Le problème
La difficulté pour Evans Console résidait dans l'inefficacité et la complexité du processus de fabrication sur mesure, qui entraînait de longs délais d'exécution et des retards dans la réalisation des projets. Ces inefficacités étaient exacerbées par la duplication des tâches par plusieurs personnes ou leur négligence, ce qui conduisait à des tâches et des délais non respectés. L'organisation avait besoin de rationaliser et de standardiser ses processus pour améliorer son efficacité, mieux allouer ses ressources et réduire les délais d'exécution. L'automatisation des processus, en particulier avec ProcessMaker, a été recherchée pour relever ces défis en créant une organisation davantage axée sur les processus. La société était confrontée à des inefficacités qui se traduisaient par de longs délais d'exécution des projets, des tâches redondantes, des échéances non respectées et des problèmes de planification des capacités. Pour résoudre ces problèmes, elle avait besoin d'une solution pour rationaliser et normaliser ses opérations dans les différents départements.
La solution
En réponse aux défis significatifs rencontrés dans la gestion des processus complexes de fabrication sur mesure, Evans Consoles a cherché à mettre en place une solution robuste d'automatisation des processus. ProcessMaker a été choisi en raison de sa capacité à être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques d'Evans Consoles. ProcessMaker s'est distingué par ses flux de travail axés sur les tâches, son interface conviviale et ses fonctionnalités avancées telles que la gestion des calendriers de congés, les fonctions d'affectation et de réaffectation, et la supervision par un superviseur.
L'intégration de ProcessMaker, bien que difficile au départ en raison de l'inexpérience de l'organisation en matière d'applications de workflow, s'est finalement avérée être une solution transformatrice. Le processus d'implémentation a permis à l'organisation de développer et de standardiser les processus et les formulaires dans tous les départements. Cette standardisation a conduit à une réduction significative des délais, à une rationalisation des flux de travail et à une amélioration de la gestion des tâches.
La valeur créée
L'impact de ProcessMaker sur Evans Consoles a été profond. La plateforme a permis à l'organisation d'adopter une approche axée sur les processus, garantissant que toutes les opérations suivent une procédure standardisée. Cela s'est traduit par une meilleure allocation des ressources, une meilleure planification des capacités et la capacité de traiter un volume élevé de dossiers - environ 6 000 par an - à travers de multiples utilisateurs et départements. Bien que l'entreprise n'ait pas suivi de paramètres spécifiques avant d'utiliser ProcessMaker, l'amélioration de l'efficacité et la réduction des délais d'exécution des projets sont des indicateurs clairs du succès de la plate-forme dans l'amélioration des performances opérationnelles de l'entreprise.
Mesures et retour sur investissement
- Réduction du délai d'exécution des projets : la rationalisation des processus a permis de réduire le délai d'exécution des projets, bien que les gains de temps exacts n'aient pas été quantifiés.
- Nombre de processus automatisés : Evans Consoles a automatisé environ 5 processus principaux, ainsi que d'autres processus plus petits/de test.
- Volume annuel de dossiers : Les processus automatisés traitent environ 6 000 dossiers par an.
- Nombre d'utilisateurs : Environ 170 utilisateurs au sein de l'organisation utilisent ProcessMaker.
- Amélioration de la gestion et du suivi des tâches : ProcessMaker permet de surveiller les tâches en cours et de se concentrer sur les retards, contribuant ainsi à un flux de travail plus efficace.
- Gain de temps : L'automatisation des processus a permis des gains de temps substantiels.
Ces mesures reflètent le succès de ProcessMaker dans l'amélioration de l'efficacité, la réduction des délais et la prise en charge d'un grand nombre de cas et d'utilisateurs.
