Problème
SOBOCE est le principal fabricant bolivien de ciment, de béton et de produits d'agrégats, avec quatre ciments différents, une variété de produits d'agrégats et un "Ready Mix" (béton pré-mélangé) parmi ses offres de produits. En tant que premier fabricant de ciment et plus grande filiale de Siemens en Bolivie, elle avait besoin d'un processus personnalisé qui lui permettrait de suivre l'achat de biens d'équipement dans chacune de ses divisions. ProcessMaker a créé un flux de travail qui non seulement traite les approbations d'achat, mais qui prend également en compte les budgets des divisions dans l'arbre de décision.
- La SOBOCE a eu du mal à coordonner ses demandes d'achat d'équipement entre plusieurs divisions dispersées dans tout le pays.
- La SOBOCE devait veiller à ce que les divisions ne dépassent pas leur budget, divisé en de nombreuses sous-catégories.
- Les demandes d'achat devaient être guidées manuellement à travers une grande bureaucratie afin d'être approuvées.
Solution
Processus de demande d'achat : Les employés d'une division sélectionnent le matériel nécessaire à l'achat, allant des fournitures de bureau aux gros équipements. En fonction du coût et d'autres paramètres, la demande est acheminée vers les autorités compétentes pour approbation. Une fois approuvée, SOBOCE sélectionne le meilleur détaillant grâce à des recommandations spécifiques issues de la base de données de ProcessMaker et effectue également l'achat directement auprès de ProcessMaker. ProcessMaker met automatiquement à jour le budget de la division et informe le département financier des informations relatives à l'achat.
Caractéristiques supplémentaires / Personnalisations
- L'équipe de ProcessMaker a créé un organigramme intégré qui achemine automatiquement les demandes d'achat aux autorités compétentes en fonction des paramètres de la demande.
- La SOBOCE disposait d'une feuille Excel détaillée des détaillants potentiels pour chaque article demandé. ProcessMaker a intégré cette liste dans le processus de demande d'achat.
La valeur créée
Augmentation
- Un contrôle accru de SOBOCE™s sur les départements puisque les demandes d'achat sont automatiquement croisées avec les budgets complexes des divisions.
- Efficacité accrue puisque ProcessMaker achemine automatiquement les dossiers en fonction du type de demande, du coût et d'un organigramme dynamique.
Diminution
- Diminution de l'ambiguïté sur le processus d'achat puisque les divisions et les employés individuels peuvent vérifier le statut de leur demande à tout moment.
- Diminution des barrières de communication puisque ProcessMaker met automatiquement à jour le département financier et les autres personnes lorsqu'un achat est effectué.
