8 caractéristiques essentielles des logiciels de gestion des processus d'entreprise

Les logiciels de gestion des processus métier aident depuis longtemps les entreprises à accroître leur efficacité et les décideurs à mieux comprendre les différents processus qui sous-tendent les opérations. Cependant, le besoin croissant de solutions d'automatisation des processus et de technologies basées sur le cloud a accéléré la croissance du BPM, qui devrait atteindre 21 milliards de dollars d'ici 2026. Ce nouvel élan a également alimenté le développement d'une nouvelle catégorie de fonctionnalités BPM robustes.

1. Basé sur le cloud

Les solutions logicielles de type "Software-as-a-Services" basées sur le cloud offrent des plates-formes actualisées et faciles à maintenir, auxquelles il est possible d'accéder à partir de divers appareils. Les solutions basées sur le cloud permettent également aux entreprises de faire face à l'évolution des marchés et à une concurrence accrue en utilisant les données et en améliorant l'efficacité.

Tout simplement, les meilleures solutions BPM basées sur le cloud sont plus avancées et plus flexibles que les solutions traditionnelles sur site.. Grâce aux solutions BPM, vous pouvez réorganiser les processus de travail afin de rationaliser et d'optimiser les processus métier quotidiens.

Vos données sont stockées dans un emplacement centralisé et souvent sauvegardées pour assurer la protection nécessaire des données grâce à une solution basée sur le cloud. L'accès aux données par le biais du cloud est également plus facile que l'accès aux données stockées sur le matériel local et les systèmes de réseau.

En outre, les données peuvent être cryptées et stockées sur du matériel sécurisé afin de renforcer la sécurité. Vous pouvez utiliser l'accès basé sur les rôles et la visibilité conditionnelle pour renforcer la sécurité en vous permettant de contrôler qui peut accéder à quoi.

2. Diagramme du processus

Utiliser des formulaires UI pour collecter des données- À l'aide de formulaires, les entreprises peuvent recueillir des données liées aux processus opérationnels. En utilisant une interface utilisateur propre et simple, il est possible de collecter et d'analyser des données. Avec le big data, vous pouvez étudier les données structurées et non structurées pour découvrir des modèles.

Interface visuelle définie par les activités- En utilisant des interfaces conçues par des experts, vous pouvez explorer les processus et les données plus efficacement. Il est possible de surveiller des processus complexes à chaque étape, en contrôlant les rejets et autres entrées.

Interface visuelle pour les étapes de l'entreprise- Comme la catégorie précédente, cette méthode permet aux utilisateurs de se concentrer sur des processus métier spécifiques. Si nécessaire, les utilisateurs peuvent créer des flux de processus commerciaux spécifiques à leur entreprise. Cela permet de gagner en efficacité et de rationaliser les processus.

Outils sans modélisation- Les outils sans code permettent aux personnes sans compétences informatiques d'automatiser divers processus commerciaux et d'analyser plusieurs processus et sources de données.

3. Low-code/no-code

Il est difficile et souvent coûteux de trouver des informaticiens compétents. Heureusement, les applications no-code et low-code permettent aux non-informaticiens d'utiliser facilement des solutions BPM avancées. Le logiciel lui-même peut prendre en charge les connexions dorsales et gérer les exceptions sans que les utilisateurs aient à intervenir.

Même les entreprises dotées d'un service informatique étendu tireront profit des solutions sans code et à faible code. Si les utilisateurs peuvent se servir eux-mêmes, ils seront moins enclins à submerger votre service informatique de demandes. 

Les utilisateurs professionnels auront tout intérêt à utiliser eux-mêmes les solutions pour obtenir les données et les informations dont ils ont besoin à la demande. Cela augmentera la vitesse et la flexibilité et réduira les goulets d'étranglement, permettant ainsi aux utilisateurs professionnels et aux entreprises de mieux exploiter les données.

En outre, en utilisant les outils, les utilisateurs professionnels peuvent acquérir une meilleure compréhension des processus eux-mêmes. De nombreux employés seront motivés pour apprendre à utiliser des outils sans ou avec peu de code, car cela leur permettra de faire progresser leur carrière et de développer leurs compétences. Apprendre à utiliser les bons outils peut conduire à des promotions, des augmentations et de nouvelles opportunités de carrière. 

4. Caractéristiques de la collaboration BPM

Les bons outils de BPM renforcent l'autonomie des travailleurs et permettent une collaboration efficace grâce à l'utilisation d'applications logicielles réactives. Cela est particulièrement vrai pour les solutions BPM basées sur le cloud, qui permettent aux employés du monde entier de collaborer. Tant que l'employé peut accéder à Internet, il peut accéder à vos outils et à vos données.

Certaines plates-formes BPM offrent même des plates-formes intégrées de présentation sur portail web. Ces environnements sont hautement sécurisés, offrent un accès contrôlable et également un contrôle avancé des versions. Ces systèmes de présentation sont souvent conçus en fonction des utilisateurs professionnels et offrent des outils et des interfaces utilisateurs intuitifs.

5. Données d'analyse des processus et performance des processus

Leslogiciels de BPM permettent de prendre des décisions fondées sur des données, non seulement pour l'automatisation des processus, mais aussi pour le développement de produits et d'autres fonctions. Les logiciels de gestion des processus d'entreprise facilite la gestion des projets et apporte de la clarté aux travailleurs et aux responsables.. Au fur et à mesure que les produits sont développés, la direction peut suivre l'avancement de chaque étape du projet. En cas de retard ou de goulot d'étranglement, les solutions BPM facilitent l'identification et l'atténuation des problèmes.

