La guía definitiva de la gestión de procesos empresariales

Larissa Lewis 7 de septiembre de 2020 Proceso de negocio

Gestión de Procesos Empresariales BPM

¿Qué es la gestión de procesos empresariales o BPM?

Cada departamento, desde ventas hasta recursos humanos, maneja datos, papeleo y otros insumos para cumplir con sus responsabilidades laborales. La gestión de procesos empresariales (o BPM) sistematiza y automatiza las tareas repetitivas que obstruyen su línea de productividad. La gestión de procesos empresariales es una ventana transparente a todas estas actividades dispares, que reúne todas las funciones de su organización bajo un único paraguas automatizado e impulsado por el proceso.

Ejemplos de procesos repetibles:

  • Equipos de ventas y marketing: Como organizaciones, sabemos que es 5-25 veces más caro ganar un nuevo cliente que retener uno ya existente. Pero la lentitud en la generación de contratos y el estancamiento de las aprobaciones de contenido retrasan el cierre de acuerdos y el lanzamiento de nuevas campañas. El uso de BPM para alinear los procesos de ventas y mercadeo resulta en una retención de clientes 36% mayor. ¿Qué podría hacer con más clientes?
  • Departamento de Contabilidad: Incluso en la era digital, el 90% de las facturas procesadas a nivel mundial siguen siendo en papel. El procesamiento de facturas en papel le cuesta a una empresa un promedio de 30 dólares para procesar cada una. ¿Cómo gastarías estos cientos o miles de dólares en ahorros?
  • Profesionales de recursos humanos: Toda organización espera atraer a los talentos de las estrellas. Revisando cientos de solicitudes y docenas de entrevistas, su equipo finalmente encuentra esa contratación de clase mundial. Pero, los procesos manuales desperdician casi 300 horas de RR.HH. al año y el 47% de los trabajos son finalmente rechazados porque los procesos de RR.HH. fueron demasiado lentos. ¿Qué pasaría si pudieras contratar e incorporar a los mejores talentos en un tiempo récord?

El papeleo y los procesos repetidos impiden que su equipo alcance sus objetivos generales. ¿Qué procesos implican demasiados pasos y están ralentizando una función central de su negocio? ¿Cuáles se ven empañados por demasiados procedimientos basados en el papel? ¿Hay procesos que se pueden eliminar por completo? La gestión de los procesos empresariales ayuda a su equipo a comprender todas las actividades que tienen lugar en su organización para que pueda crear flujos de trabajo más manejables, eficaces y, lo que es más importante, rentables.

Etapas de la gestión de los procesos comerciales

Una definición de "organización" es la siguiente: un grupo de personas que cooperan de manera conspicua. A continuación se explica cómo puede empezar a comprender las barreras de su organización para la cooperación, identificar los obstáculos a la productividad y empezar a modelar flujos de trabajo automatizados altamente productivos.

Etapa 1: Planificación de su proceso BPM

Empiece por reunirse con sus principales interesados. Ninguna transformación organizativa será efectiva sin la participación de sus principales interesados. Desde la capacitación de su personal hasta la adopción de los beneficios de sus nuevos flujos de trabajo, necesitará la asistencia de los principales líderes para ayudar a gestionar la transición.

¿Qué procesos son los principales objetivos de la automatización?

Comienza con los procesos primarios, o aquellos que son centrales para la producción de tu producto o la oferta de servicios. En el caso del software, ¿hay demasiados cuellos de botella en la obtención de autorizaciones para lanzar nuevas iteraciones de parches de servicio? ¿Se retrasan los acuerdos porque su equipo de ventas tiene que transferir manualmente los datos de los clientes desde su CRM a un acuerdo final?

A continuación, mira tus procesos secundarios. Estos son procesos de apoyo que aseguran que su organización continúe funcionando sin problemas. ¿Hay demasiados puntos de estrangulamiento que ralentizan el flujo de solicitudes de tiempo libre de los empleados? ¿Su equipo de marketing tiene un montón de materiales de medios sociales aprobados que nunca se pusieron en marcha?

Además, tendrás que salir de la suite C para obtener información de los miembros del equipo que hacen malabares con estos procesos de primera mano. Ellos entienden los entresijos de cada paso a lo largo del camino, y pueden proporcionar una aclaración útil sobre cómo funcionan las cosas en el frente.

