Journalisten und Wirtschaftsexperten fordern die Universitäten auf Studenten auf die Zukunft der automatisierten Arbeit vorzubereiten. Die Lehrkräfte stellen sich dieser Herausforderung und füllen ihre Lehrpläne mit neuen Kursen und Abschlüssen wie Industrieautomatisierung, Datenwissenschaft und Geschäftsprozessmanagement. Wenn es jedoch darum geht, die eigenen Abläufe zu verbessern - wie die Universitäten ihr Tagesgeschäft abwickeln -wird die Leistung der Workflow-Automatisierung oft übersehen. Für leistungsstarke Einrichtungen ist sie ein bewährter Wettbewerbsvorteil der die Effizienz verbessert, die Kosten senkt und den Lehrkräften mehr Spielraum für die Gestaltung eines ansprechenden Studienerlebnisses gibt.
Warum ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Hochschulbildung wichtig?
Studierende, die Kunden des Hochschulsystems, sind wie Verbraucher in jedem anderen Sektor.sie schätzen Bequemlichkeit über allesl.
Smartphones sind die Zauberstäbe, mit denen man Essen bestellen, eine Mitfahrgelegenheit anfordern und sogar Bewerbungen annehmen kann. Doch viele Hochschulverwaltungen frustrieren die Studierenden immer noch mit Formularen und Schecks in Papierform.
Unübersichtliche, manuelle Prozesse sind auch ein Fluch für die Produktivität von Lehrkräften und Mitarbeitern. Einem Bericht zufolge verbringen Lehrkräfte an Hochschulen 30 % ihrer Zeit mit Papierkram und Verwaltungsaufgaben aufwenden.
Eingabe Workflow-Automatisierung für die Hochschulbildung. Mit dieser Technologie können Sie fünfzig manuelle Schritte auf zehn reduzieren, von denen viele ohne menschliches Eingreifen ablaufen können.
- Der Papierkram wird ordentlich in digitalen Schränken abgelegt auf die Sie von jedem Ort der Welt aus zugreifen können.
- Die Dokumente werden automatisch zwischen den Genehmigungsparteien ausgetauschtohne die Notwendigkeit eines persönlichen Austauschs.
- Die Abteilungen arbeiten nicht mehr in einem Silo, sondern ftauschen Informationen aus, die von einem zentralen Knotenpunkt aus nahtlos zugänglich sind.
- Studenten können über Apps auf Campus- und Registrierungsdienste zugreifenund Chatbots beantworten schnelle Fragen von Studieninteressierten, die sich für eine Hochschule interessieren.
In einer Studie von Ernst & Young fanden Forscher heraus, dass Automatisierung die Anzahl der Berührungspunkte mit dem Prozess an einer Universität von 40 auf 1 reduziert werden konnten, wodurch sich die Arbeitsbelastung der Lehrkräfte um bis zu 13 Stunden pro Woche. Angesichts solcher Ergebnisse ist es nicht verwunderlich, dass viele Hochschulen ihre Back-Office-Prozesse von Grund auf automatisieren.
Wie helfen automatisierte Arbeitsabläufe der Hochschulverwaltung?
Hunderte von Hochschulen und Universitäten automatisieren Back-Office-Abläufe in jedem Winkel des Campus. ProcessMaker-Anwender genießen die Vorteile der Automatisierung in allen Abteilungen:
- Zulassungen
- Finanzielle Hilfe
- Registrierung und Aufzeichnungen
- Akademische Angelegenheiten
- Studentische Angelegenheiten
- Studentische Konten
- Informationstechnologie und Sicherheit
- Gebäudemanagement
- Finanz- und Rechnungswesen
- Personalwesen
Die Automatisierung hilft diesen Teams, den Papierkram zu reduzieren und so die Effizienz und die Ausgaben in Bereichen wie der Verwaltung zu verbessern:
- Marketing für Studieninteressierte
- Qualifizierte Bewerbungen von Studenten
- Rationalisierung des Anrechnungsverfahrens
- Bewertung von Stipendienbewerbern
- Bearbeitung von Darlehensanträgen für Finanzhilfen
- Erleichterung des Hinzufügens/Absetzens von Kursen
- Änderung der Noten
- Verwaltung von Schülerdaten
- Annahme von Zahlungen für Studiengebühren
- Verteilung von Annahme- und Ablehnungsschreiben
- Spenden einwerben
- Zunehmende Einschreibung von Studenten
- Führen von Anwesenheitsprotokollen
- Planung von Kursprogrammen und Stundenplänen
- Kommunikation mit dem Lehrkörper
- Stärkung der operativen Widerstandsfähigkeit angesichts des großen Rücktritts
- Verwaltung von Urlaubsanträgen von Lehrkräften
- Verfolgung der Anspruchsberechtigung für die Graduierung
- Genehmigung von Anträgen auf Graduierung
- Planung von Schulabschlussfeiern
Zum Glück für die Hochschulen sind viele dieser Prozesse repetitiv - eine Qual für menschliche Mitarbeiter, aber ein Segen für automatisierte Software. Dies ist nur eine Handvoll der Prozesslösungen, die Spitzenhochschulen automatisieren. Sehen Sie sich die Hunderte von Prozessen an die unsere Kunden überall auf dem Campus automatisiert haben.
