Guía para la automatización del flujo de trabajo en la educación

Larissa Lewis 13 de septiembre de 2022 Educación superior

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Periodistas y expertos en economía desafían a las universidades a preparar a los estudiantes para el futuro del trabajo automatizado. Los educadores están aceptando el reto, llenando los planes de estudio de nuevos cursos y títulos como la automatización industrial, la ciencia de los datos y la gestión de procesos empresariales. Pero, cuando se trata de mejorar sus propias operaciones -la forma en que las universidades funcionan en el día a día-el poder de la automatización de los flujos de trabajo suele pasarse por alto. Para las instituciones de alto rendimiento, es una ventaja competitiva probada que mejora la eficiencia, reduce los costes y concede al profesorado más ancho de banda para crear una experiencia atractiva para los estudiantes.

¿Por qué es importante la automatización del flujo de trabajo en la enseñanza superior? 

Los estudiantes, los clientes del sistema de enseñanza superior, son como los consumidores de cualquier otro sector: valoran la comodidad por encima de todo.valoran la comodidad por encima de todol.

Los teléfonos inteligentes son las varitas mágicas que pueden pedir comida, llamar a un taxi e incluso aceptar solicitudes de empleo. Sin embargo, muchos administradores de la enseñanza superior siguen frustrando a los estudiantes con formularios y cheques de pago en papel. 

Los procesos manuales y enrevesados son también una pesadilla para la productividad de los educadores y el personal. Un informe revela que el profesorado universitario dedica el 30% de su tiempo en papeleo y las tareas administrativas.

Entre en automatización del flujo de trabajo para la enseñanza superior. Con esta tecnología, puede reducir cincuenta pasos manuales a diez, muchos de los cuales pueden ejecutarse sin intervención humana.

  • El papeleo se archiva ordenadamente en armarios digitales a los que puedes acceder desde cualquier parte del mundo.
  • Los documentos se mueven entre las partes aprobadoras automáticamentesin necesidad de intercambios presenciales.
  • Los departamentos ya no trabajan en un silo, sino que fntercambian información de forma fluida y accesible desde un centro..
  • Los estudiantes pueden acceder al campus y a los servicios de registro a través de aplicacionesy los chatbots responden a las preguntas rápidas de los futuros estudiantes que buscan opciones universitarias.

En un estudio realizado por Ernst & Young, los investigadores descubrieron que la automatización redujo los puntos de contacto del proceso en una universidad de 40 a 1, reduciendo la carga de trabajo de los educadores hasta en 13 horas a la semana. Con resultados tan potentes como estos, no es de extrañar que muchos campus están automatizando los procesos administrativos de arriba a abajo..

¿Cómo ayudan los flujos de trabajo automatizados a los administradores universitarios?

Cómo ayudan los flujos de trabajo automatizados a los administradores universitarios-02

Cientos de colegios y universidades automatizan las operaciones de back-office en cada rincón del campus. Los usuarios de ProcessMaker están disfrutando de los beneficios de la automatización en cada departamento: 

  • Admisión
  • Ayuda financiera
  • Inscripción y registros
  • Asuntos académicos
  • Asuntos estudiantiles
  • Cuentas de los estudiantes
  • Tecnología y seguridad de la información
  • Gestión de instalaciones
  • Finanzas y Contabilidad
  • Recursos Humanos

La automatización ayuda a estos equipos a reducir el papeleo, mejorando la eficiencia y el gasto en funciones como: 

  • Marketing para futuros estudiantes
  • Solicitudes de estudiantes que cumplen los requisitos
  • Agilizar el proceso de transferencia de créditos
  • Evaluación de los solicitantes de becas
  • Tramitación de solicitudes de préstamos de ayuda financiera
  • Facilitar las necesidades de añadir/abandonar cursos
  • Cambio de notas
  • Gestión de los expedientes de los estudiantes
  • Aceptación de pagos de matrícula
  • Distribución de cartas de aceptación y rechazo
  • Atracción de donaciones
  • Aumentar la matrícula de los estudiantes
  • Mantenimiento de los registros de asistencia
  • Planificación de los programas y horarios de los cursos
  • Comunicación con el profesorado
  • Reforzar la resistencia operativa ante la Gran Resignación
  • Gestionar las solicitudes de vacaciones del profesorado
  • Seguimiento de la elegibilidad para la graduación
  • Aprobación de las solicitudes de graduación
  • Planificación de las ceremonias de graduación