En outre, les logiciels de BPM permettent aux responsables d'analyser plus facilement les travailleurs et leurs qualités individuelles. Les travailleurs qui peuvent faire avancer les projets, même face à des défis potentiels, deviendront plus visibles et plus faciles à identifier. Avec ces informations en main, la direction peut élaborer de meilleures stratégies de développement de produits.

L'évaluation des employés est également utile pour votre service des ressources humaines. Les logiciels de BPM peuvent fournir des données factuelles qui mesurent les employés, leurs efforts, leurs succès et leurs échecs. Avec ces informations en main, les entreprises peuvent être en mesure d'augmenter la productivité des employés.

6. Intégrations API et connecteurs

Une interface de programmation d'applications, ou API en abrégé, est un connecteur, un traducteur et un facilitateur de communication et de connectivité rapides. Ces petits paquets de code facilitent la connexion des applications internes (telles que les données) aux applications externes proposées par d'autres organisations. En fait, les API vous permettent de transmettre en toute sécurité des données entre des programmes qui, autrement, auraient des difficultés à interagir.

Grâce aux API, différentes plateformes logicielles et différents référentiels de données peuvent dialoguer entre eux. Si vous souhaitez utiliser un outil d'intelligence artificielle externe pour analyser vos big data, les API permettront à une solution d'IA externe de se connecter à vos données. 

Les API peuvent être développées en interne spécifiquement pour traiter vos données et vos systèmes. En outre, certaines entreprises proposent des API qui vous permettent de vous connecter à leurs données et services, ce qui vous permet de recueillir des informations exploitables auprès d'organisations externes.

En définitive, les intégrations d'API augmentent la connectivité entre les données et les systèmes. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de cartographie pour obtenir des indications en temps réel, une API peut transmettre votre position GPS au fournisseur du logiciel, qui renverra ensuite des suggestions en temps réel.

7. Contrôle d'accès des utilisateurs basé sur les rôles

Compte tenu de l'espionnage d'entreprise, des pirates informatiques et d'autres risques de sécurité, la cybersécurité est essentielle. Si le fait de rassembler toutes vos données en un seul endroit facilite l'accès et la collaboration, certains craignent que cela ne rende les entreprises et leurs données plus vulnérables aux attaques.

Heureusement, de nombreux fournisseurs de solutions BPM de premier ordre utilisent le cryptage et d'autres méthodes avancées pour protéger les données de l'entreprise. Une autre fonctionnalité puissante offerte par certains fournisseurs de solutions BPM, mais pas tous, est le contrôle d'accès granulaire des utilisateurs.

Avec le contrôle d'accès des utilisateurs, vous pouvez définir qui peut accéder à quelles données et à quels outils. Vous pouvez également définir des administrateurs et déterminer qui peut apporter des changements et modifier les outils. En ce qui concerne les rapports et l'analyse des données, vous pouvez limiter l'accès en fonction du "besoin de savoir". Il en va de même pour la modification des données du workflow. Avec la bonne solution BPM, l'accès est limité aux utilisateurs autorisés.

Grâce à la documentation et aux journaux, vous pouvez également accroître la responsabilité tout en préservant la confidentialité. N'oubliez pas que toutes les plateformes logicielles BPM ne fournissent pas un accès et un contrôle granulaires.

8. Fonctions BPM de l'administrateur

Les solutions BPM robustes vous mettent aux commandes, vous, l'administrateur. Lors de la sélection d'une plateforme BPM, vous voudrez choisir une solution qui offre les fonctions de contrôle suivantes :

• Capacité à créer et à gérer des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs
• Gérer facilement les demandes d'accès
• Définissez des préférences globales pour l'heure, la devise, etc.
• Restreindre et accorder l'accès aux processus et aux diverses sources de données.
• Possibilité de supprimer des éléments individuels
• Fonctionnalités permettant une intégration facile de l'API
• Envoyer un e-mail et des communications push aux parties concernées
• Déléguer des tâches selon les besoins

En plus des contrôles de base mentionnés ci-dessus, les excellentes solutions de gestion des processus d'entreprise offrent également aux administrateurs une grande variété d'outils pour gérer, analyser et modifier les données. Parmi les fonctionnalités utiles, citons :

• Capacité à créer et à modifier des formulaires et des processus de flux de travail
• Permission d'accorder la visualisation et l'accès aux données selon les besoins.
• Capacité à créer un ensemble de données de baseen dehors des processus
• Générer des rapports à partir des données collectées
• Exportation des données

En plus de ce qui précède, vous voudrez également travailler avec un fournisseur de services qui offre un support de facturation direct et facile et un excellent service à la clientèle. 

En résumé

Les bonnes solutions logicielles de gestion des processus métier peuvent accroître l'efficacité, responsabiliser les travailleurs et aider les entreprises à être compétitives sur des marchés très concurrentiels. Cependant, toutes les solutions de BPM ne se valent pas, et vous devez choisir des solutions de BPM riches en fonctionnalités, faciles à utiliser, sécurisées et suffisamment flexibles pour répondre à un large éventail de besoins professionnels.