Qu'est-ce que l'amélioration des processus ? Comment cela peut-il aider mon entreprise ?
Si vous dirigez une entreprise, vous êtes dans l'obligation de maintenir vos bilans en ordre. Comprendre où économiser des ressources comme le temps et l'argent tout en maximisant l'efficacité est essentiel pour tout propriétaire d'entreprise prospère. L'amélioration des processus aide les entreprises à y parvenir.
Dans cet article, découvrez comment l'amélioration des processus peut aider votre propre organisation à créer une méthode de travail plus souple, plus agile, plus rentable et plus productive.
Qu'est-ce que l'amélioration des processus ?
L'amélioration des processus d'entreprise implique la pratique commerciale consistant à identifier, analyser et améliorer les processus d'entreprise existants afin d'optimiser les performances, de répondre aux normes de meilleures pratiques ou simplement d'améliorer la qualité et l'expérience des clients et des utilisateurs finaux. En d'autres termes, il s'agit d'examiner votre organisation et de déterminer comment vous pouvez mieux faire les choses.
L'amélioration des processus vise à éliminer les points faibles ou les goulots d'étranglement dans les opérations commerciales. En identifiant ces points faibles, vous aidez votre entreprise à accomplir les tâches suivantes :
- Réduire le temps d'achèvement du processus
- Améliorer l'efficacité et la qualité des processus
- Éliminer les efforts gaspillés
- Réduire les frictions dans les processus d'entreprise
- Respecter la conformité réglementaire
En fin de compte, l'amélioration des processus est un moyen pour votre entreprise de devenir la meilleure possible. Sans elle, l'innovation serait presque impossible.
Les avantages de l'amélioration des processus
La mise en œuvre réussie de techniques d'amélioration des processus dans votre entreprise donnera des résultats positifs sur l'organisation, l'agilité et la productivité. Plus précisément, il a été prouvé que l'amélioration des processus permettait d'améliorer les éléments suivants au sein des entreprises
1. Qualité des produits
2. 2. Satisfaction du client
3. Fidélisation des clients
4. Transparence et responsabilité accrues du travail des employés
5. Le développement des compétences des employés
6. Efficacité des entreprises
7. Augmentation des bénéfices
Sans un plan approprié, vos efforts d'amélioration des processus échoueront. Vous avez besoin d'aide pour démarrer ? Suivez les sept étapes ci-dessous :
- Cartographier le processus
Une fois que vous avez sélectionné un processus à améliorer, tracez les étapes actuelles à l'aide de diagrammes pour voir le processus dans son ensemble. Cela vous aide à trouver les domaines à améliorer.
- Analyser le processus
Une fois que vous avez tracé le processus, examinez de plus près chaque étape. Utilisez le même diagramme que pour la première étape pour identifier les endroits où les problèmes se posent. Remarquez les endroits où des retards se produisent, où vous utilisez trop de temps ou dépensez trop d'argent. Pour cela, il est essentiel de remonter à la source du problème. Sinon, comment comprendre l'origine du problème ou sa provenance ? Vous devez déterminer quelle partie du flux de travail est à l'origine des goulets d'étranglement pour vraiment comprendre comment résoudre le problème.
- Redéfinir le flux de travail
C'est à ce moment que vous remaniez réellement le flux de travail pour tenir compte des changements apportés aux problèmes identifiés précédemment. Il est judicieux de le faire avec vos principales parties prenantes. Engagez une conversation honnête avec votre équipe sur les problèmes que vous avez découverts et sur la manière dont vous pouvez travailler ensemble pour résoudre les problèmes en question. Parlez à votre équipe des problèmes que vous avez trouvés et de la manière dont vous pouvez résoudre le problème ensemble. Après le brainstorming, déterminez comment votre équipe mettrait en œuvre chaque idée, combien de temps cela prendrait et quels sont les risques potentiels.
- Affecter les ressources
Quelles parties prenantes devez-vous identifier pour que le changement se produise ? Gardez toujours à l'esprit les membres de l'équipe les plus touchés par les nouveaux processus. Anticipez le besoin d'aide des principales parties prenantes en dehors de votre département, mais n'ayez pas peur. En les faisant participer, vous vous assurerez que rien ne passe à travers les mailles du filet et que la transition se déroule sans heurts. Après avoir vu qui inclure, faites-leur savoir leur rôle et les ressources qui leur sont attribuées. Expliquez le nouveau flux de travail et comment la modification du flux de travail actuel sera bénéfique pour l'entreprise. Les cartes de processus que vous avez élaborées précédemment clarifient ce processus et peuvent servir de référence pour ces parties prenantes. Il est utile d'ajouter des piscines et des plans de baignade pour délimiter les rôles et les responsabilités, comme ceci :
- Élaborer un plan de mise en œuvre
Il est maintenant temps de créer un plan de mise en œuvre. Celui-ci doit être aussi détaillé que possible. Vous devez inclure dans votre plan les membres de l'équipe de l'étape précédente. Dressez la liste des tâches spécifiques sur lesquelles chacune de vos ressources travaillera afin d'éviter toute confusion. Après ce point, créez un calendrier qui indique le début et la fin de chaque tâche. La création d'un plan détaillé de mise en œuvre du processus permet d'exécuter votre plan jusqu'à la lettre T.
- Exécuter, mais n'oubliez pas de communiquer aussi
C'est là que vous pouvez commencer à exécuter votre plan. Avant l'exécution, vous devez communiquer ce plan à toutes les parties prenantes clés. N'oubliez pas que le fait de rappeler à votre équipe le nouveau processus réduit la probabilité de résistance au changement, ce qui est courant lorsqu'on commence une nouvelle façon de faire les choses dans une entreprise. Une fois que tout est à nouveau communiqué, suivez le plan que vous avez créé.
- Surveiller et optimiser
N'oubliez pas d'apporter des améliorations, même après avoir mis vos processus en service. Vous devez vous assurer que les employés suivent le nouveau flux de travail en surveillant étroitement le nouveau processus et ses résultats. Sinon, vous n'avez aucun moyen de mesurer les indicateurs clés de performance (KPI), c'est-à-dire les progrès réels. Si des goulets d'étranglement apparaissent, travaillez avec votre équipe pour trouver comment les surmonter. En continuant à améliorer vos flux de travail même après leur mise en service, vous pouvez être sûr que vos efforts d'amélioration des processus se poursuivront et seront couronnés de succès à long terme.
Résumé
Pour commencer à améliorer vos processus, il faut avoir une vue d'ensemble de votre entreprise au niveau macro. Dans le cas des techniques d'amélioration des processus que l'on trouve dans la gestion des processus d'entreprise, la BPM fournit le cadre et la stratégie pour une plus grande efficacité de l'entreprise. L'amélioration des processus est la pratique réelle d'amélioration des flux de travail qui peut faire partie d'une stratégie BPM plus large.
L'amélioration continue des processus est un état d'esprit - pas un événement ponctuel, mais un effort continu ! Une excellente solution de BPM intègre cet état d'esprit et dispose d'un logiciel de BPM intelligent (iBPM) disponible sur site, dans le nuage ou sous forme de combinaison hybride. Cette option hybride constitue le meilleur moyen de préserver les ressources tout en introduisant un nouveau logiciel dans une entreprise. Le résultat ? Une meilleure entreprise marquée par une stratégie commerciale rentable, organisée et flexible.
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À propos de ProcessMaker
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