Beliebte Beispiele dafür, wie Hochschulen und Universitäten die Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzen, um von Technologietrends zu profitieren
Stellen Sie sich vor, was Ihre besten Köpfe tun könnten, wenn sie sich mehr auf die Schaffung eines angenehmen, erfolgreichen Studienerlebnisses konzentrieren könnten als auf Papierkram. Universitäten nutzen die Automatisierung um Lehrkräfte zu entlasten, indem sie zeitraubende Aufgaben an Software abgeben.
Hier sind einige populäre Methoden, mit denen sie sich gegen die Krise wehren 10 Stunden pro Woche die mit lästigen E-Mails und anderen Verwaltungsaufgaben verschwendet werden.
Neue Studenten anlocken
Viele Arbeitsabläufe für die Aufnahme neuer Studenten beginnen damit, dass die Studenten aufgefordert werden, eine PDF-Datei herunterzuladen oder ein Webformular auszufüllen. Auch wenn der Prozess auf der Seite des Studenten digital anfühltist jedoch eine Reihe manueller, interner Aufgaben erforderlich, um die Anfrage zu erfüllen. Und genau hier beginnen die Probleme und Pannen.
Die digitale Prozessautomatisierung verwandelt diese manuellen Kopfschmerzen in automatisierte Kraftwerke. Studenten können Formulare wie Zulassungsanträge ausfüllen direkt auf Ihrer Website ausfüllen. Sie können sogar benutzerdefinierte Apps für Nischenprogramme wie die CCAMPIS-Anwendung (Child Care Access Means Parents in School) erstellen, die von den meisten CRMs nicht angemessen berücksichtigt werden.
Ein Klick auf 'Absenden' löst auf magische Weise eine Reihe von Back-End-Prozessen aus. Die Systeme leiten Anfragen an die richtigen Personen weiter, verfolgen deren Antworten und speichern alle Informationen, die Sie benötigen, in der richtigen Datenbank. Durch den Wegfall von Hin- und Rückfragen und die Verringerung der Notwendigkeit von Nachfassaktionen können Sie die Zeit, die Sie zur Beantwortung einer Anfrage benötigen, von Tagen auf wenige Stunden verkürzen.
Rationalisierung der Kursanmeldung
Erhöhen Sie Ihren Standard Registrierung und Aufzeichnungen Formulare mit der Kraft der Automatisierung. Durch die Digitalisierung von Prozessen für die Hinzufügung/Abmeldung von Kursen, die Änderung von Noten oder die Deklaration von Studienfächern können Studierende weniger Zeit mit administrativen Problemen verbringen und sich mehr auf ihr Studium konzentrieren.
Die Straffung von Abläufen kann Studierenden Geld sparen und die Abschlussquoten erhöhen. Nehmen Sie zum Beispiel den Prozess der Anrechnung von Studienleistungen. Administrative Probleme in dieser Abteilung können Studenten 12.000 Dollar pro Jahr kosten und haben einen großen Einfluss auf ihre Entscheidung, immatrikuliert zu bleiben. Finden Sie den Punkt, der den größten Einfluss auf Ihre Schule haben kann hier.
Verwaltung der Humanressourcen
Die große Resignation macht deutlich, wie sich unorganisierte Prozesse die Hochschularbeit beeinflussenkPersonal. Wie viele Ihrer Prozesse existieren nur noch im Gedächtnis eines einzelnen Experten? Mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters geht Ihr gesamtes institutionelles Wissen verloren, so dass es unmöglich ist, neue Mitarbeiter angemessen einzuarbeiten.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft Institutionen, alle Regeln und Prozesse zu kodifizieren. Jeder weiß genau, um welche Aufgaben es sich handelt - und viele laufen automatisch ohne menschliches Zutun ab.
Eine Abteilung, die stark von der Workflow-Automatisierung profitiert, ist Personalwesen. Prozesse wie Onboarding, Zulassung von Lehrkräften und Anträge auf Einstellung von Lehrbeauftragten werden zu Checklisten die automatisch von Ihrer DPA-Plattform ausgeführt werden.
