8 características fundamentales del software de gestión de procesos empresariales

Katherine Manning 23 de marzo de 2021 BPM

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El software de gestión de procesos empresariales lleva mucho tiempo ayudando a las empresas a aumentar la eficiencia y a los responsables de la toma de decisiones a comprender mejor los distintos procesos que sustentan las operaciones. Sin embargo, la creciente necesidad de soluciones de automatización de procesos y tecnologías basadas en la nube ha acelerado el crecimiento del BPM, que se espera que alcance los 21.000 millones de dólares en 2026. Este nuevo auge también ha impulsado el desarrollo de una nueva categoría de sólidas funciones de BPM.

1. Basado en la nube

Las soluciones de software como servicio basadas en la nube ofrecen plataformas actualizadas y fáciles de mantener a las que se puede acceder desde diversos dispositivos. Las soluciones basadas en la nube también permiten a las empresas hacer frente a los cambios en los mercados y al aumento de la competencia mediante la utilización de datos y la mejora de la eficiencia.

Sencillamente, las mejores soluciones BPM basadas en la nube son más avanzadas y flexibles que las soluciones locales heredadas. Con las soluciones de BPM, puede retocar los procesos de trabajo para agilizar y optimizar los procesos empresariales cotidianos.

Sus datos se almacenan en una ubicación centralizada y a menudo se realizan copias de seguridad para proporcionar la protección de datos necesaria a través de una solución basada en la nube. El acceso a los datos a través de la nube también es más fácil que el acceso a los datos almacenados en el hardware local y los sistemas de red.

Además, los datos pueden encriptarse y almacenarse en hardware seguro para aumentar la seguridad. Puedes utilizar el acceso basado en roles y la visibilidad condicional para aumentar la seguridad, ya que te permite controlar quién puede acceder a qué.

2. Diagrama de flujo del proceso

Uso de formularios de interfaz de usuario para recopilar datos Mediante los formularios, las empresas pueden recopilar datos relacionados con los procesos empresariales. Utilizando una interfaz de usuario limpia y sencilla, es posible recopilar y analizar datos. Con el big data, se pueden estudiar datos estructurados y no estructurados para descubrir patrones.

Interfaz visual definida por actividades- Mediante el uso de interfaces diseñadas por expertos, se pueden explorar los procesos y los datos de forma más eficiente. Es posible supervisar procesos complejos en cada etapa, controlando los rechazos y otras entradas.

Interfaz visual para los pasos de negocio- Al igual que la categoría anterior, este método permite a los usuarios centrarse en procesos empresariales específicos. Si es necesario, los usuarios pueden crear flujos de procesos empresariales específicos para su negocio. Esto puede aportar eficiencia y agilizar los procesos.

Sin herramientas de modelado. Las herramientas sin código permiten a las personas sin conocimientos informáticos automatizar varios procesos empresariales y analizar múltiples procesos y fuentes de datos.

3. Código bajo/sin código

Encontrar talento de TI es difícil y a menudo caro. Afortunadamente, las aplicaciones sin código y de bajo código facilitan el uso de soluciones BPM avanzadas a personas que no son de TI. El propio software puede manejar las conexiones del backend y gestionar las excepciones sin que sea necesaria la intervención de los usuarios.

Incluso las empresas con amplios departamentos de TI se beneficiarán de las soluciones sin código y de bajo código. Si los usuarios pueden realizar el servicio por sí mismos, será menos probable que abrumen a su departamento de TI con solicitudes. 

Los usuarios de las empresas se beneficiarán del uso de soluciones propias para obtener los datos y la información que necesitan a la carta. Esto aumentará la velocidad y la flexibilidad y reducirá los cuellos de botella, permitiendo a los usuarios empresariales y a las empresas aprovechar mejor los datos.

Además, mediante el uso de las herramientas, los usuarios de la empresa pueden desarrollar una mejor comprensión de los propios procesos. Muchos empleados se sentirán motivados para aprender a utilizar las herramientas de bajo código y sin código, ya que les permitirá avanzar en su carrera y desarrollar sus habilidades. Aprender a utilizar las herramientas adecuadas puede conducir a ascensos, aumentos de sueldo y nuevas oportunidades profesionales. 

4. Características del BPM de colaboración

Las herramientas BPM adecuadas capacitan a los trabajadores individuales y permiten una colaboración eficaz mediante el uso de aplicaciones de software con capacidad de respuesta. Esto es especialmente cierto en el caso de las soluciones BPM basadas en la nube, que pueden hacer posible que los empleados de todo el mundo colaboren. Siempre que el empleado pueda acceder a Internet, podrá acceder a sus herramientas y datos.

Algunas plataformas BPM ofrecen incluso plataformas de presentación de portales web integradas. Estos entornos son altamente seguros, ofrecen un acceso controlable y también un control de versiones avanzado. Estos sistemas de presentación suelen estar diseñados pensando en los usuarios de la empresa y ofrecen herramientas e interfaces de usuario intuitivas.

