Comment effectuer une analyse des processus d'entreprise

Dans le paysage commercial dynamique et concurrentiel d'aujourd'hui, nous sommes tous constamment à la recherche de moyens innovants pour rationaliser nos opérations, réduire nos coûts et améliorer nos performances globales. Mais comment y parvenir ? Comment pouvons-nous nous engager dans cette lutte familière à laquelle toutes les organisations sont confrontées ? En tant que PDG de ProcessMaker, j'ai vu des entreprises confrontées à ce problème à maintes reprises, et heureusement, il existe une solution éprouvée. C'est là que l'analyse des processus d'entreprise entre en jeu - une approche systématique qui permet aux entreprises d'évaluer, de modéliser et de réorganiser leurs processus pour une efficacité maximale. Quel que soit le secteur d'activité de votre entreprise, l'analyse des processus métier fournit des informations précieuses qui peuvent favoriser la réussite de toute organisation. Alors, analysons ensemble ce sujet.

Qu'est-ce qu'une analyse des processus d'entreprise ?

Commençons par une question simple et abordons-la en premier lieu : Qu'est-ce qu'une analyse des processus d'entreprise ? En clair, une analyse des processus d'entreprise est une méthode utilisée pour comprendre un processus et en améliorer l'efficacité. Ce processus porte sur les étapes et les parties impliquées dans un processus spécifique, ainsi que sur les informations échangées. En tant que telle, l'analyse des processus d'affaires est un aspect du concept plus large de la gestion des processus d'affaires.

Quand une analyse des processus d'entreprise est-elle nécessaire ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations devraient effectuer une analyse des processus d'entreprise. Chaque organisation devrait évaluer régulièrement ses processus afin d'identifier les possibilités d'amélioration. Les changements technologiques et les innovations des concurrents peuvent entraîner l'obsolescence des processus et placer une organisation dans une position concurrentielle désavantageuse. En règle générale, les organisations devraient effectuer une analyse de leurs processus avant d' introduire une nouvelle technologie, telle que l'automatisation, dans leurs processus. C'est en se préparant que l'on est le mieux armé pour réussir.

Pensez aux goulets d'étranglement. Nous y avons tous été confrontés à un moment ou à un autre. Quelle est donc la meilleure façon de résoudre ces problèmes ? La présence de goulets d'étranglement dans les processus existants est un autre signe qu'une analyse des processus opérationnels est indispensable à la croissance et à la productivité de votre entreprise. Ces goulets d'étranglement se traduisent par des retards fréquents, des réclamations de la part des clients, la confusion des parties prenantes et/ou une baisse de la productivité.

Méthodes d’analyse

L'analyse des processus d'entreprise comporte six étapes :

Effectuer une analyse des processus d'entreprise

Identifier et définir des objectifs

La première étape consiste à identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre en réalisant une analyse. Peut-être souhaitez-vous mieux comprendre un processus d'entreprise spécifique au sein de votre organisation. Ou bien vos efforts peuvent s'inscrire dans le cadre d'une initiative plus vaste, comme l'intégration de l'automatisation dans tous les processus de l'organisation. Les objectifs efficaces suivent généralement l'acronyme SMART, c'est-à-dire qu'ils sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.

Déterminer les processus

Connaître vos objectifs vous aidera à identifier les processus que vous souhaitez analyser. Un excellent point de départ est constitué par les processus essentiels à l'entreprise ou les aspects de votre organisation qui ne sont pas suffisamment performants. Définissez vos points de départ et d'arrivée afin de vous assurer que la portée de votre analyse n'est pas trop large.

Recueillir des informations

À ce stade, vous devez constituer votre équipe. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'inclure les parties prenantes qui sont impliquées dans la conception de votre processus d'entreprise. Ce sont elles qui disposent du plus grand nombre d'informations et qui sont en mesure d'identifier les problèmes et les goulets d'étranglement. En outre, vous pouvez organiser des entretiens et des séances de brainstorming avec votre équipe. Passez en revue toutes les sources d'information disponibles et recueillez autant d'informations que possible.

Carte

La cartographie des processus d'entreprise est un outil de planification et de gestion qui décrit visuellement tous les aspects d'un processus. La cartographie des processus peut être aussi simple que de dessiner un organigramme sur une feuille de papier. Le plus important est que votre carte représente le processus de manière claire et facile à suivre.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de flux de travail pour concevoir des schémas détaillés de processus d'entreprise. L'utilisation du logiciel est aussi simple que de glisser-déposer des tâches sur un tableau de bord convivial.

Voyez comme il est facile de concevoir un processus d'entreprise dans ProcessMaker.

Analyser le processus

Cette étape consiste à analyser le processus tel qu'il existe actuellement afin d'identifier les inefficacités et les domaines potentiels d'amélioration. L'accent est mis sur :

• Composants clés de l'analyse des processus d'entreprise. Il s'agit notamment des interactions avec les clients, des activités qui apportent une valeur ajoutée et des lieux d'échange d'informations.
• Goulots d'étranglement et/ou autres raisons de retard
• Composants inefficaces ou gaspilleurs

Vous pouvez également utiliser les méthodes suivantes à l'avenir :

• Analyse de la valeur ajoutée
• Analyse des causes profondes

L’analyse des processus d’affaires à valeur ajoutée consiste à examiner tous les aspects d’un processus afin de déterminer s’il ajoute de la valeur au niveau du processus et/ou de l’organisation. Vos cartes de processus seront utiles à cet égard, tout comme les informations que vous avez recueillies dans la troisième étape.

L'analyse des causes profondes évalue les raisons d'un problème, ainsi que les solutions potentielles. Par exemple, un processus d'intégration des nouveaux clients, qui demande beaucoup de travail, utilise une quantité disproportionnée de ressources humaines. Une solution consiste à automatiser le processus d'accueil par le biais d'une plateforme logicielle BPM à code bas.

Une fois que vous avez examiné toutes les facettes du processus, vous êtes prêt à envisager et à mettre en œuvre des améliorations du processus d'entreprise.

Reconnaître le potentiel d'amélioration des processus d'entreprise

Dans cette dernière étape, revenez aux objectifs que vous avez définis au départ. Toute amélioration apportée à vos processus doit contribuer à la réalisation de ces objectifs. Discutez de vos conclusions et de vos recommandations avec les parties prenantes. Demandez-leur leur avis. Organisez une séance de remue-méninges et étudiez toutes les solutions possibles. Réfléchissez à l'impact de chaque solution sur votre organisation, à court et à long terme.