8 wesentliche Merkmale von Geschäftsprozessmanagement-Software

bpm-Merkmale

Software für das Geschäftsprozessmanagement hilft Unternehmen seit langem, ihre Effizienz zu steigern und Entscheidungsträgern ein besseres Verständnis für die verschiedenen Prozesse zu vermitteln, die den Geschäftsabläufen zugrunde liegen. Der zunehmende Bedarf an Lösungen zur Prozessautomatisierung und an Cloud-basierten Technologien hat jedoch das BPM-Wachstum beschleunigt, das bis 2026 voraussichtlich 21 Mrd. US-Dollar erreichen wird. Dieser neue Schub hat auch die Entwicklung einer neuen Kategorie von robusten BPM-Funktionen vorangetrieben.

1. Cloud-basiert

Cloud-basierte Software-as-a-Services-Softwarelösungen bieten aktuelle und leicht zu wartende Plattformen, auf die von einer Vielzahl von Geräten aus zugegriffen werden kann. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen es Unternehmen auch, mit sich verändernden Märkten und zunehmendem Wettbewerb fertig zu werden, indem sie Daten nutzen und die Effizienz verbessern.

Ganz einfach, die besten Cloud-basierten BPM-Lösungen sind fortschrittlicher und flexibler als herkömmliche On-Premise-Lösungen. Mit BPM-Lösungen können Sie Arbeitsabläufe umgestalten, um alltägliche Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren.

Ihre Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert und häufig gesichert, um den erforderlichen Datenschutz durch eine cloudbasierte Lösung zu gewährleisten. Der Datenzugriff über die Cloud ist auch einfacher als der Zugriff auf Daten, die auf lokaler Hardware und Netzwerksystemen gespeichert sind.

Außerdem können die Daten verschlüsselt und auf gesicherter Hardware gespeichert werden, um die Sicherheit zu erhöhen. Sie können rollenbasierten Zugriff und bedingte Sichtbarkeit verwenden, um die Sicherheit zu erhöhen, indem Sie kontrollieren können, wer auf was zugreifen kann.

2. Prozess-Flussdiagramm

Verwendung von UI-Formularen zur Datenerfassung - Mithilfe von Formularen können Unternehmen Daten zu Geschäftsprozessen erfassen. Durch die Verwendung einer sauberen, einfachen Benutzeroberfläche ist es möglich, Daten zu sammeln und zu analysieren. Mit Big Data können Sie strukturierte und unstrukturierte Daten untersuchen, um Muster aufzudecken.

Visuelle Schnittstelle durch Aktivitäten definiert- Durch die Verwendung von fachmännisch gestalteten Schnittstellen können Sie Prozesse und Daten effizienter untersuchen. Es ist möglich, komplexe Prozesse in jeder Phase zu überwachen, Ablehnungen und andere Eingaben zu kontrollieren.

Visuelle Schnittstelle für Business Steps- Wie die vorhergehende Kategorie ermöglicht auch diese Methode den Benutzern, sich auf bestimmte Geschäftsprozesse zu konzentrieren. Bei Bedarf können die Benutzer Geschäftsprozessabläufe speziell für ihr Unternehmen erstellen. Dies kann die Effizienz steigern und Prozesse rationalisieren.

Keine Modellierungswerkzeuge - No-Code-Tools ermöglichen es Personen ohne IT-Kenntnisse, verschiedene Geschäftsprozesse zu automatisieren und mehrere Prozesse und Datenquellen zu analysieren.

3. Low-code/no-code

Die Suche nach IT-Fachkräften ist schwierig und oft teuer. Glücklicherweise machen es No-Code- und Low-Code-Anwendungen auch Nicht-IT-Mitarbeitern leicht, fortschrittliche BPM-Lösungen zu nutzen. Die Software selbst kann Backend-Verbindungen handhaben und Ausnahmen verwalten, ohne dass Eingaben der Benutzer erforderlich sind.

Selbst Unternehmen mit großen IT-Abteilungen können von No-Code- und Low-Code-Lösungen profitieren. Wenn die Benutzer sich selbst bedienen können, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Ihre IT-Abteilung mit Anfragen überhäufen. 

