Cómo se pueden combinar BPM y RPA

Muchas organizaciones han logrado la automatización en cierta medida mediante el uso de una única tecnología digital, como el software de gestión de procesos empresariales (BPM) o la automatización robótica de procesos (RPA). Sin embargo, cuando se trata de lograr la transformación digital, las organizaciones deben ampliar sus esfuerzos para implementar una mezcla de tecnologías de automatización, un concepto que Gartner denomina "hiperautomatización.”

Según Gartnerla hiperautomatización es la próxima gran fase de la transformación digital, ya que muchas de las organizaciones que no logran alcanzar la escala en sus esfuerzos de automatización dependen de muy pocas tecnologías de automatización y/o no las integran.

Las herramientas del oficio para la hiperautomatización se encuentran en la DigitalOps Toolboxque incluye tanto el software RPA como el BPM. Estas dos tecnologías constituyen la base de muchas estrategias de automatización y son esenciales para ayudar a las organizaciones a lograr la transformación digital.

¿Qué es RPA?

Gartner define la automatización de procesos robóticos (RPA) como "una herramienta de productividad que permite al usuario configurar uno o varios scripts (que algunos proveedores denominan "bots") para activar pulsaciones de teclas de forma automatizada. El resultado es que los bots pueden utilizarse para imitar o emular tareas seleccionadas (pasos de la transacción) dentro de un proceso general de negocio o de TI".

Cada vez son más las organizaciones que adoptan tecnologías RPA para hacer frente a los retos sin precedentes creados por la pandemia de COVID-19. Según Fabrizio Biscottivicepresidente de investigación de Gartner, "el principal motor de los proyectos de RPA es su capacidad para mejorar la calidad, la velocidad y la productividad de los procesos, cada uno de los cuales es cada vez más importante a medida que las organizaciones intentan satisfacer las demandas de reducción de costes durante la COVID-19". Incluso con las presiones económicas causadas por la pandemia, Gartner estima que los ingresos por software de RPA alcanzarán los 1.890 millones de dólares en 2021lo que supone un aumento del 19,5% respecto a 2020.

¿Qué es el BPM?

La gestión de procesos de negocio (BPM) es una disciplina utilizada para descubrir, analizar, diseñar, optimizar y automatizar los procesos de negocio. Para simplificar y mejorar las técnicas de BPM, las organizaciones suelen utilizar software de BPM. Algunas características comunes del software BPM son

• Capacidad de modelado gráfico de procesos de negocio o reglas.
• Un repositorio para manejar los metadatos de modelado.
• Un motor de ejecución de procesos.

Gartner reconoce tres tipos de plataformas BPM: "plataformas BPM básicas, suites de gestión de procesos empresariales(BPMS) y suites de gestión de procesos empresariales inteligentes (iBPMS)". De los tres, un IBPMS es la más avanzada, ya que amplía la funcionalidad del software BPM con características como análisis predictivo, inteligencia de procesos, herramientas de bajo código e integración superior con aplicaciones de terceros.

El mercado mundial de BPM está creciendo rápidamente. Se prevé que alcance los 4.700 millones de dólares en 2027con una tasa de crecimiento anual del 5,1% entre 2020 y 2027.

Las ventajas de combinar BPM y RPA

A menudo se considera que las tecnologías BPM y RPA se excluyen mutuamente. Aunque hay muchas diferencias entre BPM y RPA, la combinación de ambas ofrece una amplia gama de beneficios:

1. Aumenta la productividad de los empleados

Las tecnologías RPA automatizan las tareas humanas que consumen mucho tiempo y son repetitivas. Dado que los empleados ya no tienen que pasar la mayor parte de sus días realizando tareas mundanas, pueden centrarse en realizar tareas de mayor valor, como las que implican creatividad o trabajo con los clientes. Esto sirve para mejorar la moral y la satisfacción laboral de los empleados y, en última instancia, para aumentar la productividad.

2 Tratamiento de las excepciones

Cuando un bot RPA se encuentra con un caso para el que no está programado, requiere la intervención humana a través de la gestión de casos o de una ruta de excepción. BPM agiliza este proceso definiendo claramente cómo se gestionarán y supervisarán las excepciones. Esto mejora la eficiencia al garantizar que los procesos sigan avanzando.

3. Decisiones en los procesos de aprobación

No todas las decisiones de un proceso de aprobación pueden ser automatizadas. Las organizaciones pueden utilizar la RPA y el BPM para automatizar algunas decisiones y, al mismo tiempo, remitir las más importantes a las partes interesadas para que las revisen. Las tecnologías de RPA eliminan los procesos manuales asociados a las decisiones más pequeñas. El BPM automatiza los procesos de aprobación al tiempo que garantiza el cumplimiento, creando un proceso de aprobación más eficiente y definido.

4. Integración de aplicaciones heredadas

Las organizaciones suelen encontrar dificultades a la hora de integrar aplicaciones heredadas. Por ejemplo, puede que no haya una API o que una aplicación no admita servicios web. La construcción de una integración es a menudo prohibitiva y poco práctica. Combinando BPM y RPA, las organizaciones pueden implementar de forma rentable y rápida una integración basada en RPA.

5. Elimina los cuellos de botella

En las organizaciones es habitual que se produzcan actividades de silla giratoria. Se trata de tareas que requieren que los empleados introduzcan datos manualmente en múltiples sistemas. La silla giratoria provoca cuellos de botella y a menudo hace que los empleados cometan costosos errores. La RPA automatiza estos procesos manuales repetitivos y permite a los empleados centrarse en tareas más importantes. Con RPA y BPM, los procesos se realizan siempre de la misma manera, dejando un rastro de auditoría y permitiendo a las organizaciones mitigar el riesgo.

Integración de BPM y RPA

El software BPM proporciona una base sólida para automatizar y orquestar procesos. Al elegir una solución de software BPM, usted quiere elegir una plataforma que ofrece funcionalidad de bajo código y hace que sea fácil de integrar con las principales soluciones de RPA. ProcessMaker ofrece una galardonada suite de gestión de procesos de negocio inteligente que ayuda a las organizaciones a lograr la hiperautomatización mediante la integración perfecta con una amplia gama de tecnologías de automatización. ProcessMaker se integra con los principales proveedores de RPA, como Automation Anywhere y UiPath.