¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es una disciplina probada que lleva más de un siglo ayudando a las organizaciones de éxito a gestionar su flujo de trabajo de forma eficiente. Sin embargo, ha recibido una mayor atención en los últimos años tras la proliferación de sistemas innovadores que facilitan a las organizaciones la automatización de tareas.
En 2019 el mercado de la automatización del flujo de trabajo alcanzó un valor de 8.070 millones de dólares y se prevé que alcance 39.490 millones de dólares en 2027, creciendo a una CAGR del 23,68% entre 2020 y 2027.
¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas que forman parte de una tarea más amplia. Un flujo de trabajo pretende ayudar a conseguir un objetivo empresarial predefinido. Las organizaciones utilizan la gestión de flujos de trabajo para producir mejores resultados basados en un conjunto de objetivos específicos.
Muchas organizaciones utilizan los sistemas de flujo de trabajo para automatizar las tareas junto con los principios de gestión. Además de automatizar las tareas, los sistemas de gestión de flujos de trabajo ayudan a las partes interesadas a trazar fácilmente los flujos de trabajo para identificar las tareas repetitivas, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora.
Gartner desglosa la gestión del flujo de trabajo en dos categorías interrelacionadas:
- Integración de procesos internos y externos. Un enfoque que prevé la "definición de los procesos de negocio que abarcan las aplicaciones" y que "suele requerir un entorno comercial de desarrollo de flujos de trabajo basado en estándares".
- Eventos o procesos automatizados. Un enfoque que "permite realizar tareas automatizadas...".
Las ventajas de la gestión del flujo de trabajo
La gestión de los flujos de trabajo ofrece a las organizaciones de todos los sectores una amplia gama de ventajas, entre ellas
Mayor colaboración
La gestión del flujo de trabajo establece canales de comunicación claros. Los empleados saben a dónde dirigirse para obtener respuestas. Además, un sistema de gestión de flujos de trabajo permite la comunicación en tiempo real y el acceso a los datos en toda la organización, lo que conduce a un entorno de trabajo más colaborativo y a un servicio al cliente superior.
Mejora del cumplimiento
Un flujo de trabajo implica muchas partes móviles. Para las organizaciones que siguen confiando en los procesos manuales, garantizar que siguen cumpliendo las normas puede ser un reto. Con la gestión de los flujos de trabajo, las organizaciones pueden mejorar el cumplimiento agilizando los procesos, reduciendo los errores humanos mediante la automatización y aumentando la responsabilidad.
Mayor transparencia
Compartir los flujos de trabajo con los empleados les ayuda a entender qué tareas están implicadas en un proceso, quién es responsable de completarlas y cuáles son los siguientes pasos. Este nivel de transparencia mejora la moral y la satisfacción laboral, lo que también puede impulsar la productividad.
Costes reducidos
La pandemia provocó la adopción de medidas generalizadas de recorte de gastos que persistirán durante algún tiempo. Deloitte se refiere a estas medidas generalizadas de reducción de costes de la COVID-19 como "Save-to-Thrive", señalando que la pandemia arrojó "luz adicional sobre la palanca del talento y aceleró las acciones clave de transformación, como la automatización y el trabajo a distancia, que pueden ayudar a las empresas a prosperar una vez que se contenga el virus y surja la siguiente normalidad".
La gestión de flujos de trabajo desempeña un papel integral en la reducción de costes. Las organizaciones pueden implantar tecnologías de automatización para agilizar los procesos de trabajo y mejorar la flexibilidad operativa mediante una planificación cuidadosa.
Ejemplos comunes
Hay un número potencialmente ilimitado de casos de uso para la gestión del flujo de trabajo. Los siguientes son dos ejemplos que pueden darle una mejor idea de lo que es posible:
Empleado a bordo
La incorporación de los empleados es un proceso largo pero esencial para muchas organizaciones. Un proceso de incorporación eficiente desempeña un papel crucial para garantizar la retención de los nuevos empleados. Las tareas iniciales de un flujo de trabajo de incorporación implican una cantidad significativa de comunicaciones internas y externas. Con la gestión del flujo de trabajo, la finalización de cada tarea puede desencadenar notificaciones y aprobaciones automatizadas, eliminando la necesidad del constante ir y venir.
Una vez que el empleado haya superado la comprobación de antecedentes y otras condiciones de empleo, el flujo de trabajo avanzaría a la siguiente fase. Esto podría desencadenar automáticamente otras tareas, como la asignación de activos y la concesión de acceso al correo electrónico.
Solicitudes de apoyo
La mayoría de las organizaciones necesitan un sistema para gestionar las solicitudes de soporte de TI. Sin flujos de trabajo establecidos, las solicitudes de soporte de TI a menudo se gestionan mal. Los usuarios suelen tener que hacer un seguimiento continuo y pueden sufrir largos periodos de inactividad, lo que ahoga la productividad. Las organizaciones pueden encauzar fácilmente las solicitudes de TI basándose en reglas predefinidas. Los usuarios pueden seguir fácilmente sus solicitudes y la dirección puede supervisar el rendimiento para aumentar la responsabilidad.
Sistemas de gestión del flujo de trabajo
Un sistema de gestión de flujos de trabajo es una solución de software que facilita la automatización y ejecución de flujos de trabajo. Hay muchos sistemas de gestión de flujos de trabajo entre los que elegir. Aunque cada uno ofrece características únicas, la mayoría incluye las siguientes características:
- La capacidad de mapear y definir los flujos de trabajo.
- Notificaciones personalizadas y automatizadas a las partes interesadas.
- Capacidades de integración con otras soluciones.
- La capacidad de crear formularios para recopilar datos estructurados del flujo de trabajo.
- Capacidades de gestión de documentos.
- Funciones avanzadas de elaboración de informes que proporcionan información sobre el rendimiento.
- La capacidad de conceder permisos de acceso a los interesados externos.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo se confunden a menudo con las plataformas BPM. Sin embargo, existen importantes diferencias. La más significativa es su alcance. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo se centran en el nivel de las tareas, mientras que el BPM puede ayudar a las organizaciones a mejorar un único proceso o todo un conjunto de procesos empresariales.
ProcessMaker es una galardonada plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM) y automatización de flujos de trabajo de bajo código. ProcessMaker fue galardonado con el premio "Sistema de Gestión de Diseño del Año" en 2020 por Remote Breakthrough, una organización independiente líder en inteligencia de mercado.
