Automatización de los procesos empresariales frente a la gestión de los procesos empresariales
Las organizaciones siempre buscan nuevas formas de aumentar la eficacia y la productividad. Es probable que en su investigación se haya topado con dos términos clave: gestión de procesos de negocio (BPM) y automatización de procesos de negocio (BPA). Se pregunta en qué se diferencian estos dos importantes enfoques de procesos?
La diferencia es una máxima familiar utilizada en los negocios: estrategia frente a táctica. La gestión de los procesos empresariales es una disciplina amplia y estratégica, mientras que la automatización de los procesos empresariales es una de las herramientas tecnológicas tácticas de la caja de herramientas de procesos más amplia.
Aunque ambos se esfuerzan por hacer que las contribuciones de los sistemas y las personas sean más valiosas para la organización, hay algunas diferencias clave entre ambos. Exploremos cómo el BPM y el BPA pueden trabajar juntos para mejorar y optimizar sus procesos de negocio.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales?
La gestión de procesos empresariales es la práctica holística de estudiar todas las tareas y flujos de trabajo que se mueven en su organización. ¿El objetivo? Aplastar continuamente los baches y eliminar los cuellos de botella y los obstáculos para que su empresa funcione con la mayor fluidez posible.
Gartner define el BPM como la coordinación de "personas, sistemas, información y cosas para producir resultados empresariales en apoyo de una estrategia de negocio". La práctica no especifica ninguna metodología concreta para hacerlo. En cambio, quienes tienen una mentalidad BPM evalúan constantemente todos los aspectos de su negocio para descubrir nuevas formas de agilizar y mejorar los flujos de trabajo internos.
En La riqueza de las nacionesAdam Smith descubrió que una coordinación optimizada de los pasos de ensamblaje podía aumentar la productividad en una fábrica de alfileres en la friolera de un 24.000%. Trabajando como lobos solitarios, diez empleados podían montar entre uno y 20 alfileres al día. Si se estudian detenidamente los pasos para cortar y doblar alfileres y se optimizan esas responsabilidades, los trabajadores podrían producir la friolera de 48.000 alfileres al día.
Un principio central de la BPM es el conocimiento exhaustivo de todos los aspectos de su organización. Los profesionales del BPM se esfuerzan por desentrañar las actividades y comprender mejor cómo se conectan los procesos y cómo los departamentos trabajan juntos. Con este conocimiento, encuentran formas de reducir los errores y eliminar la redundancia. encontrar formas de reducir los errores y eliminar las tareas redundantes y que hacen perder tiempo para asegurarse de que todos los esfuerzos se ajustan a los objetivos clave de una organización.
¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?
La automatización de procesos empresariales especifica el software de automatización como la solución para agilizar mejor un proceso. Mientras que el BPM es una mentalidad sistemática general para impulsar la eficiencia, el BPA es una de las herramientas específicas para conseguirlo.
Si, a través de un estudio de BPM, descubre que las tareas manuales, repetitivas y que requieren mucha mano de obra son un área a mejorar, podría recurrir a la automatización para ayudar. El BPA transfiere la responsabilidad de las tareas cotidianas que consumen mucho tiempo de un humano a una máquina. Transforma una tarea larga y manual en una que el software puede realizar en cuestión de segundos o minutos. Estas son algunas de las actividades que el 66% de las empresas están automatizando:
- Compilación de informes
- Rellenar formularios y solicitudes
- Verificación de datos con sistemas de terceros
- Aprobar y archivar la documentación interna de RRHH
- Copiar y pegar datos entre dos soluciones puntuales
- Uso de chatbots para responder a las preguntas frecuentes de los clientes
- Coordinar las aprobaciones entre departamentos
Los aficionados a la automatización utilizan tecnologías como automatización de procesos robóticos (RPA) para agilizar las tareas u otro software como el el aprendizaje automático o la inteligencia artificial para aumentar la eficiencia. El BPM puede implicar o no la automatización; puede contemplar la forma en que los seres humanos trabajan juntos sin siquiera considerar la tecnología. El BPA es sólo una de las muchas herramientas disponibles en el ámbito más amplio del BPM.
La gestión de los procesos de negocio y la automatización de los procesos de negocio funcionan conjuntamente, pero no son términos intercambiables. Analizando el funcionamiento de su empresa desde el punto de vista de la gestión de procesos empresariales (BPM), puede encontrar áreas que se prestan a las capacidades de racionalización de la BPA. Juntos, tanto el BPM como el BPA pueden reducir los costes, eliminar el despilfarro y aumentar el valor que tanto su personal como sus sistemas aportan a sus objetivos organizativos.
