Guide de l'automatisation des flux de travail dans l'éducation

Des journalistes et des experts en économie mettent les universités au défi de préparer les étudiants à l'avenir du travail automatisé. Les éducateurs relèvent le défi, pompant les programmes d'études pleins de nouveaux cours et diplômes comme l'automatisation industrielle, la science des données et la gestion des processus d'affaires. Mais lorsqu'il s'agit de mettre à jour leurs propres opérations - comment les universités fonctionnent au quotidien - la puissance de l'automatisation des flux de travail est souvent négligée.la puissance de l'automatisation des flux de travail est souvent négligée.. Pour les institutions les plus performantes, il s'agit d'un avantage concurrentiel avéré qui permet d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et d'accorder au corps enseignant une plus grande marge de manœuvre pour créer une expérience intéressante pour les étudiants.

Pourquoi l'automatisation des flux de travail dans l'enseignement supérieur est-elle importante ? 

Les étudiants, les clients du système d'enseignement supérieur, sont comme les consommateurs de tout autre secteur.ils privilégient la commodité avant tout.l.

Les smartphones sont des baguettes magiques qui permettent de commander de la nourriture, de faire du stop et même d'accepter des demandes d'emploi. Pourtant, de nombreux administrateurs de l'enseignement supérieur continuent de frustrer les étudiants avec des formulaires papier et des chèques de paiement. 

Les processus manuels compliqués sont également un fléau pour la productivité des enseignants et du personnel. Un rapport a révélé que les professeurs d'université passent 30 % de leur temps à faire de la paperasse et à la gestion administrative.

Entrez dans automatisation des flux de travail pour l'enseignement supérieur. Grâce à cette technologie, vous pouvez réduire cinquante étapes manuelles à dix, dont beaucoup peuvent être exécutées sans intervention humaine.

• La paperasse se classe soigneusement dans des armoires numériques auxquelles vous pouvez accéder de n'importe où dans le monde.
• Les documents circulent automatiquement entre les parties qui les approuventsans qu'un échange en face à face soit nécessaire.
• Les départements ne travaillent plus en silo mais échangent des informations de façon transparente à partir d'un centre de données central.mais échangent régulièrement des informations, accessibles de manière transparente à partir d'un point central..
• Les étudiants peuvent accéder aux services du campus et du bureau d'enregistrement via des applicationset des chatbots répondent aux questions rapides des étudiants potentiels qui recherchent une université.

Dans une étude réalisée par Ernst & Young, les chercheurs ont constaté que l'automatisation a réduit les points de contact des processus dans une université de 40 à 1, réduisant la charge de travail des éducateurs jusqu'à 13 heures par semaine. Avec de tels résultats, il n'est pas surprenant que de nombreux campus automatisent leurs processus administratifs. campus automatisent les processus de back-office de haut en bas..

Comment les flux de travail automatisés aident-ils les administrateurs d'université ?

Des centaines de collèges et d'universités automatisent les opérations de back-office dans tous les coins du campus. Les utilisateurs de ProcessMaker profitent des avantages de l'automatisation dans chaque département : 

• Admissions
• Aide financière
• Enregistrement et dossiers
• Affaires académiques
• Affaires étudiantes
• Comptes étudiants
• Technologies de l'information et sécurité
• Gestion des installations
• Finances et comptabilité
• Ressources humaines

L'automatisation aide ces équipes à réduire la paperasserie, améliorant ainsi l'efficacité et les dépenses dans des fonctions telles que : 

• Marketing auprès des étudiants potentiels
• Demandes d'étudiants éligibles
• Rationalisation du processus de transfert de crédits
• Évaluation des candidats aux bourses d'études
• Traitement des demandes de prêts d'aide financière
• Faciliter les besoins d'ajout et de retrait de cours
• Changement de notes
• Gestion des dossiers des étudiants
• Accepter le paiement des frais de scolarité
• Distribuer les lettres d'acceptation et de refus
• Attirer des dons
• Augmentation du nombre d'étudiants
• Tenue des registres de présence
• Planification des programmes de cours et des horaires
• Communiquer avec le corps enseignant
• Renforcer la résilience opérationnelle face à la Grande Démission
• Gestion des demandes de congés des professeurs
• Suivi de l'admissibilité au diplôme
• Approuver les demandes d'obtention de diplôme
• Planification des cérémonies de remise des diplômes

Heureusement pour les universités, bon nombre de ces processus sont répétitifs, ce qui est pénible pour les travailleurs humains mais une aubaine pour les logiciels automatisés. Ce ne sont là que quelques-unes des solutions de processus que les grandes écoles automatisent. Explorez les centaines de processus que nos clients ont automatisés tout autour du campus.

