¿Qué es el software de gestión de procesos empresariales (BPM)? Introducción

La gestión de procesos empresariales (BPM) se define mejor como una actividad empresarial caracterizada por metodologías y un procedimiento bien definido. El software B PM facilita la identificación y la modificación de los procesos empresariales existentes para lograr un estado de cosas deseado y presumiblemente mejorado en el futuro. Además, se trata de establecer y ejecutar procedimientos empresariales más eficaces.

Disección de la gestión de procesos empresariales (BPM)

Un proceso empresarial se define como un conjunto de operaciones repetidas para lograr un objetivo específico. La incorporación de nuevos empleados y la aprobación de facturas son dos ejemplos. Cada etapa de estos procesos define claramente las funciones y responsabilidades de los participantes.

Para ejecutar las actividades diarias de una organización, pueden utilizarse docenas, si no cientos, de procesos. Esto es especialmente cierto cuando una empresa crece y experimenta cambios que requieren la actualización de sus procedimientos.

Además, la gestión de procesos empresariales, o BPM, mejora y alinea los procesos empresariales con los objetivos de la organización.

Las características típicas de una implantación eficaz de BPM son las siguientes:

• Organizar en torno a los resultados en lugar de las actividades para mantener la atención en las cosas correctas
• Corregir y mejorar los flujos de trabajo de la empresa antes de automatizarlos para no acelerar el proceso.
• Elaboración de protocolos y asignación de tareas para los homólogos humanos
• Mitigar los errores y los riesgos estandarizando los procesos en toda la organización para que sean más fáciles de entender y controlar.
• Establecer un mecanismo de mejora continua. ¿Por qué? Para que los beneficios se difundan y se prolonguen en el tiempo.

Además, los procesos existentes deben mejorarse en lugar de reconstruirse por completo o "perfeccionarse", ya que esto último puede llevar tanto tiempo que cualquier ventaja conseguida se pierda o se deshaga.

La formación en gestión de procesos empresariales no debe limitarse a una sola sesión. Como parte de ella, los procesos deben ser evaluados regularmente y se deben tomar medidas para mejorar su flujo general. Todo ello contribuye al ciclo de evaluación y mejora continua de la empresa.

He aquí algunos ejemplos de pasos de gestión de procesos empresariales:

• Analizar y reconstruir modelos de procesos empresariales y flujos de trabajo.
• Monitores
• Gestiona
• Automatiza

¿Qué es BPMN y cuáles son sus ventajas?

La notación de modelado de procesos de negocio es un lenguaje de representación visual utilizado para crear representaciones visuales de los procesos de negocio (BPMN). Con la ayuda de este gráfico, la información puede comprenderse fácilmente y actuar en consecuencia.

A pesar de su uso generalizado, la cartografía de procesos puede resultar difícil de aprender y aplicar. Cualquiera que no participe en el proceso de mapeo tendrá dificultades para comprender los mapas, ya que no existe una forma universalmente aceptada de expresar los procedimientos. Además, BPMN se creó para resolver cualquier ambigüedad persistente.

Además, BPMN 2.0 se centra en los procesos y departamentos individuales y su interconectividad. La ventaja de la diagramación es que simplifica las intrincadas relaciones para los no expertos. Implementando la tecnología BPMN adecuada, puede mejorar la capacidad de planificación de su organización.

Los diagramas de flujo y los métodos de modelado de procesos empresariales tienen características similares. Utilizan una notación gráfica para representar los pasos del proceso, la organización departamental, etc., al tiempo que crean estrategias corporativas. Los observadores pueden entonces centrar su atención en áreas específicas para comprender mejor cómo están relacionadas y cómo podrían mejorarse.

BPMN clasifica los tipos de elementos en cuatro categorías. Cada ejemplo ilustra una parte distinta de un proceso de negocio:

• Los carriles de natación se utilizan para representar gráficamente a los participantes en un proceso. Las piscinas y los carriles están segmentados.
• Un flujo de trabajo empresarial se compone de muchas partes de flujo que se relacionan de diversas maneras. El comportamiento de un proceso se compone de eventos, acciones y puertas.
• Para construir un flujo, todos los componentes del flujo deben estar vinculados. Se puede pensar en ellos como flujos de secuencia, de mensajes o de asociación.
• Los datos asociados a un proceso de negocio son la información que se requiere o se genera para llevar a cabo esa actividad. Las entradas y salidas de datos, los objetos de datos y los repositorios de datos entran en esta categoría.

Además, las tareas y la información pueden transportarse simultáneamente entre los swimlanes. No hay dos componentes de una empresa que sean totalmente autónomos; entender sus vínculos puede ayudar a comprender mejor cómo funciona la empresa y cómo pueden afectarle los cambios futuros. Además, es posible explicar el flujo de información y las acciones que conducen a la creación de un producto o servicio final.

¿Qué es el software BPM de bajo código?

