La Guía de Procesos Empresariales

Índice

1. ¿Qué es un proceso comercial?
2. ¿Por qué es importante un proceso comercial?
3. Realizar un análisis de los procesos empresariales
4. Diseñar un proceso de negocios
5. Mejora de los procesos empresariales
6. Acerca de ProcessMaker

¿Qué es un proceso comercial?

Un proceso de negocios es un conjunto de tareas realizadas por personas y/o tecnología, como la automatización, que una vez completadas lograrán un objetivo organizacional. Cada tarea del proceso se asigna a una parte interesada o a un equipo. La eficiencia y el éxito general de un proceso empresarial depende de que los interesados realicen sus tareas de manera estandarizada y optimizada.

¿Por qué es importante un proceso comercial?

Los procesos empresariales son importantes porque especifican cómo se realizan las tareas dentro de una organización. El diseño y la aplicación de los procesos empresariales garantizan que las organizaciones funcionen de manera eficiente. El resultado final es el ahorro de tiempo, dinero y recursos valiosos.

Lo que es más importante, los procesos empresariales proporcionan a las organizaciones un marco para la mejora continua. Mediante la gestión de los procesos empresariales, las organizaciones pueden hacer cambios incrementales en sus procesos para que sean más eficientes y rentables con el tiempo.

Cómo crear un proceso comercial eficaz

Los procesos comerciales eficaces son específicos, flexibles, mensurables y repetibles. La especificidad requiere pasos bien desarrollados y la asignación de funciones, así como puntos de inicio y final claramente definidos. La flexibilidad facilita la mejora continua. La mensurabilidad asegura que las organizaciones sean capaces de identificar áreas de mejora.

Por último, las organizaciones deben ser capaces de reproducir sus procesos en sus operaciones cotidianas si quieren ser eficientes y escalables.

De los cuatro atributos, la mensurabilidad puede ser el más difícil para las organizaciones. Puede ser difícil y llevar mucho tiempo señalar manualmente áreas y/o individuos específicos donde los flujos de trabajo se ralentizan. Hay, incluso, señales de advertencia comunes que hay que tener en cuenta:

• Tareas específicas que frecuentemente se estancan en un departamento determinado o con un individuo en particular.
• Desequilibrio en la carga de trabajo de la organización. Algunos departamentos e individuos están ocupados mientras que otros tienen un tiempo de inactividad excesivo.
• Los productos de trabajo completados por un departamento determinado o por una persona determinada suelen ser devueltos debido a errores y problemas de calidad.

Los procesos de aprobación ineficaces son también fuentes habituales de atascos. Por ejemplo, los procedimientos de reembolso de gastos que requieren la firma de numerosos responsables. Si una o varias personas no están disponibles, todo el proceso puede venirse abajo.

Muchas organizaciones no logran determinar la causa fundamental de los cuellos de botella, ya que sus procesos existentes carecen de suficientes detalles. Sin embargo, es posible realizar manualmente un análisis de los procesos empresariales mediante técnicas de mapeo de los procesos empresariales. Sin embargo, el software avanzado de mapeo de procesos empresariales facilita a las organizaciones la identificación de los puntos problemáticos. Esto se logra mediante características como un tablero personalizado que da a las organizaciones acceso instantáneo a los principales indicadores de rendimiento y les permite hacer cambios en los procesos en tiempo real.

Los programas informáticos también ayudan a las organizaciones a mejorar los procesos comerciales, alejándolos de los procesos basados en el papel, que consumen mucho tiempo y son un derroche. Por ejemplo, tareas como rellenar manualmente formularios o archivar papeles, son a la vez tediosas y propensas a errores humanos. El software de ProcessMaker facilita tanto el almacenamiento de sus documentos como la extracción automática de datos.

Tulsa Community College - un estudio de caso

El Tulsa Community College (TCC) es una de las muchas grandes instituciones que ProcessMaker ha ayudado a digitalizar. TCC, una institución de varios campus, dependía en un 100% de procesos manuales que dependían en gran medida de las solicitudes y formularios de solicitud en papel. Sus procesos de aprobación eran ineficientes, ya que requerían que los formularios en papel fueran de un campus a otro para múltiples firmas. Los cuellos de botella en sus flujos de trabajo administrativos se habían vuelto ineficientes e insostenibles.

