Workflow-Management ist eine bewährte Disziplin, die erfolgreichen Unternehmen seit über einem Jahrhundert hilft, ihre Arbeitsabläufe effizient zu verwalten. In den letzten Jahren hat es jedoch durch die Verbreitung innovativer Systeme, die es Unternehmen leicht machen, Aufgaben zu automatisieren, mehr Aufmerksamkeit erhalten.
Im Jahr 2019 erreichte der Markt für Workflow-Automatisierung einen Wert von 8,07 Milliarden US-Dollar und wird voraussichtlich 39,49 Milliarden Dollar bis 2027mit einer durchschnittlichen Wachstumsrate von 23,68 % zwischen 2020 und 2027.
Was ist Workflow-Management?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Aufgaben, die Teil einer größeren Aufgabe sind. Ein Workflow soll dazu beitragen, ein vordefiniertes Geschäftsziel zu erreichen. Unternehmen nutzen das Workflow-Management, um bessere Ergebnisse auf der Grundlage einer bestimmten Zielsetzung zu erzielen.
Viele Unternehmen nutzen Workflow-Systeme, um Aufgaben in Verbindung mit Managementprinzipien zu automatisieren. Neben der Automatisierung von Aufgaben helfen Workflow-Management-Systeme den Beteiligten, Arbeitsabläufe einfach abzubilden, um sich wiederholende Aufgaben, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Gartner unterteilt das Workflow-Management in zwei miteinander verbundene Kategorien:
- Interne und externe Prozessintegration. Ein Ansatz, der die "Definition von anwendungsübergreifenden Geschäftsprozessen" vorsieht und "in der Regel eine standardbasierte kommerzielle Workflow-Entwicklungsumgebung erfordert".
- Automatisierte Ereignisse oder Prozesse. Ein Ansatz, der "die Durchführung automatisierter Aufgaben ... ermöglicht".
Die Vorteile von Workflow Management
Workflow-Management bietet Unternehmen in jeder Branche eine breite Palette von Vorteilen, darunter:
Stärkere Zusammenarbeit
Das Workflow-Management schafft klare Kommunikationskanäle. Die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden müssen, um Antworten zu erhalten. Darüber hinaus ermöglicht ein Workflow-Management-System die Kommunikation in Echtzeit und den Zugriff auf Daten im gesamten Unternehmen, was zu einer kooperativeren Arbeitsumgebung und einem besseren Kundenservice führt.
Verbesserte Compliance
Ein Arbeitsablauf besteht aus vielen beweglichen Teilen. Für Unternehmen, die sich weiterhin auf manuelle Prozesse verlassen, kann es eine Herausforderung sein, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Mit Workflow-Management können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften verbessern, indem sie Prozesse rationalisieren, menschliche Fehler durch Automatisierung reduzieren und die Verantwortlichkeit erhöhen.
Größere Transparenz
Die Weitergabe von Arbeitsabläufen an die Mitarbeiter hilft ihnen zu verstehen, welche Aufgaben zu einem Prozess gehören, wer für deren Erledigung zuständig ist und welche Schritte als nächstes anstehen. Dieses Maß an Transparenz verbessert die Arbeitsmoral und die Arbeitszufriedenheit, was auch die Produktivität steigern kann.
Reduzierte Kosten
Die Pandemie führte zu weitreichenden Kostensenkungsmaßnahmen, die noch einige Zeit andauern werden. Deloitte bezeichnet Deloitte bezeichnet diese weit verbreiteten COVID-19-Kostensenkungsmaßnahmen als "Save-to-Thrive" (Sparen, um zu überleben) und stellt fest, dass die Pandemie "ein zusätzliches Licht auf den Talenthebel geworfen und wichtige Transformationsmaßnahmen wie Automatisierung und Remote-Arbeit beschleunigt hat, die den Unternehmen helfen können, zu überleben, sobald das Virus eingedämmt ist und die nächste Normalität eintritt."
Das Workflow-Management spielt eine wesentliche Rolle bei der Kostensenkung. Unternehmen können Automatisierungstechnologien einsetzen, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die betriebliche Flexibilität durch sorgfältige Planung zu verbessern.
Allgemeine Beispiele
Es gibt eine potenziell unbegrenzte Anzahl von Anwendungsfällen für das Workflow-Management. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele, die Ihnen eine bessere Vorstellung davon vermitteln, was möglich ist:
Mitarbeiter-Onboarding
Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein zeitaufwändiger, aber wichtiger Prozess für viele Unternehmen. Ein effizienter Onboarding-Prozess spielt eine entscheidende Rolle bei der Bindung neuer Mitarbeiter. Die ersten Aufgaben in einem Onboarding-Workflow umfassen eine beträchtliche Menge an interner und externer Kommunikation. Mit der Workflow-Verwaltung kann die Erledigung jeder Aufgabe automatische Benachrichtigungen und Genehmigungen auslösen, so dass ein ständiges Hin und Her nicht mehr erforderlich ist.
Sobald der Mitarbeiter eine Zuverlässigkeitsüberprüfung und andere Einstellungsbedingungen bestanden hat, würde der Arbeitsablauf in die nächste Phase übergehen. Dies könnte automatisch weitere Aufgaben auslösen, z. B. die Zuweisung von Vermögenswerten und die Gewährung von E-Mail-Zugang.
Support-Anfragen
Die meisten Unternehmen benötigen ein System für die Verwaltung von IT-Supportanfragen. Ohne etablierte Arbeitsabläufe werden IT-Supportanfragen oft falsch behandelt. Die Benutzer müssen oft ständig nachfassen und haben möglicherweise lange Ausfallzeiten, was die Produktivität hemmt. Unternehmen können IT-Anfragen auf der Grundlage vordefinierter Regeln einfach weiterleiten. Die Benutzer können ihre Anfragen leicht nachverfolgen, und das Management kann die Leistung überwachen, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen.
Workflow-Management-Systeme
Ein Workflow-Management-System ist eine Softwarelösung, mit der sich Arbeitsabläufe leicht automatisieren und ausführen lassen. Es gibt viele Workflow-Management-Systeme, aus denen man wählen kann. Zwar bietet jedes von ihnen einzigartige Funktionen, doch die meisten umfassen die folgenden Funktionen:
- Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe abzubilden und zu definieren.
- Maßgeschneiderte und automatische Benachrichtigungen an die Beteiligten.
- Integrationsmöglichkeiten mit anderen Lösungen.
- Die Möglichkeit, Formulare zur Erfassung strukturierter Workflow-Daten zu erstellen.
- Funktionen zur Dokumentenverwaltung.
- Erweiterte Berichtsfunktionen, die Einblicke in die Leistung geben.
- Die Möglichkeit, externen Beteiligten Zugriffsrechte zu erteilen.
Workflow-Management-Systeme werden oft mit BPM-Plattformen verwechselt. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede. Der wichtigste Unterschied betrifft den Anwendungsbereich. Workflow-Management-Systeme konzentrieren sich auf die Aufgabenebene, während BPM Unternehmen helfen kann, einen einzelnen Prozess oder eine ganze Reihe von Geschäftsprozessen zu verbessern.
ProcessMaker ist eine preisgekrönte Low-Code-Plattform für Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Workflow-Automatisierung. ProcessMaker wurde mit dem "Design Management System of the Year"2020 von Remote Breakthrough, einer führenden unabhängigen Marktforschungsorganisation, ausgezeichnet.