Paso 2: Diseñar y diagramar su BPM

Enumera y analiza las acciones y los individuos responsables de mantener el proceso en marcha. Delinear visualmente la secuencia de eventos necesarios para alcanzar el objetivo deseado. Puede comenzar con una narración, o esbozar su proceso con un diagrama u otro cuadro ilustrativo. Considere los siguientes factores:

  • Aprobaciones requeridas: ¿Quién necesita aprobar un paso en su proceso antes de que pueda pasar al siguiente escalón?
    Escenarios de aprobación: ¿Qué pasa si esa persona aprueba el paso? ¿Qué pasa si lo rechazan? Tengan en cuenta los diversos resultados e identifiquen las posibles consecuencias de cada uno de ellos.
  • Conexiones externas: ¿Su proceso necesita conectarse con bases de datos externas, como los puntajes de crédito o los controles de ciudadanía? Si su equipo accede manualmente a los registros externos para verificar la información, indíquelo como posible candidato a la integración.
  • Requisitos de almacenamiento: ¿Qué documentos o formularios digitales necesita que el sistema almacene para su posterior acceso? Por ejemplo, el papeleo de los clientes como el carné de conducir, W2, o la solicitud de préstamo completada.
  • Plazos reglamentarios: ¿Un organismo regulador le exige que presente un formulario dentro de un determinado plazo? ¿Quién debe recibir la notificación si un proceso se ha retrasado?
    Trate de ser lo más preciso posible para evitar confusiones. Cuanto más detallado sea su diagrama, más eficiente será su flujo de trabajo definitivo.

Paso 3: Ejecución del proceso

Aquí es donde se implementa el nuevo proceso diseñado. Con una plataforma fácil de usar como ProcessMaker, puedes transferir tu narrativa o diagrama del paso 2 a un proceso automatizado completamente funcional. Las herramientas sin código y de arrastrar y soltar de ProcessMaker facilitan a cualquiera -incluso a aquellos sin experiencia significativa en TI- el diseño y la ejecución de las formas y aplicaciones necesarias para lanzar su nuevo flujo de trabajo de procesos.

Paso 4: Medir y controlar

Los flujos de trabajo automatizados nunca se fijan y se olvidan. Una vez que el proceso esté en vivo, necesitará monitorear continuamente su progreso. ¿Hay cuellos de botella? ¿Se ha perdido algún paso? ¿Algunos pasos todavía requieren demasiada intervención manual? La plataforma adecuada viene con un completo panel de análisis, para que pueda supervisar fácilmente el flujo de su proceso.

Paso 5: ¡Refinar, refinar, refinar!

Cada proceso requiere un nivel de ajuste. Una vez que hayas revisado su rendimiento en el paso 4, empieza a implementar los cambios necesarios. Tenga en cuenta que la gestión de procesos está en constante evolución. Los requerimientos regulatorios cambian, la tecnología avanza y las necesidades de los clientes cambian rápidamente. Refinar sus procesos es casi tan importante como implementarlos en primer lugar.

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Software de gestión de procesos empresariales

Para muchas empresas, la idea de hacer la transición a una nueva tecnología se siente como una perspectiva abrumadora y desalentadora. Afortunadamente, al cambiar sus tediosos procedimientos manuales por procesos automatizados altamente productivos, existen muchos tipos de software de gestión de procesos empresariales para apoyar sus iniciativas.

Una plataforma BPM intuitiva y de bajo código acelera el proceso de desarrollo de procesos al permitir a todos los usuarios de negocios construir flujos de trabajo de procesos ricos y fáciles de usar. Sin una experiencia técnica avanzada, los equipos pueden utilizar bloques de construcción y otros preajustes para crear sus propios formularios. En lugar de añadir a las listas de tareas pendientes de la TI, cada vez más numerosas, el software de gestión de procesos empresariales adecuado delega en cualquiera de los miembros de su equipo como desarrollador ciudadano para que pueda ayudar a construir soluciones digitales con facilidad.

