¿Qué es la mejora de procesos? ¿Cómo puede ayudar a mi empresa?
Si diriges una empresa, estás en el negocio de mantener tus balances en orden. Entender dónde ahorrar recursos como el tiempo y el dinero mientras se maximiza la eficiencia es fundamental para cualquier propietario de un negocio exitoso. La mejora de los procesos ayuda a las empresas a hacer precisamente eso.
En este artículo, descubra cómo la mejora de procesos puede ayudar a su propia organización a crear una forma de trabajo más flexible, ágil, rentable y productiva.
¿Qué es la mejora de procesos?
La mejora de los procesos empresariales implica la práctica empresarial de identificar, analizar y mejorar los procesos empresariales existentes para optimizar el rendimiento, cumplir las normas de las mejores prácticas o simplemente mejorar la calidad y la experiencia del usuario para los clientes y los usuarios finales. En pocas palabras, es echar un vistazo a su organización y averiguar cómo puede hacer mejor las cosas.
La mejora de los procesos tiene por objeto eliminar los puntos débiles o los cuellos de botella en las operaciones comerciales. Identificando esos puntos débiles, ayuda a su empresa a lograr lo siguiente:
- Reducir el tiempo de finalización del proceso
- Mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos
- Eliminar los esfuerzos desperdiciados
- Reducir la fricción en los procesos comerciales
- Cumplir con el cumplimiento de la normativa
En última instancia, la mejora de los procesos es una forma de que su negocio se convierta en lo mejor que puede ser. Sin ella, la innovación sería casi imposible.
Ventajas de la mejora de procesos
La implementación de técnicas de mejora de procesos con éxito en su empresa dará resultados positivos en cuanto a organización, agilidad y productividad. Más específicamente, se ha demostrado que la mejora de procesos mejora lo siguiente en las empresas:
1. La calidad de los productos
2. Satisfacción del cliente
3. La lealtad del cliente
4. Mayor transparencia y responsabilidad del trabajo de los empleados
5. Desarrollo de las habilidades de los empleados
6. Eficiencia empresarial
7. Aumento de la ganancia
Sin un plan adecuado, sus esfuerzos de mejora de procesos fracasarán. ¿Necesita ayuda para empezar? Siga estos siete pasos a continuación:
- Mapea el proceso
Una vez que haya seleccionado un proceso para mejorar, trace los pasos actuales con diagramas para ver el proceso en su totalidad. Esto te ayuda a encontrar áreas para mejorar.
- Analizar el proceso
Después de que hayas trazado el mapa del proceso, mira más de cerca cada paso. Utiliza el mismo diagrama del primer paso para identificar dónde ocurren los problemas. Fíjese en los puntos en los que se producen retrasos o en los que se emplea demasiado tiempo o se gasta demasiado dinero. Rastrear el problema hasta la fuente es una parte crítica de esto. ¿De qué otra manera entenderás de dónde viene el problema o de dónde? Necesitas averiguar qué parte del flujo de trabajo causa cuellos de botella para entender realmente cómo arreglar el problema.
- Rediseñar el flujo de trabajo
Aquí es cuando realmente rediseñas el flujo de trabajo para reflejar los cambios en los problemas identificados anteriormente. Es prudente hacer esto con los principales interesados. Inicie una conversación honesta con su equipo sobre los problemas que encontró y cómo pueden trabajar juntos para resolver los problemas en cuestión. Hable con su equipo sobre los problemas que ha encontrado y cómo pueden resolver el problema juntos. Después de la lluvia de ideas, determine cómo su equipo llevaría a cabo cada idea, cuánto tiempo llevaría y cuáles son los riesgos potenciales.
- Asignar los recursos
¿Qué partes interesadas debe identificar para lograr el cambio? Tenga siempre presente a los miembros del equipo más afectados por los nuevos procesos. Anticipe que necesitará ayuda de los principales interesados fuera de su departamento, pero no tenga miedo. Si los enlazamos, nos aseguraremos de que nada se pierda y la transición se desarrolle sin problemas. Después de ver a quién incluir, hágales saber su papel y los recursos asignados. Explique el nuevo flujo de trabajo y cómo el cambio del flujo de trabajo actual beneficiará a la empresa. Los mapas de procesos que usted desarrolló anteriormente aclaran este proceso y pueden ser una referencia para estas partes interesadas. Agregar piscinas y canales para delinear los roles y responsabilidades es útil, como esto:
- Elaborar un plan de aplicación
Ahora es el momento de crear un plan de implementación. Este debe ser lo más detallado posible. Debes incluir en tu plan a los miembros del equipo del paso anterior. Enumera las tareas específicas en las que cada uno de tus recursos trabajará para evitar cualquier confusión. Después de este punto, cree una línea de tiempo que muestre el comienzo y el final de cada tarea. Crear un plan detallado de implementación de procesos ayuda a ejecutar su plan hasta la T.
- Ejecuten, pero no se olviden de comunicarse también
Aquí es donde puedes empezar a ejecutar tu plan. Antes de la ejecución, debe comunicar este plan a todos los interesados clave. Recuerde, recordar a su equipo el nuevo proceso reduce la probabilidad de resistencia al cambio, algo común cuando se inicia una nueva forma de hacer las cosas en una empresa. Una vez que todo sea comunicado de nuevo, sigue el plan que has creado.
- Monitorizar y optimizar
No olvides hacer ajustes para mejorar, incluso después de haber vivido con tus procesos. Debe asegurarse de que los empleados sigan el nuevo flujo de trabajo supervisando de cerca el nuevo proceso y sus resultados. De lo contrario, no tiene forma de medir los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), es decir, un progreso real. Si surgen cuellos de botella, trabaja con tu equipo para averiguar cómo superarlos. Al continuar mejorando sus flujos de trabajo incluso después de su puesta en marcha, puede estar seguro de que sus esfuerzos de mejora de procesos se mantienen y tienen éxito a largo plazo.
Resumen
Empezar a mejorar sus procesos comienza con una visión a nivel macro de su empresa. En el caso de las técnicas de mejora de procesos que se encuentran en la gestión de procesos empresariales, la BPM proporciona el marco y la estrategia para una mayor eficiencia empresarial. La mejora de procesos es la práctica real de mejorar los flujos de trabajo que puede formar parte de una estrategia de BPM más amplia.
La mejora continua de los procesos es una mentalidad, no un evento único, sino un esfuerzo continuo. Una excelente solución de BPM incorpora este pensamiento y tiene un software de BPM inteligente (iBPM) disponible en las instalaciones, en la nube, o como una combinación híbrida. Esta opción híbrida proporciona la mejor manera de preservar los recursos mientras se introduce un nuevo software en una empresa. ¿El resultado? Un mejor negocio marcado por una estrategia empresarial rentable, organizada y flexible.
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Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
