Des solutions adaptées à l'enseignement supérieur

ProcessMaker peut être utilisé pour rationaliser votre institution tout autour du campus. Cliquez ci-dessous sur la section qui correspond le mieux à vos besoins.

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Technologies de l'information

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Ressources humaines

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Flux de travail Ellucian

Solutions pour l'enregistrement et les universitaires

Démonstration du livre
Transformez votre évaluation des crédits de transfert en une expérience numérique avec des formulaires et des écrans permettant à votre faculté et à votre personnel d'évaluer les cours non articulés. En commençant par le relevé de notes entrant, vérifiez les correspondances dans votre base de données d'articulation existante. Les cours non appariés sont recherchés dans le catalogue des cours pour la description du cours. Les cours sont acheminés électroniquement vers le département approprié qui examine la description et fournit le cours équivalent dans un formulaire. Ce cours est ensuite renvoyé à la base de données d'articulation de sorte que la prochaine fois que ce cours est présenté, il peut être automatiquement mis en correspondance. Une fois que tous les cours ont été évalués, des notifications peuvent être envoyées et la documentation peut être stockée. La solution a la capacité de notifier les réviseurs du département, qui peuvent parfois être des professeurs, par e-mail et d'envoyer automatiquement des rappels par e-mail.

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Regardez le webinaire : Automatisation du processus de transfert de crédits ou télécharger le livre blanc sur les crédits de transfert
La déclaration ou le changement de programme ou de domaine d'études - majeure ou mineure - peut être automatisé pour examen et approbation. Publiez un formulaire sur votre site Web pour que les étudiants puissent demander le changement. Acheminez automatiquement le formulaire pour examen et approbation. Informez les étudiants et les conseillers une fois le processus terminé.

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Les modifications telles que la transformation d'un "Incomplet" en une note en lettre ou la modification d'une note officielle après un appel peuvent être automatisées pour les approbations et stockées avec une piste d'audit complète pour la conformité. Des notifications par courriel peuvent être envoyées à d'autres services, tels que l'aide financière ou le conseil académique, ainsi qu'aux professeurs et aux étudiants.

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En ce qui concerne l'obtention d'un diplôme, il existe plusieurs processus pour lesquels l'automatisation peut simplifier et accélérer les processus de demande de diplôme. La demande de diplôme proprement dite commence par une demande d'audit de diplôme auprès d'un conseiller et passe par des examens, des réunions et des audits pour s'assurer que le relevé de notes de l'étudiant est exact et répond à toutes les exigences du programme de diplôme.

Il y a ensuite la cérémonie de remise des diplômes pour laquelle l'établissement doit savoir qui va participer à la cérémonie, la prononciation du nom, la taille du chapeau et de la toge, la réservation des places et tant d'autres choses qui contribuent à faire de la cérémonie un succès pour chaque étudiant. Ajoutez l'automatisation aux formulaires pour capturer les informations correctes, confirmer la participation, accepter les accords et envoyer des rappels, le tout par le biais d'une plateforme automatisée.

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Solutions pour les technologies de l'information

Démonstration du livre
En tant que sous-processus de l'accueil des nouveaux employés, ou en tant que processus de demande autonome qui gère les demandes de comptes utilisateurs du début à la fin. autonome qui gère les demandes de comptes utilisateurs du début à la fin. Les audits de sécurité sont un jeu d'enfant car chaque étape du processus est enregistrée.
  • Formulaire de demande de comptes utilisateurs dans divers systèmes
  • Acheminement simultané ou séquentiel pour approbation
  • Renvoyer pour apporter des modifications
  • Approbations acheminées pour la création de comptes
  • Envoyer des informations d'identification
  • Informer les parties prenantes
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Initier le déclassement du compte en :
  • Révision périodique (ad hoc ou programmée) des comptes pour évaluer le renouvellement.
  • Déclassement de compte ad-hoc
  • Événements de résiliation/séparation
  • Supprimer le compte
  • Informer les parties prenantes
  • Maintenir des journaux d'audit complets
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Solutions pour la gestion des installations

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Les campus universitaires sont comme des petites villes et les demandes d'entretien affluent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. La mise en ligne d'un formulaire de demande d'entretien et l'acheminement électronique des demandes en fonction de l'heure de la journée ou du service peuvent être effectués de n'importe où et à tout moment.

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Les campus universitaires disposent souvent d'espaces qui doivent être réservés pour être utilisés. Outre l'espace physique, d'autres demandes accompagnent la réservation, comme l'équipement audiovisuel, les sièges, les tables et même les services de restauration. Ces demandes peuvent provenir du grand public (mariages, séances de photos, etc.), mais aussi de groupes d'étudiants (clubs, fraternités et sororités) et même d'enseignants et de membres du personnel qui doivent tenir des réunions sur le campus. Créez des formulaires de demande d'événements qui concernent plusieurs départements et qui ont plusieurs interactions avec l'écran et le formulaire qui sont affichés ou signés, puis acheminés automatiquement, en gardant la trace de toute la demande en un seul endroit.

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Solutions pour les ressources humaines

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L'intégration de vos enseignants et de votre personnel peut être systématisée sous la forme d'un processus automatisé étape par étape, dans lequel chaque employé est guidé, en veillant à ce que chaque étape requise soit réalisée et enregistrée. Présentez-leur des formulaires, des tâches et des listes de contrôle, capturez les signatures et reconnaissez les accords ou les politiques. Ajoutez des sous-processus supplémentaires pour le corps enseignant, y compris les activités de réintégration ultérieures pour les enseignants à temps partiel/adjoints qui entrent et sortent de votre établissement.

Le désengagement peut également être transformé par l'automatisation, les actions étant effectuées à une date effective. Envoyez des notifications aux différents départements du campus, tels que l'informatique, la sûreté et la sécurité, les ressources humaines, etc., avec des listes de contrôle spécifiques pour mettre hors service les comptes des utilisateurs, collecter les badges, les cartes de stationnement, etc. Consignez toutes les étapes avec un horodatage pour améliorer la visibilité et garantir la conformité. Mettez fin aux activités des professeurs auxiliaires/à temps partiel qui peuvent cesser temporairement de travailler pendant de longues périodes.

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L'emploi des étudiants est un défi et est souvent négligé par la plupart des systèmes commerciaux RH/HCM. Les étudiants ont souvent plusieurs emplois sur le campus, certains passant d'un poste à l'autre en fonction de la période de l'année (emplois d'été, quelqu'un ?). Il est donc nécessaire de mettre en place des processus adéquats pour gérer le premier emploi sur votre campus, mais aussi chaque emploi supplémentaire que l'étudiant occupe jusqu'à l'obtention de son diplôme. Créez des processus d'intégration pour gérer le cas où un étudiant cesse d'occuper un emploi avant de commencer sa prochaine affectation.

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Solutions pour Ellucian Workflow

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Ellucian Workflow est optimisé par ProcessMaker. Visitez le site Web d'Ellucian pour découvrir comment ProcessMaker, avec une connectivité directe à Ellucian Ethos, fournit l'automatisation des formulaires et du workflow à plus de 200 institutions. En savoir plus sur Ellucian Workflow 2.0.

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