Con el software de gestión de procesos empresariales de ProcessMaker, TCC pudo digitalizar sus procesos más tediosos. Su proceso de aprobación de graduación se hizo electrónico, permitiendo que las solicitudes se aprobaran infinitamente más rápido. Su proceso de solicitud de acceso al sistema basado en papel fue reemplazado completamente por uno digital. La TCC puede ahora tomar entradas en los formularios web de ProcessMaker y pasarlas automáticamente al sistema solicitado para el acceso. TCC también fue capaz de digitalizar sus procesos de recursos humanos y procesos de la facultad en sus centros de pruebas. Las operaciones de TCC se han vuelto más eficientes, menos costosas, y tanto el trabajo como el aprendizaje son más agradables.

Realizar un análisis de los procesos empresariales

El análisis de procesos empresariales es un método en el que una organización determina lo bien que un proceso logra su objetivo deseado. Se centra en un proceso específico, mientras que la gestión de los procesos empresariales implica el examen y la mejora continuos de todos los procesos de la organización.

El análisis de los procesos empresariales se basa en el mapeo de procesos. Examina cada parte de un proceso dado para identificar los pasos, las partes involucradas y el intercambio de información. Un mapa de procesos es una representación visual de un proceso diseñado para ayudar a las organizaciones a identificar los problemas. Por ejemplo, determinar si un proceso funciona a su máxima capacidad e identificar las razones de las demoras sistemáticas. Las partes interesadas pueden entonces identificar las esferas en las que es necesario mejorar.

El análisis de los procesos comerciales puede parecer extraño a las organizaciones que no están familiarizadas con el proceso. Afortunadamente, hay procedimientos bien establecidos que se pueden seguir. Los pasos para realizar un análisis de procesos empresariales son:

• Identificar y definir sus objetivos
• Identificar el proceso a ser analizado
• Recopilar información
• Trazar el proceso
• Analizar el proceso
• Identificar el potencial de mejora de los procesos empresariales

Identificar y definir sus objetivos

Este es quizás el paso más importante del proceso. Implica preguntarse a sí mismo qué es lo que espera conseguir. ¿Hay algún área específica de su organización que le preocupe o que quiera mejorar? ¿O sus esfuerzos son parte de un objetivo mucho más grande como la transformación digital de toda su organización. No importa cuáles sean sus objetivos, defínalos claramente desde el principio. Esto no sólo enfocará mejor sus esfuerzos, sino que servirá como una medida útil de su progreso general.

Identificar el proceso de negocio a ser analizado

Una vez que haya considerado sus objetivos más amplios, entonces podrá identificar los procesos con los que quiere empezar. Un buen lugar para empezar es con los procesos críticos de negocios más pequeños. Estos podrían ser procesos individuales o partes más pequeñas de procesos más grandes entrelazados. Defina claramente sus puntos de partida y de llegada para asegurarse de que el análisis de los procesos empresariales esté enfocado y sea manejable.

Recopilar información

Este paso implica reunir información para ayudar a identificar por qué se creó el proceso y cuál es su propósito. Revisar todas las fuentes de información disponibles sobre el proceso. Entrevistar a los individuos o equipos involucrados. Recopile toda la información que pueda, le proporcionará una mejor comprensión y le ahorrará tiempo en el futuro.

Trazar el proceso de negocio

Los humanos son criaturas visuales. Los diagramas nos ayudan a entender mejor la información y los conceptos confusos y dispersos. Los mapas de proceso proporcionan una visualización de los flujos de trabajo. Pueden ser usados para identificar ineficiencias y oportunidades para mejorar los procesos de negocio.

La creación de un mapa de proceso puede ser tan simple como esbozar un diagrama de flujo de trabajo o un organigrama. También se puede utilizar el software de flujo de trabajo para diseñar procesos empresariales detallados con sólo pulsar un botón.

Analizar el proceso comercial

Utilizando la información que ha reunido, realice un análisis exhaustivo para identificar los aspectos del proceso que pueden mejorarse. Enfoque su análisis del proceso de negocios en:

• Componentes clave del proceso. Considere cómo el cambio de un componente puede afectar a otros componentes y si eso será suficiente para mejorar el proceso.
• Cuellos de botella y/u otras razones de retrasos en el proceso. Identificar sus causas y posibles soluciones.
• Componentes ineficaces o derrochadores. Si uno o más componentes consumen una cantidad desproporcionada de recursos, considere alternativas.
• Cualquier otra cosa que surja durante su análisis

Identificar el potencial de mejora de los procesos empresariales

Durante su análisis identificó áreas problemáticas y comenzó a pensar en posibles soluciones. Discuta las soluciones con las partes interesadas para obtener su retroalimentación. Comience a probar sus mejoras. Empiece en pequeño y aumente gradualmente si sus pruebas tienen éxito. Capacite a todas las partes interesadas y asegúrese de que entiendan sus funciones. Después de la implementación, disponga de sistemas para supervisar y revisar regularmente los resultados. Repita el proceso basándose en sus conclusiones.

