Die Notwendigkeit, in einem dynamischen geschäftlichen und wirtschaftlichen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben, treibt die weit verbreiteten Einsatz von Automatisierungstechnologien. Die Prozessautomatisierung steigert die Produktivität, senkt die Kosten und gibt Unternehmen die dringend benötigte betriebliche Flexibilität. Doch bevor ein Unternehmen Initiativen zur Prozessautomatisierung einführen kann, muss es zunächst ein tiefes Verständnis seiner Geschäftsprozesse gewinnen.
Um dies zu erreichen, setzen Unternehmen zunehmend auf Process-Mining-Technologien. Laut dem Bericht des Shared Services & Outsourcing Network (SSON) State of the Global Shared Services Industry Reportgaben 23 % der Befragten an, dass ihre Unternehmen mit der Implementierung von Process-Mining-Tools begonnen haben, während weitere 29 % angaben, dass sie die Technologie gerade evaluieren.
Prozess-Mining ist effizienter, genauer und umfassender als herkömmliche Methoden der Geschäftsprozessanalyse wie die Prozessabbildung. In einer Welt, in der scheinbar jedes Unternehmen auf die digitale Transformation zusteuert, ist Process Mining ein notwendiger Vorläufer für die Automatisierung geworden.
Prozess-Mining vs. Prozess-Mapping
Celonis, ein führender Anbieter von Process Mining Software, definiert Process Mining als:
"Process Mining ist eine analytische Disziplin zur Entdeckung, Überwachung und Verbesserung realer Prozesse (d.h. nicht angenommener Prozesse). Dies geschieht durch die Extraktion von Wissen aus Ereignisprotokollen, die in den heutigen Informationssystemen leicht verfügbar sind. Process Mining bietet objektive, faktenbasierte Erkenntnisse, die aus tatsächlichen Ereignisprotokollen abgeleitet werden. Dies hilft Ihnen, Ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu prüfen, zu analysieren und zu verbessern, indem es sowohl Fragen zur Einhaltung von Vorschriften als auch zur Leistung beantwortet.
Bevor Process-Mining-Tools zur Verfügung standen, verließen sich Unternehmen, die an Initiativen zur Prozessautomatisierung interessiert waren, auf die Prozesskartierung, um Geschäftsprozesse zu verstehen. Das Process Mapping weist jedoch einige zentrale Schwächen auf, die bei der Verwendung von Process Mining-Tools nicht vorhanden sind. Diese Unzulänglichkeiten wurden in einem kürzlich erschienenen McKinsey-Artikel:
"Die traditionelle Prozessaufnahme hat jedoch neben dem hohen Arbeitsaufwand eine große Schwäche. Sie stützt sich oft auf Schätzungen, wie lange einzelne Prozessschritte dauern oder wie oft Abweichungen auftreten. Infolgedessen spiegeln diese Karten versehentlich die Vorurteile und Missverständnisse ihrer Ersteller wider. Das kann dazu führen, dass Unternehmen wichtige Probleme übersehen oder sich zu sehr auf Probleme konzentrieren, die nur selten auftreten und das Unternehmen wenig kosten."
Process Mining Tools analysieren schnell Hunderte oder Tausende von Transaktionen, die in Ereignisprotokollen gespeichert sind. Sie überwachen Prozesse automatisch, um Prozesslandkarten zu erstellen und Abweichungen vom optimalen Weg aufzuzeigen.
Ein Vorläufer der Prozessautomatisierung
Process Mining hat sich in mehrfacher Hinsicht zu einem Vorläufer der Prozessautomatisierung entwickelt. Erstens kann die Implementierung einer Automatisierungstechnologie wie der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) zum Scheitern verurteilt sein, wenn man nicht versteht, wie ein Prozess funktioniert. Process Mining liefert Unternehmen die Daten und Erkenntnisse, die sie benötigen, um die besten Anwendungsfälle zu identifizieren und die Zeit bis zur Automatisierung zu verkürzen.
Zweitens hilft Process Mining Unternehmen bei der Standardisierung von Prozessen. In den meisten Unternehmen entwickeln die Mitarbeiter ihre eigenen informellen Methoden zur Erledigung von Aufgaben. Wir alle tun dies bis zu einem gewissen Grad - wir finden den schnellsten oder einfachsten Weg, unsere Arbeit zu erledigen, nachdem wir viele Monate oder Jahre lang Tag für Tag die gleichen Dinge getan haben.
Dies kann jedoch dazu führen, dass ein und derselbe Prozess auf unterschiedliche Weise durchgeführt wird. Wo Prozesse weniger standardisiert sind, wird die Datenanalyse ungenauer. Wo die Daten ungenauer sind, sind die Prozesse schwieriger zu bewerten und zu dokumentieren. Mit Process Mining können die Beteiligten diese Abweichungen und ihre Ursachen identifizieren. Sobald die Prozesse standardisiert sind, können Unternehmen auf eine Prozessautomatisierung hinarbeiten.
Schließlich ermöglicht Process Mining den Unternehmen, die Leistung ihrer Prozesse zu überwachen. Sie können feststellen, ob ihre Automatisierungsbemühungen funktionieren und Möglichkeiten für weitere Verbesserungen erkennen. Außerdem gibt es deutliche Unterschiede zwischen Process Mining und Business Intelligence.
Da Unternehmen ihre Automatisierungsbemühungen verstärken, wird Process Mining eine wichtige Rolle dabei spielen, schnell aussagekräftige Erkenntnisse über ihre Geschäftsprozesse zu gewinnen. Mit diesen Erkenntnissen können Unternehmen ihre Prozesse standardisieren und automatisieren, ihre Leistung überwachen und auf dem Weg zur digitalen Transformation weitere Verbesserungen vornehmen.
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