Geschäftsanwender werden davon profitieren, dass sie die Lösungen selbst nutzen können, um die von ihnen benötigten Daten und Informationen auf Abruf zu erhalten. Dies wird die Geschwindigkeit und Flexibilität erhöhen und Engpässe verringern, so dass Geschäftsanwender und Unternehmen die Daten besser nutzen können.

Darüber hinaus können die Anwender in den Unternehmen durch den Einsatz von Tools ein besseres Verständnis für die Prozesse selbst entwickeln. Viele Mitarbeiter sind von sich aus motiviert, den Umgang mit Low-Code- und No-Code-Tools zu erlernen, da sie dadurch ihre Karriere vorantreiben und ihre Fähigkeiten ausbauen können. Das Erlernen des Umgangs mit den richtigen Tools kann zu Beförderungen, Gehaltserhöhungen und neuen Karrieremöglichkeiten führen. 

4. BPM-Funktionen für die Zusammenarbeit

Die richtigen BPM-Tools unterstützen die einzelnen Mitarbeiter und ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit durch den Einsatz von reaktionsschnellen Softwareanwendungen. Dies gilt insbesondere für Cloud-basierte BPM-Lösungen, die es Mitarbeitern auf der ganzen Welt ermöglichen, zusammenzuarbeiten. Solange der Mitarbeiter Zugang zum Internet hat, kann er auf Ihre Tools und Daten zugreifen.

Einige BPM-Plattformen bieten sogar integrierte Webportal-Präsentationsplattformen. Diese Umgebungen sind hochgradig gesichert, bieten einen kontrollierbaren Zugang und auch eine erweiterte Versionskontrolle. Diese Präsentationssysteme sind oft auf Geschäftsanwender ausgerichtet und bieten intuitive Werkzeuge und Benutzeroberflächen.

5. Prozessanalysedaten und Prozessleistung

BPM-Software ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen nicht nur für die Prozessautomatisierung, sondern auch für die Produktentwicklung und andere Funktionen. Geschäftsprozessmanagement Software erleichtert die Verwaltung von Projekten und schafft Klarheit für Mitarbeiter und Manager. Während der Produktentwicklung kann das Management den Fortschritt in jeder Phase des Projekts verfolgen. Wenn Verzögerungen oder Engpässe auftreten, lassen sich mit BPM-Lösungen Probleme leichter erkennen und abstellen.

Außerdem erleichtert die BPM-Software den Managern die Analyse der Mitarbeiter und ihrer individuellen Qualitäten. Diejenigen Mitarbeiter, die Projekte auch angesichts potenzieller Herausforderungen vorantreiben können, werden sichtbarer und leichter zu identifizieren sein. Mit diesen Informationen in der Hand kann das Management bessere Produktentwicklungsstrategien entwerfen.

Die Mitarbeiterbewertung ist auch für Ihre Personalabteilung hilfreich. BPM-Software kann sachliche Daten liefern, die die Mitarbeiter, ihre Leistungen sowie ihre Erfolge und Defizite messen. Mit diesen Informationen in der Hand können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern.

6. API- und Anschlussintegrationen

Eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, kurz API) ist ein Konnektor, Übersetzer und Ermöglicher von schneller Kommunikation und Konnektivität. Mit diesen kleinen Codepaketen lassen sich interne Anwendungen (z. B. Daten) leicht mit externen Anwendungen anderer Unternehmen verbinden. APIs ermöglichen die sichere Übermittlung von Daten zwischen Programmen, die sonst nur schwer miteinander kommunizieren könnten.

Über APIs können verschiedene Softwareplattformen und Datenbestände miteinander kommunizieren. Wenn Sie ein externes Tool für künstliche Intelligenz verwenden möchten, um Ihre Big Data zu analysieren, ermöglichen APIs einer externen KI-Lösung die Verbindung mit Ihren Daten. 

APIs können intern entwickelt werden, um Ihre Daten und Systeme zu verwalten. Darüber hinaus bieten einige Unternehmen APIs an, die es Ihnen ermöglichen, sich mit ihren Daten und Diensten zu verbinden und so verwertbare Informationen von externen Organisationen zu erhalten.