Identifizieren Sie die stärksten Kandidaten für die Automatisierung auf Ihrem Campus
Nicht jede Abfolge von Aufgaben ist für die Automatisierung geeignet. Diejenigen, die wiederholbar, manuell und besonders zeitraubend sind, sind die idealen Ansatzpunkte. Achten Sie auf diese häufigen Tätigkeiten:
- Häufige und sich wiederholende Aufgaben
- Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Systemen
- Manuelle Formulare oder Anträge
- Zusammenstellung von Berichten
- Terminierung von Verkaufseinsätzen
- Koordinierung der Genehmigungen
Wie können Sie die Liste abarbeiten? Aufgaben, die häufig anfallen, sollten Sie ganz oben auf die Liste setzen: Die Automatisierung von Aufgaben, die täglich anfallen, spart mehr Zeit als vierteljährliche Aufgaben.
Konzentration auf Bereiche, die die Erfahrung der Studenten verbessern
Sie wollen Prozesse aufzeigen, bei denen sich eine Effizienzsteigerung auf den Erfolg der Studierenden auswirken wird. Eine Studie zeigt zum Beispiel, dass Studienwechsler, die eine begrenzte Credits für ihre vorherige akademische Arbeit erhalten, eine 2,5x weniger wahrscheinlich einen Abschluss machen mit Ihnen. Identifizieren Sie Aufgaben wie einen verbesserten Arbeitsablauf zur Anrechnung von Studienleistungendie die Erfahrung der Studierenden optimieren können und Abschlussquoten erhöhen.
Sobald Sie die richtigen Prozesse identifiziert und überprüft haben, können Sie damit beginnen, genau zu untersuchen, wie Ihr Team die einzelnen Prozessschritte durchführt.
Identifizierung von Interessengruppen
An vielen Prozessen sind Vertreter verschiedener Abteilungen Ihrer Universität beteiligt. EDUCAUSE ermutigt die Hochschulen, florierende Initiativen auf dem gesamten Campus aufzubauen und nicht nur kleine Einzelerfolge zu schaffen, die als "Exzellenztaschen." Je mehr Teams und Abteilungen Sie mit ins Boot holen können, desto wahrscheinlicher wird Ihr DPA-Programm Bestand haben.
Ermitteln Sie alle am Prozess beteiligten Personen und laden Sie sie ein, sich an der Ermittlung aller beteiligten Schritte und Systeme zu beteiligen. Gartner nennt diesen kollaborativen Ansatz ein "Fusions-Team."
Fusion-Teams sind abteilungsübergreifende Gruppen, die an einem abteilungs- und systemübergreifenden Prozess teilnehmen können. Zum Beispiel würde ein Prozess zur Abmeldung von Studenten Beiträge von der Registrierstelle, dem Wohnungswesen, der Abteilung für Studienerfolg und Persistenz, der Finanzhilfe und dem Geldgeber benötigen. Sie kommen als Experten auf ihrem Gebiet zusammen und überlegen gemeinsam, wie sie die Automatisierung am besten in den Arbeitsablauf integrieren können, für den sie verantwortlich sind. Die Identifizierung der richtigen Stakeholder zu Beginn gewährleistet einen umfassenden Plan, der alle Beteiligten zufrieden stellt. Und vergessen Sie nicht, die IT-Business-Analysten einzubeziehen, die technisches Fachwissen liefern können.
Bewertung von Arbeitsabläufen und Erstellung einer Prozesslandkarte
Nun, da Sie eine Liste der effektivsten Ziele für die Automatisierung haben, ist es an der Zeit zu bewerten, wie Sie diese am besten umsetzen können. Beginnen Sie damit, sich umzuhören. Befragen Sie die Mitarbeiter, die für die einzelnen Funktionen zuständig sind, um die einzelnen Arbeitsschritte besser zu verstehen. Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um genau zu studieren, wie jeder Mitarbeiter seine Aufgaben ausführt, und folgen Sie dann den Spuren. Wenn ein Prozess mit einer Datenbank oder einem Fakultätsmitglied in einer anderen Abteilung in Verbindung steht, ermitteln Sie die verantwortliche Partei und analysieren Sie auch deren Verfahren. Verwenden Sie einen Prozessmodelliererkönnen Sie jeden Schritt des gesamten Prozesses von Anfang bis Ende effektiv abbilden.
Die Automatisierung verändert jede Branche, von der Fertigung über das Marketing bis hin zum Bankwesen. Hochschulen und Universitäten binden die Automatisierung aktiv in ihre Lehrpläne ein und lehren ihre Studenten, wie sie dieses leistungsstarke Werkzeug in der Arbeitswelt einsetzen können. Leistungsstarke Hochschuladministratoren erkennen auch das enorme Potenzial der Automatisierung zur Verbesserung der Abläufe auf dem gesamten Campus. Ist Ihre Universität bereit für Ihre Automatisierungsstrategie zu starten?
