5 pasos para calcular el retorno de la inversión del BPM

Las empresas pierden 20-30% en ingresos cada año debido a procesos ineficientes e ineficaces. Estas abrumadoras pérdidas se deben a las horas semanales de mano de obra desperdiciada: los empleados caminan con dificultad por sistemas difíciles de usar, vuelven a teclear datos en las aplicaciones y repiten tareas manuales enrevesadas y tediosas. En resumen: la mayoría de las organizaciones se sienten eternamente inundadas por un diluvio de papeleo y tareas tediosas. El trabajo manual agota la motivación, la productividad y, lo que es más importante, los ingresos. Esto hace un caso convincente para calcular el retorno de la inversión en BPM para su organización.

Las plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM) ayudan a invertir el rumbo eliminando los cuellos de botella de los procesos, automatizando tareas y uniendo sistemas aislados. La estrategia es tan poderosa que, según un estudio, la implantación de un BPM puede un ROI superior al 15%.. Para una empresa, la automatización de procesos agilizó exponencialmente las tareas diarias, ahorrando a sus empleados más de 3.000 horas de trabajo al mes.. Cada vez que puede eliminar un proceso que genera residuos, su cuenta de resultados refleja un mayor ahorro de costes.

Cuantificar el retorno de la inversión de una plataforma BPM puede parecer un cálculo complejo, pero utilizando este kit de herramientas de retorno de la inversión, usted puede darse cuenta de las potenciales ganancias de ingresos de la implementación de un BPM en su organización. 

1. Identificar la actividad comercial que genera ingresos

Antes de implementar un BPM, necesitarás identificar las tareas que más atascan la productividad de la organización. Si se eliminaran estos cuellos de botella, ¿en qué proyectos positivos de construcción de negocios centrales podrían centrarse los empleados en su lugar?

• ¿Su equipo de ventas pasa demasiado tiempo copiando y pegando datos de su CRM en un contrato final como para no poder cumplir con su cuota de llamadas? 
• ¿Están los contadores haciendo malabares con demasiados procesos basados en papel, retrasando el tiempo de presentación de informes y, por lo tanto, el ritmo de la toma de decisiones? 
• Tal vez estás cargando con demasiados puntos de datos monótonos y manuales, haciendo que tu equipo no cumpla con los costosos plazos reglamentarios. 

Al señalar una carga de trabajo manual que se está arrastrando hacia abajo en su línea de fondo, puede comenzar a visualizar el potencial retorno de la inversión de una plataforma BPM. 

2. Calcular el ahorro potencial de costes de la automatización de una tarea manual repetitiva

Es importante entender los procesos actuales para poder medir el tiempo que le lleva a su equipo completar las tareas manuales. Cada departamento dentro de una organización es estropeado por un grado variable de tareas que necesitan una mejora de los procesos empresariales. Los equipos de contabilidad a menudo lideran el camino, cargados de todo tipo de papeleo como informes de gastos y facturas, cada uno de los cuales desencadena su propio conjunto de tareas recurrentes.

Sorprendentemente, El 90% de las facturas procesadas a nivel mundial siguen siendo en papel. Esta estadística no viene sin consecuencias: un estudio reveló que cada factura de papel puede costar a una compañía un promedio de 30 dólares para procesar. Utilizando este cálculo, se puede empezar a identificar el ahorro de costes de una plataforma BPM que puede transformar procesos obsoletos basados en papel en flujos de trabajo automatizados y potentes.

3. Calcular el ahorro potencial de costos por la eliminación de un error de regulación

Procesos prolongados, de varios pasos. Pilas de papeleo que se intercambian frecuentemente entre varios funcionarios. Seguimiento de tareas que se basa en hojas de cálculo actualizadas manualmente. ¿Le suena familiar? 

Una organización hizo malabares con estas ineficiencias operacionales contra el reloj de las regulaciones gubernamentales. Si no podían presentar la información en un plazo estricto, la la organización se arriesgó a perder los reembolsos tan necesariosque se tradujo en un diluvio de pérdidas financieras diarias.

Al automatizar muchas de las tareas que les hacían incumplir los plazos reglamentarios, la organización pudo reducir las cuentas por cobrar en un 25% en los primeros 12 meses de despliegue de BPM.

4. Calcular el ahorro potencial de costos de las oportunidades perdidas

El trabajo manual no sólo disminuye la productividad, sino que perjudica la capacidad de aprovechar las oportunidades lucrativas. Por ejemplo, un equipo bancario que necesita introducir datos manualmente en una solicitud de préstamo. No importa cuánto tiempo pase un representante trabajando con clics de teclado y clacs, menos clientes nuevos podrán entrar ese día. 

Al automatizar los procesos administrativos que hay detrás de la incorporación de los clientes, puede liberar tiempo de la empresa para asumir actividades más rentables, como la construcción de relaciones con clientes potenciales o la reunión con nuevos clientes. 

5. Calcule el coste de su plataforma BPM

Una de las consideraciones más importantes a la hora de seleccionar la plataforma de BPM adecuada para su organización se reduce al coste total. Mientras que muchas plataformas enmascaran sus precios detrás de niveles de uso difíciles de descifrar y recargos secretos, ProcessMaker es siempre transparente en su estructura de honorarios.

Una plataforma de bajo código, basada en la nube como ProcessMaker es la forma más fácil de realizar el retorno de la inversión del BPM. En comparación con una solución totalmente en las instalaciones, una plataforma basada en la nube de código bajo permite a todos los usuarios de negocios crear y gestionar los procesos que mejorarán los ingresos sin aumentar la cola de TI. Las soluciones totalmente en las instalaciones suelen requerir un aumento de los costes de TI: nuevos desarrolladores para gestionar la logística de la infraestructura, como la ampliación del uso de los servidores, y expertos técnicos para programar nuevas aplicaciones en lenguajes de codificación como Java y C.

Las plataformas de código bajo distribuyen la carga de trabajo entre toda la fuerza de trabajo. Mediante el uso de diseñadores visuales de arrastrar y soltar y librerías de acciones y módulos preconstruidos, cualquiera en su equipo puede empezar a construir los procesos automatizados que aumentarán la productividad y mejorarán el resultado final. 

No cabe duda de que la automatización de los procesos y flujos de trabajo de las empresas mejora la eficiencia y la productividad de la organización. A pesar de los obvios problemas de los sistemas empresariales anticuados y torpes, algunas empresas todavía dudan en digitalizar sus procesos utilizando una plataforma BPM; "business as usual" se siente más cómodo que una revisión del sistema. Cuando se trata de hacerse cargo de los procesos de su organización, la satisfacción sólo conduce a pérdidas de ingresos adicionales. Al utilizar este kit de herramientas de retorno de la inversión, usted puede revelar las importantes ganancias de ingresos que su organización puede materializar mediante el uso de la plataforma de BPM adecuada. Con los datos correctos en la mano, puede obtener rápidamente el apoyo de la alta dirección y comenzar a capacitar a su equipo con las herramientas de automatización y flujo de trabajo que necesitan para impulsar la productividad de manera exponencial.