5 façons de réduire les goulets d'étranglement grâce à l'automatisation des processus d'affaires

Les processus manuels freinent-ils votre organisation ? Vous n'êtes pas le seul. L'automatisation des processus d'entreprise prend en charge un nombre croissant de tâches manuelles, ce qui fait grimper en flèche la productivité, l'efficacité et les économies. Les experts en automatisation estiment que 69 % des tâches de traitement des données sont automatisables et que près des trois quarts des tâches managériales passeront à la technologie d'ici à 2024.

Quels sont donc les types de processus qui se prêtent le mieux à l'automatisation ? La majorité des processus inefficaces gaspillent l'une des deux choses suivantes : du temps ou de l'argent. Voici à quoi ressemblent ces problèmes courants du point de vue des processus.

• Délais: Un client attend trop longtemps pour obtenir une approbation et se tourne vers un concurrent. Un processus comporte trop de tâches manuelles et le personnel ne peut pas faire face à la charge de travail. Un membre de l'équipe ne peut pas s'acquitter de ses responsabilités en raison d'un retard dans un autre service.
• Des coûts élevés: Vous n'êtes pas en mesure d'intégrer de nouveaux clients en raison d'un retard de traitement, ce qui entrave votre croissance. Un flux de travail manuel n'est pas rentable ; il y a un déséquilibre entre la demande et le personnel requis. Des activités mal gérées et sujettes aux erreurs entraînent des frais de mise en conformité avec la réglementation.

Ces deux types de goulets d'étranglement se traduisent par toutes sortes d'inefficacités. Des délais d'exécution trop longs pour les clients, des employés surchargés, une mauvaise gestion des stocks, des scores NLP inférieurs ou une productivité en chute libre, pour n'en citer que quelques-uns. Pour y remédier, l'automatisation des processus d'entreprise permet d'éliminer ces goulets d'étranglement. Examinons maintenant les goulets d'étranglement et la manière dont vous pouvez remédier aux inefficacités de votre organisation grâce à l'automatisation des processus d'entreprise.

Identifier les points faibles du processus

Analysez vos processus opérationnels actuels afin d'identifier les domaines qui entraînent des retards ou qui nuisent à la productivité. Quels sont les types de tâches à surveiller ?

• Lourdeur de la saisie manuelle des données
• Impliquer de multiples transferts entre plusieurs équipes ou départements
• Sujet à des taux d'erreur élevés
• Tâches basées sur des règles
• Des implications réglementaires importantes

Si vous en êtes aux premiers stades de l'automatisation des processus, vous pouvez repérer les goulets d'étranglement en effectuant une recherche interne appelée " cartographie des processus".

• Renseignez-vous.
• Durée d'un processus du début à la fin.
• Observer les membres de l'équipe en action.

Utilisez vos résultats pour codifier les étapes de chaque flux de travail. Cela devrait inclure les tâches humaines et celles effectuées par la technologie et les logiciels.

À partir de là, vous pouvez identifier les possibilités d'automatisation, repérer les redondances ou décider si un processus obsolète doit être remanié. Vous éviterez également un écueil commun aux organisations qui esquivent ces étapes préparatoires : l'automatisation accidentelle d'inefficacités. En comprenant à l'avance le déroulement de vos processus, vous pouvez supprimer les activités sans valeur ajoutée avant qu'elles n'entrent dans votre processus d'automatisation.

Découvrez plusieurs de ces exemples d'automatisation des processus d'entreprise en action :

• Les établissements d'enseignement supérieur utilisent BPA pour évaluer les demandes de transfert de crédits. Un flux de travail BPA compare le relevé de notes reçu avec les décisions antérieures. Il compile ensuite les informations pertinentes dans un courriel qui est envoyé au membre de la faculté concerné. Le système assure le suivi des approbations, la relance de celles qui ont pris du retard et tient les étudiants au courant de la décision.
• Les gestionnaires de flotte utilisent l'automatisation des processus pour identifier les conducteurs qui ont besoin d'un recyclage. Les capteurs des véhicules peuvent suivre la vitesse, l'usure et la consommation de carburant. Si l'un des résultats est inférieur au seuil fixé, le système envoie une notification à un responsable pour qu'il l'examine.
• Le service des ressources humaines utilise l'automatisation des processus d'entreprise pour l'intégration des nouveaux employés. Les systèmes automatisés distribuent numériquement les documents tels que les formulaires W4 et les formulaires de dépôt direct. Un BPA assure le suivi de tous les documents reçus et les transmet au service suivant pour qu'ils soient traités.

Chaque organisation regorge de candidats à l'automatisation. En suivant un processus du début à la fin, vous pouvez créer une stratégie détaillée prête à être intégrée dans un BPA.

Automatiser les tâches répétitives basées sur des règles

Commencez par les tâches les plus simples. Les tâches de type "chaise tournante" - ou celles qui suivent une recette fixe d'actions - sont idéales pour l'automatisation des processus d'entreprise. Cette stratégie permet d'augmenter la productivité d'au moins 85 %, et certaines organisations font état d'une augmentation de l'ordre de 90 %.

