Problème
L'AgroTechnology Transfer and Commercialization Center est une coentreprise privée/publique qui promeut les technologies, les produits et le savoir-faire de pointe dans le secteur agro-industriel du Kazakhstan. L'entreprise était confrontée à une augmentation rapide des processus papier, qui échappaient à tout contrôle alors qu'elle tentait de gérer les processus essentiels à son travail : élaboration de descriptions de projets, établissement d'une coopération avec des experts externes et évaluation des projets. Ces processus généraient une grande quantité
d'informations qui ne pouvaient pas être facilement analysées pour améliorer l'efficacité des processus.
l'efficacité des processus.
Les processus commerciaux sur papier devaient être immédiatement automatisés afin d'éliminer les efforts redondants et les erreurs de documentation. L'introduction du logiciel de workflow ProcessMaker dans les processus de travail de l'entreprise a permis d'optimiser les dépenses de main-d'œuvre.
Solution
ProcessMaker a automatisé le processus qui gérait la soumission des descriptions de projets et leur évaluation, y compris les notifications par e-mail. Le module de documents de sortie du logiciel a généré tous les documents nécessaires pour établir un partenariat avec des experts externes, sur la base des informations qu'ils ont fournies lorsqu'ils ont demandé à devenir partenaires. Le module de messagerie du logiciel a amélioré la communication et l'efficacité des processus du centre. En automatisant les processus en ligne, ProcessMaker a augmenté l'intégrité des données et la fiabilité des processus, puisque toutes les informations recueillies par les formulaires, ainsi que les données des processus, peuvent être conservées en toute sécurité dans la base de données stable et flexible du logiciel.
La valeur créée
- Une plus grande visibilité des processus et des données cruciales qui pourraient être
être utilisées pour améliorer la performance des processus d'affaires
- Amélioration de la communication et de l'interactivité entre le personnel, les clients,
et les experts externes.
- Efficacité accrue en remplaçant les processus sur papier par des processus en ligne basés sur des formulaires
- Diminution des erreurs dans l'établissement de partenariats avec des experts externes.
- Réduction des délais d'approbation grâce à des notifications automatisées basées sur
règles de routage intelligentes de ProcessMaker.
Économies annuelles estimées en heures = 2000
Économies annuelles estimées en dollars = 15 000 $.
