5 formas de reducir los cuellos de botella con la automatización de procesos empresariales

¿Los procesos manuales están frenando a su organización? No es el único. La automatización de los procesos empresariales está asumiendo un número vertiginoso de tareas manuales, disparando la productividad, la eficiencia y el ahorro de costes. Los expertos en automatización estiman que el 69% de las tareas de procesamiento de datos son automatizables, y casi tres cuartas partes del trabajo de gestión se trasladarán a la tecnología en 2024.

¿Qué tipos de procesos son los más adecuados para la automatización? La mayoría de los procesos de bajo rendimiento consumen una de estas dos cosas: tiempo o dinero. He aquí cómo son estos problemas comunes desde el punto de vista de los procesos.

  • Retrasos: Un cliente espera demasiado para obtener la aprobación, por lo que se dirige a un competidor. Un proceso contiene demasiadas tareas manuales y el personal no puede seguir el ritmo de la carga de trabajo. Un miembro del equipo no puede avanzar con sus responsabilidades debido a un retraso en otro departamento.
  • Costes elevados: No puede dar de alta a nuevos clientes debido a un retraso en la tramitación, lo que obstaculiza el crecimiento. Un flujo de trabajo manual no es rentable; hay un desequilibrio entre la demanda y el personal necesario. Las actividades mal gestionadas y propensas a errores acumulan costes de cumplimiento normativo.

Estos dos tipos de cuellos de botella en los procesos se convierten en una bola de nieve que genera todo tipo de ineficiencias. Tiempos lentos de respuesta a los clientes, exceso de trabajo del personal, mala gestión del inventario, puntuaciones de PNL por debajo de la media o una productividad en picado, por citar algunos ejemplos. Para rectificar esta situación, la automatización de procesos empresariales elimina estos cuellos de botella. Exploremos ahora los cuellos de botella y cómo puede solucionar las ineficiencias de su organización con BPA.

Identificar los puntos débiles del proceso

Analice sus procesos empresariales actuales para identificar las áreas que están causando retrasos o frustrando la productividad. A qué tipo de tareas debe prestar atención?

  • Gran cantidad de introducción manual de datos
  • Implica múltiples transferencias entre varios equipos o departamentos
  • Propenso a altas tasas de error
  • Tareas basadas en reglas
  • Importantes implicaciones reglamentarias

Si se encuentra en las primeras fases de la automatización de procesos, puede identificar los cuellos de botella realizando una investigación interna conocida como mapeo de procesos.

  • Pregunta por ahí.
  • Cronometrar la duración de un proceso de principio a fin.
  • Observe a los miembros del equipo en acción.

Utiliza tus conclusiones para codificar los pasos de cada flujo de trabajo. Esto debe incluir las tareas humanas y las realizadas por la tecnología y el software.

A partir de aquí, podrá identificar oportunidades de automatización, detectar redundancias o decidir si es necesario rediseñar un proceso obsoleto. También evitará un escollo común que afecta a las organizaciones que evitan estos pasos previos: la automatización accidental de ineficiencias. Si conoce de antemano el flujo de procesos, podrá reducir las actividades sin valor añadido antes de que se incorporen a la automatización.

Vea muchos de estos ejemplos de automatización de procesos empresariales en acción:

  • Las instituciones de educación superior utilizan BPA para evaluar las solicitudes de transferencia de créditos entrantes. Un flujo de trabajo de BPA compara el expediente académico entrante con decisiones anteriores. A continuación, recopila la información pertinente en un correo electrónico que se envía al miembro de la facultad correspondiente. El sistema controla las aprobaciones, realiza un seguimiento de las que se han retrasado y mantiene a los estudiantes informados de la decisión.
  • Los gestores de flotas utilizan la automatización de procesos para identificar a los conductores que necesitan reciclaje. Los sensores de los vehículos pueden realizar un seguimiento de la velocidad, el desgaste y el consumo de combustible. Si alguna puntuación cae por debajo del umbral, el sistema envía una notificación a un gestor para que la revise.
  • El departamento de RRHH utiliza la automatización de procesos empresariales para incorporar nuevos empleados. Los sistemas automatizados distribuyen digitalmente documentación como los formularios W4 y de depósito directo. Un BPA hace un seguimiento de todo lo que llega y lo envía al siguiente departamento para su procesamiento.

Toda organización está repleta de candidatos a la automatización. Siguiendo un proceso de principio a fin, puede crear una estrategia detallada lista para incorporarla a un BPA.

formas de reducir los cuellos de botella en los procesos

Automatice las tareas repetitivas basadas en reglas

Empiece por lo fácil. Las "tareas de silla giratoria" -o aquellas que siguen una receta fija de acciones- son ideales para la automatización de procesos empresariales. Esta estrategia puede aumentar la productividad en al menos un 85%, y algunas organizaciones han registrado aumentos de hasta 90 puntos porcentuales.

