documentos circulan por programas separados y tareas redundantes se ejecutan en paralelo, todo ello sin una única fuente de verdad. Otro 60 % de los empleados admite utilizar sus aplicaciones preferidas (no autorizadas por TI) para intercambiar información y compartir documentos con sus compañeros.
La hiperproductividad requiere la voluntad de explorar nuevas ideas para resolver los retos empresariales. Pero no sólo como una tirita para problemas puntuales. Se trata de comprender cómo funciona toda la pila tecnológica para formar una estrategia cohesionada.
Combinación para un plan de automatización ganador
La mitad de las organizaciones que informan del éxito de la automatización de procesos empresariales (BPA) tienden a señalar un factor clave: la coordinación entre las unidades de negocio. La automatización desenfrenada puede causar más problemas de los que resuelve, y la Hiperproductividad aporta una pizca de disciplina. En lugar de una carrera loca por automatizar, automatizar y automatizar, la Hiperproductividad anima a las organizaciones a desarrollar un plan cohesivo centrado en ofrecer beneficios a toda la organización.