Tag in RPA to take on data-intensive work like :

• Copier-coller des informations entre les formulaires soumis et les bases de données
• Recherche de demandeurs de compte dans un service anti-fraude
• Préparation des factures
• Rassembler des informations provenant de différentes sources dans un projet d'accord
• Composer des rapports types

Avec les bonnes missions, la RPA est précise à 100 % et disponible à 100 %. C'est peut-être la raison pour laquelle Deloitte estime que la RPA est à son point d'inflexion et qu'elle est en bonne voie pour une adoption quasi universelle.

Choisir les bons outils d'automatisation

Il existe des centaines d'outils d'automatisation des affaires sur le marché, ce qui rend difficile la tâche de faire le tri parmi les options. Une fois que vous aurez compris les défis propres à votre organisation, l'APB le mieux adapté émergera de la foule.

• L'automatisation des processus robotiques (RPA): La RPA déploie une armée de robots logiciels pour effectuer des tâches répétitives basées sur des règles. Déposer des données dans une feuille de calcul. Effectuer des vérifications d'antécédents à grande échelle. Copier et coller des données d'un endroit à un autre. Si le processus comprend une série de clics ou de frappes, la RPA est à la hauteur de la tâche. C'est une excellente option pour les organisations qui ont du mal à saisir des données.
• Traitement intelligent des documents (IDP): Le traitement intelligent des documents est la solution idéale pour les organisations qui doivent gérer, organiser et traiter un grand nombre de documents. Les formulaires, les demandes, les documents financiers - qui arrivent des clients - sont impossibles à traiter par des méthodes manuelles. Avec l'IDP, vous pouvez extraire automatiquement des informations des documents, ce qui réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires.
• L'intelligence artificielle: Plus d'un tiers des entreprises déclarent utiliser l'intelligence artificielle. Pourquoi ? Cette technologie offre d'innombrables nouvelles façons d'exécuter et d'analyser les processus. Certains outils d'APB utilisent l'IA pour optimiser les séquences de tâches. L'IA assure également la maintenance prédictive des équipements. D'autres utilisent l'IA pour améliorer les résultats de l'extraction de documents. Trouvez la plateforme qui répond le mieux à vos besoins.
• Low-code: Surmontez les obstacles à la productivité en mettant toute votre équipe sur le terrain. Les APB à code bas permettent à tous les membres de votre organisation de participer à la création d'automatismes. Ce type de logiciel s'appuie fortement sur les fonctionnalités conviviales que l'on trouve dans une application comme Google Slides. Au lieu d'avoir besoin de lignes de code complexes, les utilisateurs peuvent glisser-déposer des éléments, emprunter des configurations préconstruites dans des bibliothèques ou modifier un modèle de processus existant. Les logiciels d'automatisation des processus à code bas réduisent le besoin de programmation en simplifiant les outils de cartographie, de modélisation et d'exécution.

Certaines organisations peuvent bénéficier d'une seule de ces technologies, d'autres peuvent avoir besoin de toutes. N'oubliez pas qu'il ne s'agit là que de quelques exemples de processus permettant d'intégrer l'hyper-automatisation dans tous les domaines de votre entreprise ;restez doncattentif à d'autres exemples susceptibles de répondre à vos besoins spécifiques.

Mettre en œuvre l'automatisation des processus de bout en bout

L'un des principaux avantages de l'automatisation est de briser les silos organisationnels. La mise en place de quelques automatismes ici et là ne permettra pas de rassembler vos opérations de manière significative. C'est là qu'intervient l'orchestration des processus, une stratégie qui consiste à regrouper tous vos processus en un seul endroit. Ces outils permettent un flux transparent des tâches entre les individus ou les équipes, éliminent les transferts manuels et réduisent les retards. Ils offrent également une visibilité sur l'état des processus et facilitent le suivi et la surveillance.

Qu'il s'agisse de tâches effectuées dans le bureau voisin ou dans un service situé à des milliers de kilomètres, vous disposerez d'une vue claire de chaque flux de travail qui alimente votre entreprise.

Contrôler et optimiser en permanence

Les plateformes BPA qui s'appuient fortement sur l'analyse des processus, les rapports d'IA et l'optimisation constituent la meilleure stratégie pour stimuler l'efficacité interne. Certains logiciels s'appuient sur une méthode "set it and forget it". Bien que cette méthode prête à l'emploi soit attrayante, il est difficile d'évaluer le succès d'un flux de travail sans une analyse solide.

Après tout, la réussite de l'automatisation des processus d'entreprise repose sur une optimisation continue. L'amélioration des processus n'a pas de fin. Les besoins évoluent, les marchés changent et de nouvelles technologies apparaissent. Il y a toujours une meilleure solution à l'horizon. Pour assurer le bon fonctionnement de vos processus, surveillez et mesurez régulièrement les performances. Recueillez des données, analysez-les et identifiez les domaines à améliorer. Utilisez cette boucle de rétroaction pour optimiser continuellement vos processus automatisés au fil du temps.

N'oubliez pas que l'automatisation des processus d'entreprise est un effort continu. Au fur et à mesure que votre organisation évolue, de nouveaux goulets d'étranglement peuvent apparaître et les processus existants peuvent nécessiter des mises à jour. Revoyez et affinez en permanence votre stratégie d'automatisation afin de garantir une efficacité et une efficience maximales.