Automatización del cumplimiento de los procesos
Si alguna vez ha tenido que pasar un funcionario de cumplimiento para revisar los procedimientos de su empresa, sabe lo estresante que puede ser y el tiempo que le lleva. También sabe lo caro que puede resultar contratar a un responsable de cumplimiento o a una empresa externa para que revise periódicamente las prácticas de su oficina. Pero, ¿y si hubiera una forma mejor?
A estudio de Ponemon y Globalscape descubrió que el coste medio del incumplimiento era de 14,82 millones de dólares. Ahí es donde la automatización entra en juego para ayudar. Un software BPM no solo puede ayudar a su empresa a cumplir con la nueva legislación, sino que también se asegura de que esté preparada para cualquier visita inesperada de los responsables de cumplimiento en el camino.
¿Es el cumplimiento de los procesos una necesidad?
Todas las empresas pueden beneficiarse de tener un sistema automatizado de gestión del cumplimiento. Tanto si su empresa acaba de empezar como si lleva décadas en el mercado, es fundamental contar con un sistema automatizado de gestión del cumplimiento normativo diseñado para proteger su negocio. Desde las empresas más pequeñas hasta las más grandes de la lista Fortune 500, todas las empresas pueden beneficiarse de tener políticas y procedimientos diseñados específicamente para ayudarles a cumplir tanto las políticas internas como las normativas externas.
Al asegurarse de que su empresa opera de acuerdo con todas las leyes y reglamentos aplicables, está dando un gran paso para mitigar el riesgo.
¿Qué significa automatizar el cumplimiento de los procesos?
Las ventajas de la automatización de los procesos de cumplimiento son sencillas: Elimina las tareas manuales de su flujo de trabajo, ahorrando tiempo y dinero. También elimina el error humano que pueden suponer las tareas repetitivas, por no mencionar que libera a sus empleados para que realicen un trabajo más significativo, en lugar de marcar casillas o rellenar formularios.
¿Pero qué significa la automatización para los trabajadores? A algunas personas les preocupa que los robots les quiten el trabajo, pero lo cierto es que la automatización permite a los humanos ser más creativos y productivos en sus funciones.
La automatización ayudará a los trabajadores a centrarse en el trabajo de alto valor en lugar de las tediosas tareas que todos estábamos tan contentos de dejar atrás a finales de 2021. Tendrá la tranquilidad de saber que una solución de software fiable se encarga de sus procesos rutinarios de cumplimiento. Y, como la automatización de los procesos de cumplimiento se integra con todos sus otros sistemas, no perderá tiempo moviendo manualmente los datos de un lado a otro de las aplicaciones.
La automatización del cumplimiento es una oportunidad para que su organización sea más organizada y eficiente, al tiempo que libera a su equipo para que realice un trabajo de mayor valor, y ¿no es eso lo que todos esperamos lograr en 2022?
Cómo empezar a automatizar el cumplimiento de los procesos
Aunque los nuevos procesos de cumplimiento son esenciales, muchos dependen de herramientas limitadas pero arraigadas como el correo electrónico, los mapas de procesos estáticos y las hojas de cálculo. Es difícil saber qué debería haber pasado.
Los profesionales del cumplimiento no sólo pueden reducir el riesgo de comportamientos no conformes, sino optimizar el rendimiento esperado de la estrategia de cumplimiento, la planificación y la inversión en formación de una organización. Adoptar la automatización del flujo de trabajo le ayudará a imponer el cumplimiento a nivel de procesos.
Para automatizar el cumplimiento de los procesos deben darse cuatro elementos:
- Recogida de información estructurada
- Enrutamiento y notificaciones basados en reglas
- Transparencia del proceso
- Registros de auditoría autogenerados
Uno de los pasos más importantes en la automatización del cumplimiento de los procesos es la captura de la información necesaria. A menudo, esta información se recopila a través del correo electrónico o de hojas de cálculo, un formato poco estructurado que puede dar lugar a que el empleado se autoedite información valiosa. La falta de estructura en la recopilación de información suele dar lugar a una costosa repetición de tareas o a la toma de decisiones críticas basadas en información incompleta.
Los formularios interactivos son una solución lógica para este problema. Los formularios interactivos le ayudan a automatizar la recogida de datos para que los empleados completen una lista de preguntas estructuradas que capturan la información exacta necesaria para evaluar un incidente. Al utilizar formularios en línea estandarizados y coherentes para recopilar información, los responsables de los procesos se aseguran:
Datos conformes: Los campos obligatorios evitan que los empleados se salten puntos de datos críticos.