Diseñar un proceso de negocios

El diseño de procesos de negocios es el acto de crear un nuevo flujo de trabajo o proceso desde cero. Por ejemplo, para las organizaciones que están empezando, es necesario pensar en las formas en que producirán y entregarán sus productos y servicios. Las organizaciones también participan en el diseño de procesos empresariales cuando crean nuevos procesos o rediseñan los existentes. En este sentido, el diseño de procesos empresariales después de un análisis es un aspecto de un plan más amplio de gestión de procesos empresariales.

La cartografía de los procesos como parte del proceso de análisis sirve para que los interesados comprendan mejor los procesos existentes. Sin embargo, en lo que respecta al diseño de los procesos comerciales, el mapeo cumple una función más formal de establecer cómo funcionará un proceso.
El diseño del proceso comercial consta de los siguientes pasos:

• Identificar y definir el problema
• Identificar las entradas, salidas y pasos
• Mapeando el proceso
• Probando el proceso

Identificar y definir el problema

Este paso implica responder a la pregunta "por qué estamos estableciendo el proceso". Considere si añade valor y cuáles serán sus beneficios.

Identificar las entradas, salidas y pasos

Este paso es en gran parte una sesión de lluvia de ideas. Identificar cuál será el resultado del proceso, esto está relacionado con el problema que definiste en el paso uno. Identificar los principales interesados. Involúcrelos en sus sesiones de lluvia de ideas para identificar las mejores y más eficientes formas de lograr cada paso.

Haga una lista de todas las entradas, salidas y pasos necesarios para alcanzar sus objetivos. Si lo hace manualmente, es tan simple como hacer una lista de cada uno en una nota post-it separada.

Mapeando el proceso

El mapeo del proceso implica juntar las piezas del paso anterior. Si estás usando post-its, colócalos en una mesa o pizarra. Utiliza las flechas para mostrar el flujo de un paso al siguiente. Una vez que encuentres la configuración ideal, dibuja tu proceso en un papel. El software de procesos de negocios puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo aquí. Puedes simplemente arrastrar y soltar las tareas en un tablero fácil de usar.

Vea lo fácil que es diseñar un proceso de negocios en ProcessMaker.

Probando el proceso

Antes de implementar su nuevo proceso, asegúrese de probarlo a fondo. Tome nota de cualquier problema, reúna la información de las partes interesadas y haga cambios hasta que esté satisfecho de que el proceso esté listo para ser implementado.

Mejora de los procesos empresariales

La mejora de los procesos empresariales implica la identificación, el análisis y la mejora de los procesos empresariales existentes para optimizar el rendimiento y/o mejorar la calidad. Al mejorar los procesos empresariales, las organizaciones pueden ser más eficientes, más conformes y más rentables.

La mejora del proceso implica los siguientes pasos:

• Mapeo del proceso
• Analizando el proceso
• Rediseñando el flujo de trabajo
• Asignación de recursos
• Elaboración de un plan de aplicación
• Ejecutar el plan
• Monitoreo y optimización

Mapeo del proceso

Traza los pasos del proceso en el que estás enfocado para mejorar. Puedes esbozar un diagrama manualmente o usando un software de flujo de trabajo.

Analizando el proceso

Usando tu mapa, identifica las áreas donde ocurren los problemas. Rastrear los problemas hasta la fuente para identificar las causas de los cuellos de botella.

Rediseñando el flujo de trabajo

Discuta los problemas que haya identificado con los principales interesados. Identifique las formas de resolver el problema, incluido el tiempo que llevaría y los posibles riesgos.

Asignación de recursos

Determinar qué funciones desempeñarán los principales interesados en el proceso. Infórmeles de sus funciones y explíqueles cómo el nuevo flujo de trabajo afectará a las operaciones actuales.

Elaboración de un plan de aplicación

Su plan debe ser tan detallado como sea posible. Incluya a las partes interesadas que identificó en el paso anterior. Identifique todas las tareas y asigne fechas de finalización a cada una.

Ejecutar el plan

Comunique el plan a todos los interesados clave y luego siga el plan que usted creó.

Monitoreo y optimización

Vigilar y medir regularmente los principales indicadores de rendimiento. Si descubres cuellos de botella u otros problemas, trabaja con tu equipo para encontrar algunas soluciones. Continúe siguiendo estos pasos de mejora para optimizar el rendimiento.

Acerca de ProcessMaker

ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. Su diseño intuitivo, que incluye un modelador de procesos y un constructor de formularios que se arrastran y se sueltan, ayuda a los usuarios a comenzar con la automatización en cuestión de minutos. Con sede en Durham, Carolina del Norte en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.