Qu'est-ce qu'une analyse des processus d'entreprise ?
Une analyse des processus d'entreprise est une méthode utilisée pour comprendre un processus et améliorer son efficacité. Elle examine les étapes et les parties impliquées dans un processus spécifique, ainsi que les informations échangées. En tant que telle, l'analyse des processus d'entreprise est un aspect du concept plus large de la gestion des processus d'entreprise.
Quand une analyse des processus d'entreprise est-elle nécessaire ?
Il existe de nombreuses raisons différentes pour lesquelles les organisations devraient effectuer une analyse des processus d'entreprise. Chaque organisation devrait évaluer régulièrement ses processus afin d'identifier les possibilités d'amélioration. Les changements technologiques et les innovations des concurrents peuvent entraîner des processus obsolètes et placer une organisation dans une position concurrentielle très désavantageuse. Les organisations doivent effectuer une analyse des processus opérationnels avant d'introduire une nouvelle technologie, telle que l'automatisation, dans leurs processus.
La preuve de l'existence de goulets d'étranglement dans les processus existants est également un signe qu'une analyse des processus d'entreprise est nécessaire. Il s'agit notamment de problèmes tels que les retards fréquents, les plaintes des clients et la confusion des parties prenantes et/ou la réduction de la productivité.
Méthodes d’analyse
L'analyse des processus d'entreprise comporte six étapes :
- Identifiez et définissez vos objectifs
- Identifier le processus à analyser
- Recueillir des informations
- Définir le processus
- Analyser le processus
- Identifier le potentiel d'amélioration des processus d'entreprise
Effectuer une analyse des processus d'entreprise
Identifier et définir des objectifs
Cette première étape consiste à identifier ce que vous espérez obtenir en effectuant une analyse. Peut-être souhaitez-vous mieux comprendre un processus commercial spécifique au sein de votre organisation. Ou vos efforts s'inscrivent peut-être dans le cadre d'une initiative plus vaste, comme l'intégration de l'automatisation dans tous les processus organisationnels. Les objectifs efficaces suivent généralement l'acronyme SMART, en ce sens qu'ils sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
Identifier et définir le processus
Savoir quels sont vos objectifs vous aide à identifier les processus que vous souhaitez analyser. Un bon point de départ est de s'intéresser aux processus critiques pour l'entreprise, ou aux aspects de votre organisation qui sont peu performants. Identifiez vos points de départ et d'arrivée afin de vous assurer que la portée de votre analyse n'est pas trop large.
Recueillir des informations
À ce stade, vous voudrez constituer votre équipe. Incluez les parties prenantes qui sont impliquées dans la conception de votre processus d'entreprise. Elles seront les mieux informées et pourront identifier les problèmes et les goulets d'étranglement. Organisez des entretiens et des séances de brainstorming avec votre équipe. Passez en revue toutes les sources d'information disponibles. Rassemblez autant d'informations que possible, cela vous permettra de mieux comprendre le processus.
Carte
La cartographie des processus d'entreprise est un outil de planification et de gestion qui représente visuellement tous les aspects d'un processus. La cartographie des processus peut être aussi simple que de dessiner un organigramme sur un morceau de papier. L'important est que votre carte montre le processus d'une manière claire et facile à suivre.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de flux de travail pour concevoir des cartes détaillées des processus commerciaux. L'utilisation du logiciel est aussi simple que le glisser-déposer de tâches sur un tableau de bord facile à utiliser.
Voyez comme il est facile de concevoir un processus d'entreprise dans ProcessMaker.
Analyser le processus
Cette étape consiste à analyser le processus tel qu'il existe actuellement afin d'identifier les inefficacités et les domaines d'amélioration potentiels. Se concentrer sur :
- Éléments clés de l’analyse des processus d’affaires. Il s’agit notamment d’interactions avec les clients, d’activités qui ajoutent une valeur élevée et de lieux où l’information est échangée.
- Goulots d'étranglement et/ou autres raisons de retard
- Composants inefficaces ou gaspilleurs
Vous pouvez également utiliser les méthodes suivantes pour identifier les problèmes et les points à améliorer :
- Analyse de la valeur ajoutée
- Analyse des causes profondes
L’analyse des processus d’affaires à valeur ajoutée consiste à examiner tous les aspects d’un processus afin de déterminer s’il ajoute de la valeur au niveau du processus et/ou de l’organisation. Vos cartes de processus seront utiles à cet égard, tout comme les informations que vous avez recueillies dans la troisième étape.
L'analyse des causes profondes examine les raisons d'un problème, ainsi que les solutions possibles. Par exemple, un processus d'intégration d'un nouveau client à forte intensité de main-d'œuvre qui utilise une quantité disproportionnée de ressources humaines. Une solution consiste à automatiser le processus d'intégration par le biais d'une plate-forme logicielle de gestion des processus métier à faible code.
Une fois que vous avez examiné tous les aspects du processus, vous êtes prêt à envisager et à mettre en œuvre des améliorations des processus d'entreprise.
Identifier le potentiel d'amélioration des processus d'entreprise
Dans cette dernière étape, revenez aux objectifs que vous avez définis au départ. Toute amélioration de vos processus devrait favoriser la réalisation de ces objectifs. Discutez de vos conclusions et recommandations avec les parties prenantes. Obtenez leurs réactions. Faites un brainstorming et explorez toutes les solutions possibles. Examinez comment chaque solution aura un impact sur votre organisation à court et à long terme.
À propos de ProcessMaker
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. Sa conception intuitive, avec son modeleur de processus par glisser-déposer, aide les organisations à analyser et à améliorer efficacement leurs processus. Basé à Durham, en Caroline du Nord aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.