Exemples populaires de la manière dont les collèges et les universités utilisent l'automatisation des flux de travail pour tirer parti des tendances technologiques

Imaginez ce que vos meilleurs cerveaux pourraient faire s'ils pouvaient se concentrer davantage sur la création d'une expérience agréable et prospère pour les étudiants que sur la paperasse. Les universités utilisent l'automatisation pour libérer le corps professoral en confiant les tâches chronophages à des logiciels.

Voici quelques moyens populaires qu'ils utilisent pour lutter contre les 10 heures par semaine gaspillées en courriels fastidieux et autres tâches administratives.

Attirer de nouveaux étudiants

De nombreux flux d'accueil des nouveaux étudiants commencent par leur demander de télécharger un PDF ou de remplir un formulaire Web. Bien que le processus puisse sembler numérique du côté de l'étudiantil implique une série de tâches manuelles et internes pour satisfaire la demande. Et c'est là que les problèmes et les difficultés commencent.

L'automatisation des processus numériques transforme ces maux de tête manuels en centrales automatisées. Les étudiants peuvent remplir des formulaires comme les demandes d'admission directement sur votre site web. Vous pouvez même créer des applications personnalisées pour des programmes de niche comme l'application CCAMPIS (Child Care Access Means Parents in School) qui ne sont pas pris en compte de manière adéquate par la plupart des CRM.

Cliquer sur "soumettre déclenche comme par magie une série de processus en arrière-plan.. Les systèmes transmettent les demandes aux bonnes personnes, suivent leurs réponses et stockent toutes les informations dont vous avez besoin dans la bonne base de données. En réduisant les échanges et la nécessité d'un suivi, vous pouvez réduire le temps nécessaire pour satisfaire une demande de plusieurs jours à quelques heures.

Rationaliser l'inscription aux cours 

Améliorez votre norme Enregistrement et dossiers avec la puissance de l'automatisation. En numérisant les processus d'ajout et d'abandon de cours, les changements de notes ou les déclarations de majeure, les étudiants peuvent passer moins de temps à se préoccuper des problèmes administratifs et plus de temps à se concentrer sur leurs études.

La rationalisation des opérations peut permettre aux étudiants d'économiser de l'argent et d'augmenter les taux d'obtention de diplôme. Prenez le processus de transfert de crédits, par exemple. Les accrocs administratifs dans ce service peuvent coûter 12 000 dollars par an aux étudiants et influencer grandement leur décision de rester inscrit. Trouvez celui qui peut avoir le plus grand impact sur votre école ici.

Gérer les ressources humaines

La Grande Démission met en évidence comment des processus désorganisés peuvent le monde de l'enseignement supérieurksupérieur. Combien de vos processus n'existent que dans la mémoire d'un seul employé expert ? Toutes vos connaissances institutionnelles s'envolent avec le départ d'un employé, ce qui rend impossible la formation adéquate des nouveaux arrivants.

L'automatisation du flux de travail aide les institutions à codifier toutes leurs règles et processus. Chacun sait précisément quelles sont les tâches à accomplir et beaucoup d'entre elles s'exécutent automatiquement sans intervention humaine. 

Un département qui bénéficie largement de l'automatisation des flux de travail est les ressources humaines. Les processus tels que l'intégration, l'accréditation des enseignants et les demandes d'embauche d'enseignants auxiliaires deviennent des listes de contrôle. deviennent des listes de contrôle automatiquement exécutées par votre plateforme DPA.