Letztlich erhöhen API-Integrationen die Konnektivität zwischen Daten und Systemen. Wenn Sie beispielsweise eine Kartensoftware für eine Wegbeschreibung in Echtzeit verwenden, kann eine API Ihren GPS-Standort an den Softwareanbieter übermitteln, der wiederum Vorschläge in Echtzeit zurücksendet.

7. Rollenbasierte Benutzerzugriffskontrolle

Angesichts von Unternehmensspionage, Hackern und anderen Sicherheitsrisiken ist die Cybersicherheit von entscheidender Bedeutung. Die Zusammenführung aller Daten an einem Ort erleichtert zwar den Zugriff und die Zusammenarbeit, doch manche befürchten, dass Unternehmen und ihre Daten dadurch auch anfälliger für Angriffe werden könnten.

Glücklicherweise verwenden viele erstklassige BPM-Lösungsanbieter Verschlüsselung und andere fortschrittliche Methoden zum Schutz von Unternehmensdaten. Eine weitere leistungsstarke Funktion, die von einigen, aber nicht allen BPM-Lösungsanbietern angeboten wird, ist die granulare Benutzerzugriffskontrolle.

Mit der Benutzerzugriffskontrolle können Sie festlegen, wer auf welche Daten und welche Werkzeuge zugreifen darf. Sie können auch Administratoren festlegen und bestimmen, wer Änderungen vornehmen und Tools modifizieren darf. Bei Berichten und Datenanalysen können Sie den Zugriff auf der Grundlage von "Need to know" einschränken. Das Gleiche gilt für die Bearbeitung von Workflow-Daten. Mit der richtigen BPM-Lösung ist der Zugang auf autorisierte Benutzer beschränkt.

Durch Dokumentation und Protokolle können Sie auch die Verantwortlichkeit erhöhen und gleichzeitig den Datenschutz wahren. Denken Sie daran, dass nicht alle BPM-Softwareplattformen detaillierten Zugang und Kontrolle bieten.

8. Admin BPM-Funktionen

Robuste BPM-Lösungen überlassen Ihnen - dem Administrator - die Kontrolle. Bei der Auswahl einer BPM-Plattform sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die die folgenden Kontrollfunktionen bietet:

  • Möglichkeit, Benutzer und Benutzergruppen zu erstellen und zu verwalten
  • Einfaches Verwalten von Zugangsanfragen
  • Legen Sie globale Einstellungen für Zeit, Währung usw. fest.
  • Einschränkung und Gewährung des Zugangs zu Prozessen und verschiedenen Datenquellen
  • Möglichkeit, einzelne Elemente zu löschen
  • Funktionen für eine einfache API-Integration
  • Senden Sie eine E-Mail und Push-Mitteilungen an die betroffenen Parteien
  • Aufgaben nach Bedarf delegieren

Zusätzlich zu den oben genannten grundlegenden Kontrollen bieten exzellente Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement den Administratoren eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verwaltung, Analyse und Änderung von Daten. Zu den nützlichen Funktionen gehören:

  • Erstellung und Bearbeitung von Formularen und Workflow-Prozessen
  • Erlaubnis zur Einsichtnahme in und zum Zugriff auf Daten nach Bedarf
  • Fähigkeit, einen Stammdatensatzaußerhalb von Prozessen zu erstellen
  • Erstellung von Berichten aus gesammelten Daten
  • Daten exportieren

Darüber hinaus sollten Sie mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, der direkte und einfache Unterstützung bei der Rechnungsstellung und einen ausgezeichneten Kundendienst bietet. 

Zusammengefasst

Die richtigen Softwarelösungen für das Geschäftsprozessmanagement können die Effizienz steigern, die Mitarbeiter unterstützen und Unternehmen dabei helfen, sich auf wettbewerbsintensiven Märkten zu behaupten. Dennoch sind nicht alle BPM-Lösungen gleich, und Sie sollten sich für funktionsreiche BPM-Lösungen entscheiden, die einfach zu bedienen, sicher und flexibel genug sind, um eine Reihe von Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

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