5. Datos de análisis de procesos y rendimiento de los mismos

El software BPM permite tomar decisiones basadas en datos no sólo para la automatización de procesos, sino también para el desarrollo de productos y otras funciones. El software de gestión de procesos empresariales facilita la gestión de los proyectos y proporciona claridad tanto a los trabajadores como a los directivos. A medida que se desarrollan los productos, la dirección puede seguir el progreso de cada etapa del proyecto. Si surgen retrasos o cuellos de botella, las soluciones BPM facilitan la identificación y mitigación de los problemas.

Además, el software BPM facilita a los directivos el análisis de los trabajadores y sus cualidades individuales. Aquellos trabajadores que puedan impulsar los proyectos incluso ante posibles desafíos serán más visibles y fáciles de identificar. Con esta información en la mano, la dirección puede elaborar mejores estrategias de desarrollo de productos.

La evaluación de los empleados también es útil para su departamento de recursos humanos. El software BPM puede proporcionar datos objetivos que miden a los empleados, sus esfuerzos y sus éxitos y defectos. Con esta información en la mano, las empresas pueden ser capaces de aumentar la productividad de los empleados.

6. Integraciones de API y conectores

Una interfaz de programación de aplicaciones, o API para abreviar, es un conector, un traductor y un facilitador de la comunicación y la conectividad rápidas. Estos pequeños paquetes de código facilitan la conexión de aplicaciones internas (como los datos) con aplicaciones externas ofrecidas por otras organizaciones. En efecto, las API permiten pasar datos de forma segura entre programas que, de otro modo, tendrían dificultades para interactuar.

A través de las API, diferentes plataformas de software y repositorios de datos pueden hablar entre sí. Si quieres utilizar una herramienta de Inteligencia Artificial externa para analizar tus big data, las APIs harán posible que una solución de IA externa se conecte con tus datos. 

Las APIs pueden ser desarrolladas internamente específicamente para manejar sus datos y sistemas. Además, algunas empresas ofrecen API que le permiten conectarse con sus datos y servicios, lo que le permite recopilar información procesable de organizaciones externas.

En última instancia, las integraciones API aumentan la conectividad entre datos y sistemas. Por ejemplo, si utilizas un software de mapas para obtener direcciones en tiempo real, una API puede transmitir tu ubicación GPS al proveedor del software, que a su vez enviará sugerencias en tiempo real.

7. Control de acceso de usuarios basado en roles

Teniendo en cuenta el espionaje empresarial, los hackers y otros riesgos de seguridad, la ciberseguridad es fundamental. Si bien la recopilación de todos los datos en un solo lugar facilita el acceso y la colaboración, algunos temen que también pueda hacer que las empresas y sus datos sean más vulnerables a los ataques.

Afortunadamente, muchos proveedores de soluciones BPM de primera categoría utilizan el cifrado y otros métodos avanzados para proteger los datos corporativos. Otra potente función que ofrecen algunos proveedores de soluciones BPM, aunque no todos, es el control de acceso granular de los usuarios.

Con el control de acceso de los usuarios, puedes establecer quién puede acceder a qué datos y a qué herramientas. También puedes establecer administradores y determinar quién puede hacer cambios y modificar las herramientas. Cuando se trata de informes y análisis de datos, puedes restringir el acceso en función de la "necesidad de saber". Lo mismo ocurre con la edición de datos del flujo de trabajo. Con la solución BPM adecuada, el acceso se limita a los usuarios autorizados.

A través de la documentación y los registros, también se puede aumentar la responsabilidad al tiempo que se mantiene la privacidad. Recuerde que no todas las plataformas de software BPM proporcionan acceso y control granular.

8. Funciones de administración de BPM

Las soluciones BPM robustas le ponen a usted -el administrador- al mando. Al seleccionar una plataforma BPM, querrá elegir una solución que ofrezca las siguientes características de control:

  • Capacidad para crear y gestionar usuarios y grupos de usuarios
  • Gestionar fácilmente las solicitudes de acceso
  • Establezca las preferencias globales para la hora, la moneda, etc.
  • Restringir y conceder el acceso a los procesos y a las distintas fuentes de datos
  • Posibilidad de eliminar elementos individuales
  • Características que permiten una fácil integración de la API
  • Envíe un correo electrónico y comunicaciones push a las partes interesadas
  • Delegar tareas según sea necesario

Además de los controles básicos mencionados, las excelentes soluciones de gestión de procesos empresariales también ofrecen a los administradores una amplia variedad de herramientas para gestionar, analizar y modificar los datos. Entre las funciones útiles se encuentran:

  • Capacidad para crear y editar formularios y procesos de flujo de trabajo
  • Permiso para conceder la visualización y el acceso a los datos según sea necesario
  • Capacidad de crear un conjunto de datos maestros fuera de los procesos
  • Generar informes a partir de los datos recogidos
  • Exportar datos

Además de lo anterior, también querrá trabajar con un proveedor de servicios que ofrezca un soporte de facturación directo y sencillo y un excelente servicio de atención al cliente. 

En resumen

Las soluciones de software de gestión de procesos empresariales adecuadas pueden aumentar la eficiencia, capacitar a los trabajadores y ayudar a las empresas a competir en mercados intensamente competitivos. Sin embargo, no todas las soluciones de BPM son iguales, y debe elegir soluciones de BPM ricas en funciones que sean fáciles de usar, seguras y lo suficientemente flexibles para satisfacer una serie de necesidades empresariales.

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