Le problème
Le bureau de l'environnement du ministère péruvien du logement réglemente et encourage les mesures qui minimisent l'impact environnemental des activités de logement et de construction du ministère. Dans le cadre de ses responsabilités, le bureau de l'environnement tient un registre des entreprises susceptibles d'être engagées dans de grands projets de construction qui pourraient avoir un impact significatif sur l'environnement. Avant d'utiliser ProcessMaker, l'enregistrement était un processus manuel qui conservait les informations dans des feuilles de calcul Excel.
- Processus long et fastidieux pour déterminer le statut d'une demande d'enregistrement
- L'évaluation des demandes d'enregistrement est longue et inefficace
- Pas de piste d'audit pour faire respecter les exigences de dépôt auprès des demandeurs.
- Manque d'accès à des informations centralisées, ce qui rend difficile l'évaluation des performances environnementales des candidats
La solution
La mise en œuvre de ProcessMaker a automatisé le processus d'enregistrement en centralisant les données et les activités administratives, ce qui a permis d'améliorer l'intégrité des données et l'accessibilité des informations. L'état d'avancement des demandes peut désormais être consulté sur le portail du ministère. Des informations statistiques, en particulier les données recueillies au cours de la phase initiale du processus d'enregistrement, pouvaient être générées automatiquement à partir du système pour évaluer les demandes.
L'intégration avec les systèmes de courrier électronique a amélioré la diffusion des informations sur le statut. En fonction des délais fixés pour l'accomplissement des différentes tâches du processus d'enregistrement, ProcessMaker enverrait des avis par courrier électronique au chef de l'Office indiquant qu'une demande est peut-être devenue caduque. Lorsque l'Office lançait des demandes, ProcessMaker envoyait automatiquement aux demandeurs des notifications par courrier électronique comprenant des informations de connexion, afin qu'ils puissent accéder au portail du ministère du logement et voir l'état de leur demande. L'intégration avec d'autres systèmes de formulaires/documents et de finances du ministère a permis au personnel de saisir les données de paiement et autres.
La valeur créée
- Une meilleure qualité de service, puisque les demandeurs et le personnel peuvent plus facilement déterminer le statut d'une demande
- Une plus grande capacité à mesurer l'impact environnemental du secteur du logement en remplaçant les feuilles de calcul Excel par une administration centralisée des données
- Diminution du temps nécessaire à l'évaluation des demandes, car les informations pertinentes pour l'évaluation des demandeurs pourraient être recueillies plus facilement
