Problema
La oficina de Medio Ambiente del Ministerio de Vivienda del Perú regula y promueve medidas que minimizan el impacto ambiental de las actividades de vivienda y construcción del Ministerio. Como parte de sus responsabilidades, la oficina de Medio Ambiente mantiene un registro de las empresas que pueden ser contratadas para grandes proyectos de construcción que podrían tener un impacto potencialmente significativo en el medio ambiente. Antes de utilizar ProcessMaker, el registro era un proceso manual que almacenaba información en hojas de cálculo de Excel.
- Proceso largo y difícil de manejar para determinar el estado de una solicitud de registro
- La evaluación de las solicitudes de registro requiere mucho tiempo y es ineficaz
- No existe un registro de auditoría para hacer cumplir los requisitos de presentación con los solicitantes.
- La falta de acceso a la información centralizada, lo que dificulta la evaluación del desempeño ambiental de los solicitantes
Solución
La aplicación de ProcessMaker automatizó el proceso de registro centralizando los datos y las actividades de administración, lo que se tradujo en una mayor integridad de los datos y la accesibilidad de la información. El estado de la solicitud podía verse ahora en el portal del Ministerio. La información estadística, en particular los datos reunidos durante la fase inicial del proceso de registro, podía generarse automáticamente a partir del sistema para evaluar las solicitudes.
La integración con los sistemas de correo electrónico mejoró la distribución de la información de estado. Basándose en los límites de tiempo establecidos para completar las diferentes tareas del proceso de registro, ProcessMaker enviaba avisos por correo electrónico al jefe de la Oficina indicando que una solicitud podía haber caducado. Cuando la Oficina iniciaba las solicitudes, ProcessMaker enviaba automáticamente notificaciones por correo electrónico a los solicitantes que incluían la información de inicio de sesión, para que pudieran acceder al portal del Ministerio de Vivienda y ver el estado de su solicitud. La integración con otros sistemas de formularios/documentos y finanzas del Ministerio, permitía al personal capturar los datos de pago y otros datos.
El valor creado
- Mayor calidad del servicio, ya que los solicitantes y el personal pueden determinar más fácilmente el estado de una solicitud
- Mayor capacidad para medir el impacto ambiental del sector de la vivienda mediante la sustitución de las hojas de cálculo de Excel por una administración centralizada de los datos
- Disminución del tiempo necesario para evaluar las solicitudes, ya que se pudo reunir más fácilmente la información pertinente para la evaluación de los solicitantes