Afortunadamente para las universidades, muchos de estos procesos son repetitivos, una molestia para los trabajadores humanos pero una ventaja para el software automatizado. Éstas son sólo algunas de las soluciones de procesos que las mejores universidades están automatizando. Explore los cientos de procesos que nuestros clientes han automatizado en todo el campus.

Ejemplos populares de cómo los colegios y universidades están utilizando la automatización del flujo de trabajo para aprovechar las tendencias tecnológicas

Imagine lo que podrían hacer sus mejores mentes si pudieran centrarse más en crear una experiencia estudiantil agradable y próspera que en el papeleo. Las universidades utilizan la automatización para liberar al profesorado, transfiriendo a los programas informáticos las tareas que consumen mucho tiempo.

Estas son algunas de las formas más populares en las que están luchando contra la 10 horas semanales que se pierden en los pesados correos electrónicos y otras tareas administrativas.

Atraer a nuevos estudiantes

Muchos flujos de trabajo de incorporación de nuevos alumnos comienzan pidiendo a los estudiantes que descarguen un PDF o rellenen un formulario web. Aunque el proceso puede digital por parte del estudianteimplica una serie de tareas manuales e internas para satisfacer la solicitud. Y aquí es donde comienzan los inconvenientes y los problemas.

La automatización de los procesos digitales convierte estos quebraderos de cabeza manuales en centrales automatizadas. Los estudiantes pueden rellenar formularios como las solicitudes de admisión directamente en su sitio web. Incluso puede crear aplicaciones personalizadas para programas especializados, como la aplicación CCAMPIS (Child Care Access Means Parents in School), que la mayoría de los CRM no abordan adecuadamente.

Al hacer clic en "enviar desencadena mágicamente una serie de procesos de fondo. Los sistemas hacen pasar las solicitudes por las personas adecuadas, hacen un seguimiento de sus respuestas y almacenan toda la información que necesita tener a mano en la base de datos adecuada. Al reducir las idas y venidas y la necesidad de hacer un seguimiento, se puede reducir el tiempo que se tarda en satisfacer una solicitud de días a sólo horas.

Agilizar la inscripción en los cursos 

Superar su estándar Registros y expedientes con el poder de la automatización. Al digitalizar los procesos de añadir/abandonar cursos, los cambios de notas o las declaraciones de especialidad, los estudiantes pueden pasar menos tiempo cargado de dolores de cabeza administrativos y más tiempo centrado en sus estudios.

La racionalización de las operaciones puede ahorrar dinero a los estudiantes y aumentar las tasas de graduación. Por ejemplo, el proceso de transferencia de créditos. Los problemas administrativos en este departamento pueden costar a los estudiantes 12.000 dólares al año y son un factor importante en su decisión de seguir matriculados.. Encuentre el que puede tener el mayor impacto en su escuela aquí.

Gestionar los recursos humanos

La gran dimisión pone de manifiesto cómo la desorganización de los procesos puede afectar al mundo de la educación superiorkfuerza de trabajo de la enseñanza superior. ¿Cuántos de sus procesos sólo existen en la memoria de un empleado experto? Todo su conocimiento institucional sale por la puerta con un empleado que se marcha, lo que hace imposible formar adecuadamente a los nuevos.

La automatización del flujo de trabajo ayuda a las instituciones a codificar todas sus normas y procesos. Todo el mundo sabe con precisión de qué tareas se trata, y muchas se ejecutan automáticamente sin interferencia humana. 