Cómo evaluar el software de gestión de procesos empresariales

Hay muchos factores que deben tenerse en cuenta al elegir el software de gestión de procesos empresariales adecuado para su organización:

  • Facilidad de uso: Sopese el talento técnico de su equipo. ¿Tiene acceso limitado a los desarrolladores? Una plataforma de código bajo con un diseñador de formularios de arrastrar y soltar es fácil de usar para todos los miembros de su equipo, independientemente de su experiencia en TI.
  • Facilidad para los móviles: Los clientes interactúan con su negocio durante los viajes en tren y mientras se relajan en el sofá con su serie de televisión favorita. No están dispuestos a esperar hasta que vuelvan a su escritorio para acceder a su suite de herramientas de autoservicio. El software de gestión de procesos empresariales que elija debe ofrecer aplicaciones nativas para iOS y Android, o se arriesga a perder clientes.
  • Poderosas herramientas de información: Como saben, necesitarán afinar y perfeccionar continuamente sus procesos comerciales automatizados. Por lo tanto, usted quiere una plataforma que proporcione estadísticas y métricas sobre cómo se está desempeñando su proceso para que sepa qué cambios deben hacerse. Pida por adelantado una demostración del tablero de informes, ya que muchas plataformas encierran las herramientas analíticas necesarias detrás de paredes de pago adicionales.
  • Accesibilidad a la nube: Quieres la capacidad de ver, administrar y editar tus procesos desde cualquier lugar. Especialmente a medida que el trabajo a distancia se hace más popular, los miembros del equipo necesitan acceso completo a sus sistemas tanto desde el escritorio como desde el móvil, incluso cuando están basados en todo el mundo desde la sede central. Algunas plataformas trabajan exclusivamente en sus instalaciones, mientras que otras se apresuran a implementar servicios en la nube. Su mejor apuesta es una plataforma de nube-primero una BPM que fue construida para el acceso a la nube desde el principio.
  • El precio: Muchas plataformas ofrecen un costo inicial atractivo, pero inevitablemente encierran sus características más útiles detrás de paredes de pago adicionales o niveles de precios. Asegúrate de tener un sólido conocimiento de la estructura de precios de una plataforma antes de unirte.
  • Servicio de atención al cliente: Las herramientas de software ofrecen una variedad de tipos de servicio al cliente, que van desde el chat en línea hasta los foros de código abierto donde los usuarios expertos responden a preguntas difíciles. Si tiene una experiencia limitada en TI dentro de su organización, es probable que aprecie una plataforma que ofrece chat en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que puede ayudar a solucionar los problemas de los procesos en cualquier momento del día.

¿Cuáles son las diferencias entre las opciones de software de gestión de procesos empresariales más populares?

He aquí algunas opciones populares para el software de gestión de procesos empresariales (BPM). Destacaremos cómo se acumulan unas con otras:

Bizagi

Bizagi es una plataforma de automatización de procesos sin código, pionera en la idea de fusionar "negocios" con "agilidad", de ahí su nombre, Bizagi. Descargue nuestro whitepaper de comparación de ProcessMaker vs Bizargi

Pros Contras
Producto de varios niveles: Bizagi divide su plataforma en tres partes para sus usuarios: Modelador, Estudio y Automatización. Las dos primeras están disponibles para su descarga gratuita aunque sólo están disponibles en Microsoft Windows y están limitadas a 20 usuarios, por lo que son más para pruebas/ensayos. Sólo se puede descargar en Windows: Desafortunadamente, el modelador Bizagi no está disponible en Mac OS o Linux. Lo está.

también sólo disponible como una aplicación de escritorio en Microsoft Windows. Parece que están un poco atrasados en la conversión a un producto completo basado en la Web, de primer estilo API.

Plantillas y herramientas de integración disponibles públicamente: Bizagi Xchange está disponible para cualquier persona en Internet

que está buscando descargar conectores, plantillas y más para usar en las versiones gratuitas de Bizagi. Sin embargo, estos conectores y plantillas no son gratuitos.

No es un verdadero no-código: En G2 Crowd, el desarrollo de aplicaciones sin código es la única categoría para Bizagi, sin embargo, varias revisiones afirman que esto es engañoso en que el modelado de procesos complejos ciertamente requiere de TI y codificación

conocimiento. Un código bajo sería un descriptor más apropiado.

Un entorno de diseño unificado: Las críticas de todo el mundo elogian el proceso fácil de usar y la interfaz de diseño de formularios de Bizagi. El modelador en las versiones gratuitas es de tipo "arrastrar y soltar", ayudando a los ciudadanos desarrolladores a desplegar los flujos de trabajo con facilidad. Escasos expertos de habla inglesa en Bizagi: El soporte en vivo (humano) es más difícil de acceder en las versiones gratuitas y requiere de una actualización si se desea utilizar los Servicios Profesionales. Además, muchas reseñas dicen que los expertos de habla inglesa de Bizagi tienen una gran demanda y una oferta muy baja, algo a tener en cuenta para las organizaciones de habla inglesa.

