Problème
Global Environmental Solutions Inc. (GESI) intègre avec succès les restrictions gouvernementales en matière de conformité environnementale dans la planification à court et à long terme de ses clients industriels, ce qui permet à ces derniers de réduire considérablement leurs risques commerciaux. GESI avait besoin d'une méthode pour rationaliser son analyse pour le département des services aériens et pour restreindre l'accès aux informations à des personnes et organisations spécifiques. ProcessMaker a créé un flux de travail qui a permis de rassembler les informations chimiques pertinentes, de réaliser l'analyse préliminaire et de contrôler en toute sécurité l'accès aux résultats confidentiels.
- Ce processus a considérablement augmenté l'efficacité du cœur de métier du GESI puisqu'il a éliminé le besoin d'experts pour effectuer des analyses redondantes.
- Les ressources des experts ont été consommées en effectuant des analyses redondantes sur des produits identiques ou similaires.
- La transcription des données des documents de recherche en documents officiels était inefficace et prenait beaucoup de temps.
Solution
Processus d'analyse de l'information chimique : Le numéro et la date du produit dans un courriel déclenche automatiquement une nouvelle affaire. ProcessMaker rassemble les informations chimiques et environnementales nécessaires à partir des documents existants, puis recoupe les informations avec les analyses antérieures. ProcessMaker fournit alors automatiquement une recommandation ou demande à un expert spécifique de donner son avis. Enfin, ProcessMaker crée une version mise à jour de la fiche de données de sécurité (FDS) du produit et la stocke, permettant aux personnes concernées d'accéder aux informations confidentielles.
L'équipe de ProcessMaker a conçu une méthode permettant de lancer directement et automatiquement le processus d'analyse des informations chimiques à partir des informations fournies dans un courrier électronique.
Dans le cadre du projet, l'équipe de ProcessMaker a également mis en place pour GESI le système de gestion des documents KnowledgeTree entièrement intégré à ProcessMaker pour stocker automatiquement tous les documents liés au processus. L'intégration de ProcessMaker et de KnowledgeTree a fourni à GESI des fonctions supplémentaires de contrôle d'accès aux documents, de gestion des versions des documents, de recherche avancée et d'autres fonctionnalités de gestion des documents.
La valeur créée
Augmentation
- Renforcement de la sécurité de l'information en permettant au GESI de contrôler directement qui peut accéder et modifier des documents spécifiques.
- Une transparence accrue grâce au suivi et à l'établissement de rapports sur l'évolution des dossiers, ce qui permet au GESI de trouver et de corriger les goulets d'étranglement dans le flux de travail.
Diminution
- Diminution du temps nécessaire pour chaque affaire, grâce à l'initiation automatique des affaires par courrier électronique, à l'automatisation de nombreuses tâches, à l'élimination des analyses redondantes et à la création automatique de rapports.
- Diminution du risque d'erreur humaine grâce à la création automatique de rapports pertinents à partir des informations issues de la recherche.
