Das Problem
Das Umweltbüro im peruanischen Wohnungsbauministerium regelt und fördert Maßnahmen zur Minimierung der Umweltauswirkungen der Wohnungs- und Bautätigkeiten des Ministeriums. Im Rahmen seiner Zuständigkeiten führt das Umweltamt ein Register von Unternehmen, die für große Bauprojekte mit potenziell erheblichen Auswirkungen auf die Umwelt beauftragt werden könnten. Vor dem Einsatz von ProcessMaker war die Registrierung ein manueller Prozess, bei dem die Informationen in Excel-Tabellen gespeichert wurden.
- Zeitaufwändiges und schwerfälliges Verfahren zur Feststellung des Status eines Registrierungsantrags
- Zeitaufwändige und ineffiziente Bewertung von Registrierungsanträgen
- Kein Prüfpfad zur Durchsetzung der Einreichungspflicht bei den Antragstellern.
- Fehlender Zugang zu zentralisierten Informationen, was die Bewertung der Umweltleistung von Bewerbern erschwert
Die Lösung
Die Implementierung von ProcessMaker automatisierte den Registrierungsprozess durch die Zentralisierung von Daten und Verwaltungstätigkeiten, was zu einer größeren Datenintegrität und Zugänglichkeit von Informationen führte. Der Antragsstatus konnte nun im Portal des Ministeriums eingesehen werden. Statistische Informationen, insbesondere die in der Anfangsphase des Registrierungsprozesses gesammelten Daten, konnten automatisch aus dem System generiert werden, um die Anträge zu bewerten.
Die Integration mit E-Mail-Systemen verbesserte die Verteilung von Statusinformationen. Auf der Grundlage von Fristen, die für die Erledigung verschiedener Aufgaben im Registrierungsprozess festgelegt wurden, sendete ProcessMaker E-Mail-Benachrichtigungen an den Leiter des Amtes, die anzeigten, dass ein Antrag möglicherweise abgelaufen war. Wenn das Amt Anträge initiiert, sendet ProcessMaker automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an die Antragsteller, die Anmeldeinformationen enthalten, damit diese auf das Portal des Wohnungsbauministeriums zugreifen und den Status ihres Antrags einsehen können. Die Integration mit anderen Formular-/Dokumenten- und Finanzsystemen des Ministeriums ermöglichte es den Mitarbeitern, Zahlungen und andere Daten zu erfassen.
Der geschaffene Wert
- Verbesserung der Servicequalität, da Antragsteller und Mitarbeiter den Status eines Antrags leichter feststellen können
- Bessere Möglichkeiten zur Messung der Umweltauswirkungen des Wohnungssektors, indem Excel-Tabellen durch eine zentrale Datenverwaltung ersetzt werden
- Verringerung des Zeitaufwands für die Bewertung der Anträge, da die für die Bewertung der Antragsteller relevanten Informationen leichter erfasst werden können