 

ProcessMaker

ProcessMaker es una plataforma de software inteligente de gestión de procesos empresariales (iBPM) de bajo código que ayuda a romper los silos operativos y a mejorar drásticamente la eficiencia. Su plataforma intuitiva de automatización de flujos de trabajo ha estado potenciando la colaboración entre departamentos para programadores, desarrolladores ciudadanos y usuarios empresariales por igual desde 2008. Los usuarios celebran a ProcessMaker por su alto nivel de capacitación y apoyo, lo que lo convierte en una de las opciones de software de gestión de procesos empresariales más accesibles que existen.

Pros Contras
Verdadero producto basado en el API-1st Microservices: ProcessMaker realmente ha reconstruido sobre una serie de tecnologías web modernas como Vue.js, bootstrap y laravel. Puedes sentir lo receptiva que es la aplicación. Se siente muy moderno. Más conocimiento de codificación equivale a un mejor uso de las funciones: Un profesional de la informática tiene que escribir las tareas originales del guión que sirven como bloques de construcción para muchos procesos, que luego pueden ser reutilizados indefinidamente por los usuarios de la empresa.
Disponible como una aplicación móvil: ¿No en un escritorio? ProcessMaker es una aplicación web totalmente sensible que funciona también en móviles. La última versión de ProcessMaker no ofrece actualmente aplicaciones nativas, pero permite que otras aplicaciones se conecten a su bien documentada API (vea su documentación de arrogancia). Soporte de nube única: ProcessMaker parece inclinarse hacia AWS en la actualidad y su nueva solución no se comercializa para On Premise. Sin embargo, ProcessMaker ofrece una solución híbrida única con la capacidad de almacenar datos sensibles en la premisa con una conexión a su despliegue de nube.
Verdadero entorno de código bajo pero con herramientas adicionales de desarrollo: Mercados fieles a su mensajería. Diseñar y desplegar sin necesidad de conocimientos de codificación. Sin embargo, para los desarrolladores que quieran crear guiones y paquetes personalizados para ejecutar en su entorno, ProcessMaker tiene un completo IDE web para el diseño de guiones en casi cualquier lenguaje de programación. Todos los componentes son fáciles de reutilizar en los procesos y entornos, ya sea que hayan sido construidos por desarrolladores ciudadanos o por IT. Instalación técnica en el lugar. ProcessMaker está construido para la nube: Para los usuarios que quieren ejecutar el código abierto en el local, encontrarán difícil la instalación y todas las características empresariales geniales faltan en el código abierto. El núcleo de código abierto, sin embargo, está bien documentado y es ideal para su inclusión en otros productos empresariales.

Ejemplos de gestión de procesos empresariales

La gestión de los procesos empresariales puede ayudarle a realizar fácilmente los cambios organizativos radicales que realmente afectan al funcionamiento de su empresa. Si los procesos manuales basados en el papel están obstaculizando el crecimiento de la empresa, he aquí las formas en que cada departamento puede beneficiarse mejor de la automatización de procesos:

  • Reducir el tiempo que se tarda en ejecutar las operaciones diarias
  • Tomar decisiones informadas a un ritmo mucho más rápido
  • Eliminar los cuellos de botella que frenan la productividad
  • Mitigar los riesgos reglamentarios
  • Refuerce su transformación digital alejándose de los procesos basados en el papel
  • Cómo su equipo de ventas puede beneficiarse de la gestión de procesos comerciales

Problema: Los equipos de ventas modernos hacen malabares con una variedad de plataformas poderosas que ayudan a sus clientes. Típicamente, rebotan entre un sistema de CRM para recopilar datos de los clientes y guiar sus iniciativas, y un sistema de acuerdo de contrato para firmar nuevas cuentas. Estos sistemas raramente interactúan entre sí, dejando al personal de ventas con una variedad de tareas administrativas de copiar y pegar que les quita la disponibilidad para captar aún más clientes nuevos.

Solución BPM: La gestión de procesos de negocio puede ayudarle a diseñar un proceso automatizado para la incorporación de nuevas cuentas. Los flujos de trabajo digitales pueden crear y formatear contactos de forma autónoma y enviarlos automáticamente al escalón superior para la aprobación del supervisor. Las herramientas de firma electrónica, profundamente integradas, eliminan la necesidad de perseguir las firmas húmedas. Un flujo de trabajo racionalizado puede entonces cotejar todos los formularios necesarios en un repositorio en línea para mantenerlos seguros.