Identifier les meilleurs candidats à l'automatisation sur votre campus.

Toutes les séquences de tâches ne se prêtent pas à l'automatisation. Celles qui sont répétables, manuelles et particulièrement chronophages sont les endroits idéaux pour commencer. Faites attention à ces activités courantes : 

• Tâches fréquentes et répétitives
• Copier et coller des données entre les systèmes
• Formulaires manuels ou demandes
• Rédaction de rapports
• Calendrier des actions de promotion des ventes
• Coordonner les approbations

Comment réduire la liste ? Les tâches qui reviennent fréquemment doivent être vos cibles principales : l'automatisation des tâches quotidiennes vous fera gagner plus de temps que les tâches trimestrielles. 

Se concentrer sur les domaines qui améliorent l'expérience des étudiants

Vous devez identifier les processus pour lesquels un gain d'efficacité se répercutera sur la réussite des étudiants. Par exemple, une étude montre que les étudiants transférés qui bénéficient de des crédits limités pour leurs travaux universitaires antérieurs ont 2,5 fois moins susceptibles d'obtenir leur diplôme avec vous. Identifiez des tâches telles que l'amélioration du flux de travail pour les crédits de transfertqui peuvent simplifier l'expérience des étudiants et augmenter les taux d'obtention de diplôme.

Une fois que vous avez identifié et vérifié les bons processus, vous pouvez commencer à explorer la façon dont votre équipe exécute chaque étape du processus.

Identifier les parties prenantes 

De nombreux processus impliquent des représentants de différents départements de votre université. EDUCAUSE encourage les campus à mettre en place des initiatives florissantes à l'échelle du campus, et à ne pas créer de petites réussites isolées connues sous le nom de "poches d'excellence." Plus le nombre d'équipes et de départements que vous pouvez faire participer est important, plus votre programme d'APD aura de chances de durer.

Identifiez chaque personne impliquée dans le processus et invitez-la à participer à l'identification de toutes les étapes et de tous les systèmes concernés. Gartner appelle cette approche collaborative une "équipe de fusion."

Les équipes Fusion sont des groupes interdépartementaux qui peuvent participer à un processus qui concerne plusieurs départements et différents systèmes. Par exemple, un processus de retrait d'un étudiant nécessiterait la participation du registraire, du logement, de la réussite et de la persistance des étudiants, de l'aide financière et de l'économe. Ils se réunissent en tant qu'experts dans leur domaine et réfléchissent à la meilleure façon d'intégrer l'automatisation à leur étape du flux de travail dont ils sont responsables. Identifier toutes les bonnes parties prenantes dès le départ garantit un plan complet qui satisfait toutes les parties prenantes. Et n'oublions pas d'inclure les analystes d'affaires informatiques qui peuvent fournir une expertise technique.

Évaluer les flux de travail et créer une cartographie des processus 

Maintenant que vous disposez d'une liste des cibles les plus efficaces pour l'automatisation, il est temps d'évaluer comment vous pouvez les mettre en œuvre au mieux. Commencez par vous renseigner. Interrogez les membres du personnel responsables de chaque fonction pour mieux comprendre les étapes de chaque processus. Envisagez d'y passer une journée pour étudier précisément la façon dont chaque membre du personnel exécute les tâches, puis suivez le fil d'Ariane. Lorsqu'un processus est lié à une base de données ou à un membre du corps enseignant d'un autre département, identifiez la partie responsable et analysez également ses procédures. À l'aide d'un modélisateur de processusvous pouvez cartographier efficacement chaque étape de l'ensemble du processus, du début à la fin.

L'automatisation transforme tous les secteurs qu'elle touche, de la fabrication au marketing en passant par la banque. Les établissements d'enseignement supérieur et les universités intègrent activement l'automatisation dans leurs programmes de cours, afin d'apprendre aux étudiants à tirer parti de ce puissant outil sur le marché du travail. Les administrateurs des établissements d'enseignement supérieur les plus performants reconnaissent également son vaste potentiel pour améliorer les opérations à l'échelle du campus. Votre université est-elle prête à lancer votre stratégie d'automatisation?