Pourquoi l'extraction par procédés est un précurseur nécessaire à l'automatisation
La nécessité de rester compétitif dans un environnement économique et commercial dynamique alimente la l'adoption généralisée des technologies d'automatisation. L'automatisation des processus augmente la productivité, réduit les coûts et donne aux organisations une grande souplesse opérationnelle. Cependant, avant de pouvoir mettre en œuvre des initiatives d'automatisation des processus, une entreprise doit d'abord acquérir une compréhension approfondie de ses processus d'entreprise.
Pour y parvenir, les organisations se tournent de plus en plus vers les technologies d'extraction de procédés. En fait, selon le Shared Services & Outsourcing Network (SSON) Rapport sur l'état de l'industrie mondiale des services partagés23 % des répondants ont indiqué que leur organisation avait commencé à mettre en œuvre des outils d'extraction par procédé, tandis que 29 % ont déclaré qu'ils étaient en train d'évaluer la technologie.
L'exploration des processus est plus efficace, plus précis et plus complet que les méthodes traditionnelles d'analyse des processus métier, comme la cartographie des processus. Dans un monde où presque toutes les organisations se lancent dans la transformation numérique, l'exploration des processus est devenue un précurseur nécessaire à l'automatisation.
Exploitation des processus ou cartographie des processus
Celonisun des principaux fournisseurs de logiciels d'extraction de processus, définit l'extraction de processus comme
"L'extraction de processus est une discipline analytique qui permet de découvrir, de surveiller et d'améliorer les processus réels (c'est-à-dire les processus non supposés). Elle est réalisée en extrayant des connaissances des journaux d'événements facilement disponibles dans les systèmes d'information actuels. L'extraction de processus offre des aperçus objectifs et factuels, dérivés de journaux d'événements réels. Cela vous permet de vérifier, d'analyser et d'améliorer vos processus commerciaux existants en répondant à des questions liées à la conformité et aux performances".
Avant que les outils d'extraction de processus ne soient facilement disponibles, les organisations intéressées par des initiatives d'automatisation des processus s'appuyaient sur la cartographie des processus pour comprendre les processus commerciaux. Pourtant, la cartographie des processus souffre de certaines faiblesses fondamentales qui ne sont pas présentes lors de l'utilisation d'outils d'extraction de processus. Ces lacunes ont été résumées dans un article récent de McKinsey:
"La cartographie traditionnelle des processus présente toutefois une faiblesse importante, en plus des nombreuses heures de travail qu'elle exige. Elle repose souvent sur des estimations de la durée de chaque étape du processus ou de la fréquence des écarts. Par conséquent, ces cartes représentent par inadvertance les préjugés et les malentendus de leurs créateurs. Cela peut conduire les entreprises à passer à côté de questions importantes, ou à accorder trop d'attention à des problèmes qui se produisent rarement et qui coûtent peu à l'entreprise".
Les outils d'extraction de processus analysent rapidement des centaines, voire des milliers de transactions stockées dans des journaux d'événements. Ils surveillent automatiquement les processus afin de créer des cartes de processus et de montrer tout écart par rapport au chemin optimal.
Un précurseur de l'automatisation des processus
L'extraction minière est devenue un précurseur de l'automatisation des processus de plusieurs façons. Premièrement, la mise en œuvre d'une technologie d'automatisation telle que l'automatisation des procédés robotisés (RPA) sans comprendre au préalable le fonctionnement d'un procédé peut entraîner un échec. L'extraction de procédés fournit aux organisations les données et les informations dont elles ont besoin pour identifier les meilleurs cas d'utilisation et accélérer le délai d'automatisation.
Deuxièmement, l'extraction de processus aide les organisations à normaliser les processus. Dans la plupart des organisations, les employés développent leurs propres méthodes informelles pour accomplir les tâches. Nous le faisons tous, dans une certaine mesure, pour trouver le moyen le plus rapide ou le plus simple d'accomplir notre travail après des mois ou des années à faire les mêmes choses jour après jour.
Cela peut toutefois conduire à ce que le même processus soit réalisé de différentes manières. Lorsque les processus sont moins normalisés, l'analyse des données devient moins précise. Lorsque les données sont moins précises, les processus deviennent plus difficiles à évaluer et à documenter. Grâce à l'exploration des processus, les parties prenantes peuvent identifier ces variations et leurs causes profondes. Une fois normalisées, les organisations peuvent travailler à l'automatisation des processus.
Enfin, l'extraction de processus permet aux organisations de contrôler les performances de leurs processus. Elles peuvent déterminer si leurs efforts d'automatisation fonctionnent et identifier les possibilités d'amélioration. En outre, il existe des différences distinctes entre l'extraction de processus et la veille économique.
À mesure que les entreprises intensifient leurs efforts d'automatisation, l'extraction de processus jouera un rôle important en aidant les entreprises à obtenir rapidement des informations précises sur leurs processus commerciaux. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent normaliser et automatiser leurs processus, surveiller leurs performances et continuer à apporter des améliorations dans le cadre de leur transformation numérique.
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