Explicación de la gestión de datos maestros

La gestión de datos maestros permite a las organizaciones mejorar la calidad y la coherencia de sus activos de datos clave, incluidos los datos de los clientes, los datos geográficos, la información sobre los productos y los datos de los activos. De hecho, la gestión de datos maestros (MDM) permite a las empresas crear un referencia maestra única para fuentes de datos vitales. Como resultado, esto conduce a menos errores y también reduce la redundancia.

Los datos maestros son los datos críticos de los negocios que cubren personas, lugares, productos y otras cosas. Los datos maestros permiten a las empresas comprender mejor las entidades principales, como los clientes y los proveedores. Con estos datos en la mano, las empresas pueden tomar decisiones basadas en los datos.

Además, los programas informáticos y las soluciones de datos maestros facilitan definiciones y categorías más precisas. Esto permite a las organizaciones organizar y definir mejor sus datos. Las soluciones MDM adecuadas también aumentan la flexibilidad y permiten a las compañías poner en uso los datos más rápidamente. Siga leyendo para saber más.

Examinar los 6 tipos de datos diferentes que componen los datos maestros

Para entender mejor los datos maestros, ayuda a desglosar el concepto. Podemos identificar al menos seis tipos diferentes de datos utilizados comúnmente por las empresas y otras organizaciones que se enumeran a continuación:

Datos transaccionales: Uno de los tipos de datos más importantes para muchas organizaciones son los datos transaccionales. Esto puede referirse a facturas, entregas, ventas, devoluciones, tickets de problemas, reclamaciones y más. Cada vez que se produce una transacción, se generan datos que pueden ser rastreados.

Metadatos: Muchos sistemas informáticos y otras soluciones generan metadatos, como documentos xml, descripciones de columnas de bases de datos, archivos de registro y similares.

Datos de referencia: Estos datos se utilizan a menudo para relacionar y utilizar datos e información que van más allá de la propia organización. Por ejemplo, una empresa puede supervisar los tipos de cambio, las políticas gubernamentales y similares.

Datos jerárquicos: Estos datos muestran y rastrean la relación entre los datos. Los datos jerárquicos pueden formar un sistema de contabilidad y también pueden proporcionar descripciones de las relaciones en el mundo real, como un diagrama de flujo de la empresa. Algunos consideran los datos jerárquicos como un dominio super MDM, ya que es fundamental para descubrir y comprender la relación entre los diferentes datos.

Datos no estructurados: Los datos no estructurados no se adhieren a un modelo predefinido o no están organizados de manera predefinida. A menudo, estos datos son de texto pesado y pueden incluir documentos, correos electrónicos, PDFs, y más.

Datos maestros: Estos son los datos que forman el núcleo de datos dentro de una empresa. Aunque los datos maestros no son transaccionales, pueden describir y medir las transacciones. A menudo, los datos maestros se dividen en estas categorías:

• Datos de los clientes, incluyendo consumidores, empleados y vendedores.
• Productos, incluyendo tiendas, partes, bienes y los productos mismos.
• Ubicaciones, incluyendo las ubicaciones de las instalaciones y las divisiones geográficas.
• Otros datos clave, incluyendo contratos, garantías y similares.

Muchas organizaciones dividen los datos en subdominios. Por ejemplo, una empresa podría dividir a los clientes en clientes normales y clientes de primera clase. Asimismo, las empresas pueden utilizar múltiples criterios, como los clientes de una ubicación geográfica concreta que compran un determinado producto. 

Gestionar los datos maestros

Muchos componentes informativos diferentes podrían considerarse "datos maestros". Sin embargo, no todos los datos que pueden incorporarse a los datos maestros deben incluirse realmente. Incluir demasiados puntos de datos puede resultar en una sobrecarga. En su lugar, las empresas deberían centrarse en una porción más pequeña de datos que sean particularmente valiosos. Las cosas que comúnmente se manejan como datos maestros pueden incluir:

• Datos del CRUD (ciclo de vida)
• De por vida
• Datos de comportamiento
• Cardinalidad
• Votilidad
• Valor
• Reutilización

Decidir qué debe tratarse como datos maestros es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de datos maestros. Además, los datos que no se ajusten a la definición anterior de datos maestros pueden tener que ser tratados como tales.