Gestión de los procesos comerciales para los equipos de atención al cliente

Problema: El servicio de atención al cliente solía implicar una única línea telefónica en la que un miembro del equipo podía asignar rápidamente tareas de seguimiento desde un lugar centralizado. Ahora, los clientes envían consultas de servicio a través de docenas de medios, como los chatbots en línea y las plataformas de medios sociales como Facebook y Twitter. Sin un plan poderoso, las organizaciones pueden perder rápidamente el control de las solicitudes de servicio, lo que resulta en clientes extremadamente insatisfechos.

Solución BPM: Los procesos correctos pueden agregar consultas de servicio al cliente de múltiples vías, y asegurarse de que se manejen adecuadamente. Puede configurar disparadores automáticos para dirigir las preguntas al personal adecuado, asignar tareas y seguir fácilmente el progreso de las solicitudes de soporte.

Cómo la gestión del progreso empresarial BPM refuerza el cumplimiento de la normativa

Problema: Muchas industrias tratan con el gobierno y los organismos reguladores a diario. Una de las más volátiles son las industrias financieras y de seguros, que necesitan estar constantemente al tanto de los cambios en las leyes financieras y de seguridad. Banregio quería implementar una nueva aplicación para que los clientes pudieran ver y atender sus inversiones, pero necesitaba una solución ágil que pudiera cambiar fácilmente con las regulaciones fluctuantes.

Solución BPM: Con ProcessMaker, Banregio creó una aplicación en línea para atender las inversiones de los clientes. Sin la intervención de TI, el personal administrativo pudo crear formularios de bajo código que movían automáticamente los datos a través de controles regulatorios. Además, los administradores tenían una visión completa del proceso y podían monitorear rápidamente los tiempos de respuesta promedio de los clientes.

Los departamentos de comercialización también pueden utilizar programas informáticos de gestión del progreso empresarial

Problema: En la era digital, los equipos de marketing se encargan de crear y gestionar campañas en una lista casi ilimitada de plataformas. Desde el video hasta los medios sociales y los anuncios PPC, los comercializadores son responsables de un acto de equilibrio entre el desarrollo de contenido y las aprobaciones de contenido, cada uno con su propio camino único para la aprobación.

Solución BPM: Los flujos de trabajo de aprobación automatizados son una solución BPM ideal para los equipos de marketing. Muchas campañas requieren una jerarquía de revisiones, y el monitoreo manual del proceso de una campaña a través del sistema ralentiza el lanzamiento. Ya han pasado los días en que se vadeaba a través de preguntas por correo electrónico o se perseguía a los jefes de departamento por firmas húmedas. El software de gestión de procesos empresariales puede enviar automáticamente una campaña para su revisión, y enviarla instantáneamente al siguiente ejecutivo una vez completada. Todo el mundo tiene una visibilidad total del proceso, por lo que nunca perderá valiosas campañas entre las grietas de aprobación.

Empoderar a los ejecutivos de recursos humanos con software de gestión de procesos empresariales

Problema: Entre los solicitantes, los entrevistados y los finalmente contratados, los profesionales de recursos humanos manejan un vasto caudal de papeleo. El cambio a una fuerza de trabajo a domicilio le encarga a RRHH la importante responsabilidad de manejar estos documentos a distancia, multiplicando sus dolores de cabeza administrativos.

Solución BPM: Con las herramientas automatizadas adecuadas, los profesionales de RRHH pueden gestionar más eficazmente el proceso de incorporación. Pueden recibir alertas sobre cuándo programar las citas de Zoom o GoToMeeting con las nuevas contrataciones, y los flujos de trabajo automatizados pueden pasar digitalmente los recursos y los permisos internos. Si los roles cambian repentinamente -no hay problema- RRHH puede transferir o ajustar el acceso basado en roles con un solo clic.

La empresa media pierde más de un día cada semana inundada de despidos y procedimientos largos y prolongados. Cuando una organización es ciega a sus propios procesos, no hay forma de gestionar o controlar la producción. Utilizando la gestión de procesos empresariales y los procesos automatizados, su empresa puede finalmente salir de los cuellos de botella de los procesos que consumen mucho tiempo y consumen muchos ingresos y alcanzar un nuevo nivel de productividad.

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