Por qué la minería de procesos es un precursor necesario de la automatización
La necesidad de mantener la competitividad en un entorno empresarial y económico dinámico está impulsando la adopción generalizada de tecnologías de automatización. La automatización de procesos aumenta la productividad, reduce los costes y proporciona a las organizaciones la flexibilidad operativa que tanto necesitan. Sin embargo, antes de que una organización pueda poner en marcha iniciativas de automatización de procesos, debe conocer en profundidad sus procesos empresariales.
Para lograrlo, las organizaciones recurren cada vez más a las tecnologías de extracción de procesos. De hecho, según el informe de Shared Services & Outsourcing Network (SSON) State of the Global Shared Services Industry Reportel 23% de los encuestados indicó que sus organizaciones habían comenzado a implementar herramientas de minería de procesos, mientras que otro 29% informó que estaba en proceso de evaluación de la tecnología.
La minería de procesos es más eficaz, precisa y exhaustiva que los métodos tradicionales de análisis de procesos empresariales, como el mapeo de procesos. En un mundo en el que aparentemente todas las organizaciones corren hacia la transformación digital, la minería de procesos se ha convertido en un precursor necesario de la automatización.
Minería de procesos frente a mapeo de procesos
Celonis, proveedor líder de software de minería de procesos, define la minería de procesos como:
"La minería de procesos es una disciplina analítica para descubrir, supervisar y mejorar los procesos reales (es decir, no los supuestos). Se realiza extrayendo conocimientos de los registros de eventos fácilmente disponibles en los sistemas de información actuales. La minería de procesos ofrece una visión objetiva y basada en hechos, derivada de los registros de eventos reales. Esto ayuda a auditar, analizar y mejorar los procesos empresariales existentes, respondiendo a preguntas relacionadas con el cumplimiento y el rendimiento".
Antes de que las herramientas de minería de procesos estuvieran disponibles, las organizaciones interesadas en llevar a cabo iniciativas de automatización de procesos se basaban en el mapeo de procesos para entender los procesos de negocio. Sin embargo, el mapeo de procesos sufre de algunas debilidades básicas que no están presentes cuando se utilizan herramientas de minería de procesos. Estas deficiencias se resumieron en un artículo reciente de McKinsey:
"El mapeo de procesos tradicional tiene, sin embargo, una importante debilidad, además de las muchas horas de trabajo que requiere. A menudo se basa en estimaciones de la duración de los pasos individuales del proceso o de la frecuencia con la que se producen desviaciones. Como resultado, estos mapas representan inadvertidamente los prejuicios y malentendidos de sus creadores. Eso puede llevar a las empresas a pasar por alto cuestiones importantes, o a centrar demasiada atención en problemas que ocurren con poca frecuencia y cuestan poco a la empresa".
Las herramientas de minería de procesos analizan rápidamente cientos o miles de transacciones almacenadas en los registros de eventos. Supervisan automáticamente los procesos para crear mapas de procesos y mostrar cualquier desviación de la ruta óptima.
Un precursor de la automatización de procesos
La extracción de procesos se ha convertido en un precursor de la automatización de procesos en varios sentidos. En primer lugar, la implementación de una tecnología de automatización, como la automatización robótica de procesos (RPA), sin entender primero cómo funciona un proceso puede resultar en un fracaso. La minería de procesos proporciona a las organizaciones los datos y la información que necesitan para identificar los mejores casos de uso y acelerar el tiempo de automatización.
En segundo lugar, la extracción de procesos ayuda a las organizaciones a estandarizarlos. En la mayoría de las organizaciones, los empleados desarrollan sus propios métodos informales para completar las tareas. Todos lo hacemos en cierta medida: averiguamos la forma más rápida o sencilla de realizar nuestro trabajo tras muchos meses o años de hacer las mismas cosas día tras día.
Sin embargo, esto puede llevar a que el mismo proceso se realice de diferentes maneras. Cuando los procesos están menos estandarizados, el análisis de los datos es menos preciso. Cuando los datos son menos precisos, los procesos son más difíciles de evaluar y documentar. Con la minería de procesos, las partes interesadas pueden identificar estas variaciones y sus causas fundamentales. Una vez estandarizados, las organizaciones pueden trabajar para automatizar los procesos.
Por último, la minería de procesos permite a las organizaciones supervisar el rendimiento de sus procesos. Pueden determinar si sus esfuerzos de automatización están funcionando e identificar oportunidades de mejora. Además, existen claras diferencias entre la minería de procesos y la inteligencia empresarial.
A medida que las organizaciones intensifican sus esfuerzos de automatización, la minería de procesos desempeñará un papel importante para ayudar a las organizaciones a obtener rápidamente una poderosa información sobre sus procesos de negocio. Con esta información, las organizaciones pueden estandarizar y automatizar sus procesos, supervisar su rendimiento y seguir mejorando a medida que avanzan hacia la transformación digital.
ProcessMaker es un proveedor de software de gestión de procesos empresariales de código bajo (iBPMS). ProcessMaker hace que sea fácil para las organizaciones integrar y aprovechar la minería de procesos para obtener una solución BPM potente y completa.