Un departamento que se beneficia mucho de la automatización del flujo de trabajo es Recursos Humanos. Procesos como la incorporación, la acreditación del profesorado y las solicitudes de contratación de profesorado adjunto se convierten en listas de control automáticamente por su plataforma DPA.

Identifique a los candidatos más fuertes para la automatización en su campus

No todas las secuencias de tareas son adecuadas para la automatización. Las que son repetibles, manuales y que consumen mucho tiempo son las ideales para empezar. Preste atención a estas actividades comunes: 

  • Tareas frecuentes y repetitivas
  • Copiar y pegar datos entre sistemas
  • Formularios o solicitudes manuales
  • Compilación de informes
  • Programación de la extensión de las ventas
  • Coordinación de las aprobaciones

¿Cómo reducir la lista? Las tareas que se realizan con frecuencia deberían ser sus principales objetivos: automatizar las tareas que surgen a diario ahorrará más tiempo que las tareas trimestrales. 

Centrarse en las áreas que mejoran la experiencia de los estudiantes

Se trata de identificar los procesos en los que un aumento de la eficiencia repercutirá en el éxito de los estudiantes. Por ejemplo, un estudio muestra que los estudiantes transferidos que reciben créditos limitados por su trabajo académico anterior tienen 2,5 veces menos probabilidades de graduarse con usted. Identificar tareas como un flujo de trabajo de transferencia de créditosque pueden agilizar la experiencia del estudiante y aumentar las tasas de graduación.

Una vez que haya identificado y examinado los procesos adecuados, puede comenzar a explorar exactamente cómo su equipo realiza cada paso del proceso.

Identificar a las partes interesadas 

Muchos procesos implican a representantes de diferentes departamentos de su universidad. EDUCAUSE anima a los campus a crear iniciativas prósperas en todo el campus, y no a crear pequeños éxitos aislados conocidos como "focos de excelencia." Cuantos más equipos y departamentos puedan participar, más probable será que su programa de APD se mantenga.

Identifique a cada persona del proceso e invítela a participar en la identificación de todos los pasos y sistemas implicados. Gartner llama a este enfoque de colaboración un "equipo de fusión."

Los equipos de fusión son grupos interdepartamentales que pueden participar en un proceso que atraviesa departamentos y sistemas diferentes. Por ejemplo, un proceso de retirada de estudiantes necesitaría la aportación del Registrador, el Alojamiento, el Éxito y la Persistencia de los Estudiantes, la Ayuda Financiera y el Tesorero. Todos ellos se reúnen como expertos en su campo, para intercambiar ideas sobre la mejor manera de automatizar el flujo de trabajo del que son responsables. Identificar a todas las partes interesadas desde el principio garantiza un plan integral que satisfaga a todas las partes interesadas. Y no nos olvidemos de incluir a los analistas de negocio de TI que pueden aportar su experiencia técnica.

Evaluar los flujos de trabajo y crear un mapa de procesos 

Ahora que ya tiene una lista de los objetivos más eficaces para la automatización, es el momento de evaluar cómo puede ejecutarlos mejor. Empiece por preguntar. Entreviste a los propios miembros del personal responsables de cada función para comprender mejor los pasos que implica cada proceso. Considere la posibilidad de sentarse un día para estudiar con precisión cómo realiza las tareas cada miembro del personal, y luego siga las migas de pan. Cuando un proceso se conecte con una base de datos o con un miembro del personal de otro departamento, identifique al responsable y analice también sus procedimientos. Utilizar un modelador de procesospuede mapear eficazmente cada paso del proceso completo de principio a fin.

La automatización está cambiando todos los sectores que toca, desde la fabricación hasta el marketing y la banca. Las universidades están incorporando activamente la automatización en los programas de los cursos, enseñando a los estudiantes a aprovechar esta poderosa herramienta en el mercado laboral. Los administradores de educación superior de alto rendimiento también están reconociendo su enorme potencial para mejorar las operaciones en todo el campus. ¿Está su universidad preparada para lanzar su estrategia de automatización?

Explore cerca de 200 procesos creados por nuestros clientes de educación superior utilizando la plataforma ProcessMaker

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