Procesos eficientes: Los empleados dedican menos tiempo a buscar y rellenar formularios manualmente, lo que aumenta la eficiencia general.
Además, mediante el uso de listas desplegables, botones de radio y validaciones a nivel de campo, los usuarios pueden estandarizar los datos y mejorar la precisión de sus informes. Y no tiene que preocuparse por las excepciones. Con el enrutamiento automatizado de las tareas y la información basada en la entrada del usuario, nada se escapa.
Ventajas de la automatización del cumplimiento de los procesos
La automatización de los procesos de cumplimiento utiliza software para automatizar procesos que, de otro modo, serían manuales y repetitivos. Si alguna vez un robot le ha dicho que su contraseña no es lo suficientemente segura, o si alguna vez ha utilizado una herramienta de firma electrónica para completar un simple acuerdo, entonces le ha tocado la automatización de procesos de cumplimiento.
La tecnología no es nueva, pero sigue evolucionando. Las ventajas de la automatización de los procesos de cumplimiento son:
- Reducción de los errores humanos
- Procesos de cumplimiento más rápidos
- Reducción del riesgo de fraude
Mitigar la parálisis del análisis
En el mundo del cumplimiento normativo, todo el mundo habla de la importancia de los datos. Pero ¿de qué sirven los datos si no tienes tiempo para analizarlos?
Ahí es donde tiene sentido la automatización. Al automatizar los procesos de cumplimiento, no sólo se libera tiempo para pensar más profundamente en los datos, sino que también se obtiene la capacidad de supervisar un mayor volumen de interacciones y comportamientos de los empleados, lo que significa mejores datos.
Es un círculo virtuoso: La automatización genera mejores datos; los mejores datos le permiten identificar los problemas más rápidamente; y la rápida identificación de los problemas significa que puede solucionarlos y mejorar el rendimiento en tiempo real.
Los responsables de cumplimiento pueden aprovechar la automatización de procesos de todo tipo. He aquí algunos ejemplos:
- Pruebas y seguimiento de los controles
- Gestión de la política
- Análisis de datos
- Cambios normativos
Si un responsable de cumplimiento necesita poder determinar rápidamente si una transacción es conforme o no, tiene tres opciones:
- Utilizar un ordenador para analizar la transacción-y afrontar el riesgo de que se les escape algo importante por no haber sabido hacer la pregunta adecuada.
- Pedir a otra persona que lo haga-y lidiar con todo el trabajo manual que supone encontrar y formar a esa persona, además del riesgo de error humano.
- Hágalo usted mismo-y lidiar con el hecho de que sólo pueden procesar un número determinado de transacciones al día antes de llegar a su límite y empezar a cometer errores también.
Por otro lado, los procesos automatizados pueden ayudar en la recogida y el análisis de datos. Pueden trabajar con más transacciones y mejorar la precisión de los análisis al utilizar todos los datos disponibles.
Además, los procesos automatizados reducen el porcentaje de fallos, lo cual es importante, ya que los errores en la introducción de datos pueden provocar importantes problemas de cumplimiento. Los procesos automatizados también proporcionan una mejor documentación y presentación de informes, ya que documentan cada paso que dan, creando una pista de auditoría que los responsables de cumplimiento pueden compartir con otras partes.
Fuera los procesos manuales de cumplimiento y dentro la automatización
Una solución BPM de alta calidad agilizará sus operaciones para que pueda optimizar el flujo de trabajo sin recortar el cumplimiento. Es un software que le permite trabajar de forma más inteligente, no más dura. Además, al utilizar BPM, un programa de cumplimiento más automatizado significa menos riesgo, más eficiencia y más flexibilidad.
Cada vez que contratas a un nuevo proveedor, haces una gran venta o lanzas un nuevo producto, hay normas y reglamentos que tienes que seguir. Si lo haces todo manualmente, es estresante. Hay demasiados elementos en movimiento para que cualquier equipo de cumplimiento -incluso uno que sea realmente bueno- pueda mantenerse al día con todos ellos.
¿Pero cuando se automatizan los procesos de cumplimiento? De repente, el estrés desaparece. De repente, sólo hay un lugar para que todo viva (su sistema BPM) y su equipo no tiene que preocuparse por perderse nada o sentirse abrumado.
La automatización del cumplimiento de los procesos implica menos riesgos y más eficacia y flexibilidad.