Por qué es tan importante la gestión de los datos maestros

Los datos maestros son críticos para muchas compañías y deben ser manejados cuidadosamente. Con una gestión adecuada, se reduce el riesgo de errores. Dado que muchas aplicaciones y funciones diferentes dependen de los datos maestros, un error en los datos mismos puede causar problemas en otros lugares. Por ejemplo, una determinación incorrecta de los precios en los datos maestros podría causar problemas en los centros comerciales de todo el país.

Además, la MDM permite a las empresas utilizar herramientas, programas informáticos y conocimientos especializados para mejorar la calidad y la precisión de los datos y coordinar los esfuerzos en toda la empresa y también con partes externas, como los proveedores. Invariablemente, MDM da poder a las compañías, ayudándolas a entender sus propias operaciones, mercados y clientes. 

Los datos maestros permiten a las empresas crear un punto de referencia para los datos críticos. Esto puede reducir las redundancias, disminuyendo así los costos, y eliminar los datos conflictivos. Si un proveedor cambia su información de contacto, por ejemplo, al mudarse a una nueva instalación en una dirección diferente, los datos maestros actualizados garantizarán que todos los miembros de su organización puedan encontrar la información de contacto más reciente.

¿Mi negocio necesita MDM?

Muchas empresas -grandes y pequeñas- utilizan ahora una variedad de aplicaciones y herramientas (por ejemplo, CRM, PoS) para recoger y compilar datos. Sin embargo, es fácil que estos datos se vuelvan desorganizados y fragmentados. Esto hace que sea más difícil utilizar los datos y tomar decisiones informadas. Las empresas que no gestionan sus datos a menudo se esfuerzan por responder incluso a preguntas directas, como qué clientes son más rentables.

Aquí hay seis principios clave para ayudar a construir un fuerte programa de MDM:

• Gobernanza: Directrices para la gestión de políticas, principios y órganos de organización.
• Política: Los requisitos y estándares que el MDM debe seguir.
• Organización: Poner a las personas adecuadas, como los administradores de datos, en los lugares adecuados.
• Medición: ¿Cómo se está desempeñando su empresa en relación con los objetivos trazados?
• Proceso: Establece procesos a través del ciclo de vida de los datos.
• Tecnología: Incluye el centro de datos maestros y las herramientas.

Por lo general, las empresas comienzan pequeñas y luego se expanden, agregando más datos y herramientas. Esto permite a la compañía crecer de una manera sostenible y manejable. Aquí hay una simple lista de verificación para empezar:

• Identificar las fuentes de datos maestros, los productores y los consumidores.
• Recoge y analiza los datos.
• Nombrar administradores de datos e implementar un programa de gobierno de datos.
• Elija herramientas y soluciones de datos.
• Desarrollar un modelo de datos maestros.
• Establezca un sistema de mantenimiento.

El desarrollo de un programa de gestión de datos maestros es complejo pero cada vez más vital para las empresas. Con una planificación adecuada y el talento apropiado, las organizaciones pueden establecer un sistema de gestión de datos que potencie al personal y a los socios.

Llévatelo: La gestión de datos maestros es vital

Las empresas están creciendo en tamaño y complejidad, lo que permite economías de escala y puede generar una enorme cantidad de datos. Sin embargo, con el aumento de tamaño y alcance viene una mayor complejidad. A veces, la cantidad de información que fluye en y a través de una empresa puede parecer abrumadora. No obstante, con una gestión adecuada de los datos maestros, las empresas pueden reducir las complejidades y tomar decisiones basadas en los datos.

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