Según Gartner, se prevé que el mercado de bajo código alcance los 13.800 millones a finales de 2021. Las plataformas de bajo código, que incluyen interfaces gráficas de usuario intuitivas y asistentes para configurar las aplicaciones, permiten a los usuarios con poca o ninguna experiencia en programación construir programas con rapidez.

A menudo, el departamento de TI se esfuerza por satisfacer las necesidades de la organización y cumplir los plazos debido a la escasez de recursos. Esta estrategia permite finalizar los proyectos con mayor rapidez.

El mapeo de procesos puede realizarse utilizando tecnologías BPM de bajo código. Pueden crear de forma sencilla y rápida formularios electrónicos para mantener el control y la visibilidad. Esto aumenta la eficacia de su departamento.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales (BPA)?

Mientras que BPM es la metodología detrás de los tipos de estrategias de procesos empresariales, la automatización de procesos empresariales (BPA) es la solución. A veces se denomina automatización inteligente de procesos y/o hiperautomatización. Todo buen BPM debe permitir automatizar los procesos empresariales para mejorar la eficacia y aumentar la productividad. Con esta tecnología, el usuario empresarial es capaz de ejecutar operaciones de negocio, reduciendo el error humano con tareas automatizadas.

¿Cuáles son las ventajas del BPM de bajo código?

Muchas organizaciones ya implementan el BPM de bajo código por las siguientes razones:

• El BPM de bajo código acelera el desarrollo y la entrega de sistemas basados en procesos de negocio, lo que permite proporcionar valor más rápidamente.
• Los costes se reducen como consecuencia del aumento del ritmo de desarrollo.
• Al permitir que los programadores y analistas de negocio con poca o ninguna experiencia en programación realicen su trabajo, esta estrategia amplía la reserva de mano de obra disponible.
• El BPM de bajo código permite el rápido desarrollo de nuevas aplicaciones y soluciones digitales, mejorando la productividad y la creatividad.

El papel, los correos electrónicos y las hojas de cálculo no sólo son ineficientes, sino que también son propensos a los errores y a la pérdida de datos. El BPM de bajo código permite un procesamiento y una aprobación más rápidos, al tiempo que mejora la visibilidad y el control del flujo de trabajo. Las solicitudes de tiempo libre, las solicitudes de compra y las solicitudes de viaje son sólo algunos ejemplos de este tipo de solicitudes.

Además, una estrategia digital es cada vez más importante para el éxito de una empresa. Las tecnologías BPM de bajo código permiten instalar soluciones que agilizan los procesos y simplifican el cumplimiento de los objetivos empresariales, lo que a menudo es imposible sin ayuda tecnológica. Sin duda, una estrategia eficaz puede tener un impacto significativo en el rendimiento a largo plazo de una empresa.

¿Qué es mejor? ¿El software BPM local o el basado en la nube?

Aunque el software de gestión de procesos empresariales basado en la nube no es nuevo, los avances técnicos lo han convertido en una formidable realidad.

¿No es más rentable utilizar un sistema de gestión de procesos empresariales basado en la nube que uno tradicional? La respuesta es la evolución. ¿Qué significa eso? Pues que si no se adapta, su empresa acabará por detenerse.

¿Cómo funcionan los sistemas BPM basados en la nube?

Lassoluciones BPM en la nube se utilizan con frecuencia como plataforma de servicios, lo que le permite diseñar y optimizar su flujo de trabajo. Sin necesidad de instalar un solo MB de software en el hardware de su oficina, puede utilizar estas soluciones de software basadas en la nube para automatizar y mejorar las actividades empresariales habituales.

En los sistemas más antiguos, los datos se almacenan en una unidad local. Esto puede ser bastante restrictivo en términos de accesibilidad. Cuando se implementa una solución de gestión de procesos de negocio (BPM) basada en la nube, los datos se almacenan en una única base de datos central accesible desde cualquier lugar. Además, los interesados pueden acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo.

En términos de experiencia de usuario, los sistemas heredados tienen una terrible reputación. Son, como mínimo, lentos y exigentes. Además, los usuarios finales están constantemente en peligro de sufrir fallos en los servidores y ataques de virus o malware.

Por otro lado, los proveedores de software de BPM en la nube ofrecen una serie de opciones de copia de seguridad para garantizar un tiempo de inactividad cero. Además, los datos están protegidos por cortafuegos integrados.

El uso de sistemas de gestión de procesos empresariales basados en la nube puede minimizar las tasas de error: despídase del tedioso papeleo y de la introducción de datos erróneos. Además de eliminar la necesidad de duplicar registros, las actualizaciones se sincronizan rápidamente y se ponen a disposición de todos los equipos con acceso.

En conclusión

Seleccionar la plataforma de automatización y el software de gestión de procesos empresariales adecuados es fundamental para cualquier organización que pretenda simplificar y mejorar los procesos a través de funciones humanas y de sistemas. No elija una plataforma BPM que no esté diseñada para usted y su empresa.