Etiqueta en RPA para asumir trabajos intensivos en datos como:

  • Copiar y pegar información entre formularios enviados y bases de datos
  • Buscar solicitantes de cuentas en un servicio antifraude
  • Preparación de facturas
  • Recopilación de información de diversas fuentes en un proyecto de acuerdo
  • Composición de informes con plantillas

Si se le asignan las tareas adecuadas, la RPA es precisa al 100 % y ofrece un tiempo de actividad del 100 %. Tal vez por eso Deloitte cree que la RPA está en su punto de inflexión, en camino hacia una adopción casi universal.

Elija las herramientas de automatización adecuadas

Existen cientos de herramientas de automatización empresarial en el mercado, por lo que resulta complicado filtrar entre todas las opciones. Una vez que entienda los retos específicos de su organización, el mejor BPA surgirá de entre la multitud.

  • Automatización robótica de procesos (RPA): La RPA despliega un ejército de robots informáticos para realizar tareas repetitivas basadas en reglas. Introducir datos en una hoja de cálculo. Ejecutar comprobaciones de antecedentes a escala. Copiar y pegar datos de una ubicación a otra. Si el proceso incluye una serie de clics o pulsaciones de teclas, la RPA está preparada para el trabajo. Es una gran opción para las organizaciones que tienen dificultades para introducir datos.
  • Procesamiento inteligente de documentos (PID): El PDI es ideal para organizaciones que necesitan gestionar, organizar y procesar mucho papeleo. Los formularios, las solicitudes y los documentos financieros que llegan de los clientes son imposibles de gestionar manualmente. Con IDP, puede extraer automáticamente la información de los documentos, reduciendo significativamente el tiempo y el gasto de recursos.
  • Inteligencia artificial: Más de un tercio de las empresas afirman utilizar IA. ¿Por qué? La tecnología estrena innumerables formas nuevas de ejecutar y analizar procesos. Algunas herramientas BPA utilizan la IA para optimizar las secuencias de tareas. También encontrará IA que realiza el mantenimiento predictivo de los equipos. Otras utilizan la IA para mejorar los resultados de la extracción de documentos. Encuentre la plataforma que mejor se adapte a sus puntos débiles.
  • Bajo código: Supere los obstáculos a la productividad poniendo a todo su equipo sobre el terreno. Los BPA de bajo código facilitan la participación de todos los miembros de su organización en la creación de automatizaciones. Este tipo de software se basa en gran medida en funcionalidades fáciles de usar que encontrarías en una aplicación como Google Slides. En lugar de requerir líneas de código complejo, los usuarios pueden arrastrar y soltar elementos, tomar prestadas configuraciones predefinidas de bibliotecas o modificar una plantilla de proceso existente. El software de automatización de procesos de bajo código reduce la necesidad de programación simplificando las herramientas de mapeo, modelado y ejecución.

Algunas organizaciones pueden beneficiarse de una de estas tecnologías, otras pueden necesitarlas todas. Recuerde que estos son sólo algunos ejemplos de cómo integrar la hiperautomatización en todas las áreas de su empresa, así queno pierda de vista otros que puedan satisfacer sus necesidades específicas.

Automatización de procesos de principio a fin

Una de las principales ventajas de la automatización es la eliminación de los silos organizativos. Configurar algunas automatizaciones aquí y allá no unificará sus operaciones de forma significativa. Introduzca la orquestación de procesos, una estrategia que gira en torno a la unificación de todos sus procesos en una ubicación central. Estas herramientas permiten el flujo continuo de tareas entre personas o equipos, eliminan los traspasos manuales y reducen los retrasos. También proporcionan visibilidad del estado del proceso y facilitan el seguimiento y la supervisión.

Tanto si se trata de tareas que se llevan a cabo en la oficina de al lado como en un departamento situado a miles de kilómetros, dispondrá de una visión cristalina de todos los flujos de trabajo que impulsan su empresa.

Supervisar y optimizar continuamente

Las plataformas BPA que se apoyan en gran medida en el análisis de procesos, los informes de IA y la optimización son la mejor estrategia para impulsar la eficiencia interna. Algunos programas se basan en el método "configúralo y olvídate". Aunque el método "plug and play" es atractivo, es difícil evaluar el éxito de un flujo de trabajo sin un análisis sólido.

Al fin y al cabo, el éxito de la automatización de procesos empresariales se basa en la optimización continua. No hay un punto final cuando se trata de mejorar los procesos. Las necesidades evolucionan, los mercados cambian y aparecen nuevas tecnologías. Siempre hay una forma mejor en el horizonte. Para que sus procesos funcionen a la perfección, supervise y mida periódicamente su rendimiento. Recopile datos, analícelos e identifique áreas susceptibles de mejora. Utilice este bucle de retroalimentación para optimizar continuamente sus procesos automatizados a lo largo del tiempo.

Recuerde que la automatización de procesos empresariales es un esfuerzo continuo. A medida que su organización evoluciona, pueden surgir nuevos cuellos de botella y los procesos existentes pueden requerir actualizaciones. Revise y perfeccione continuamente su estrategia de automatización para garantizar la máxima eficiencia y eficacia.

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