Wird Ihr Unternehmen durch manuelle Prozesse behindert? Da sind Sie nicht allein. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen übernimmt immer mehr manuelle Aufgaben und treibt Produktivität, Effizienz und Kosteneinsparungen in die Höhe. Automatisierungsexperten schätzen, dass 69 % der Datenverarbeitungsaufgaben automatisiert werden können, und dass sich bis 2024 fast drei Viertel der Managementaufgaben auf Technologie verlagern werden.
Welche Arten von Prozessen eignen sich also besonders gut für die Automatisierung? Die meisten unzureichend funktionierenden Prozesse verschlingen eines von zwei Dingen: Zeit oder Geld. Hier sehen Sie, wie diese häufigen Probleme aus der Sicht der Prozesse aussehen.
- Zeitverzögerungen: Ein Kunde wartet zu lange auf eine Genehmigung und geht deshalb zu einem Konkurrenten. Ein Prozess enthält zu viele manuelle Aufgaben und die Mitarbeiter können mit der Arbeitsbelastung nicht Schritt halten. Ein Teammitglied kann seinen Aufgaben nicht nachkommen, weil es in einer anderen Abteilung zu Verzögerungen kommt.
- Hohe Kosten: Sie können aufgrund eines Bearbeitungsrückstands keine neuen Kunden aufnehmen, was das Wachstum behindert. Ein manueller Arbeitsablauf ist kostenineffizient; es besteht ein Ungleichgewicht zwischen Bedarf und benötigtem Personal. Schlecht verwaltete, fehleranfällige Aktivitäten führen zu hohen Gebühren für die Einhaltung von Vorschriften.
Diese beiden Arten von Prozessengpässen führen zu allen möglichen Ineffizienzen. Langsame Durchlaufzeiten für Kunden, überlastete Mitarbeiter, schlechtes Bestandsmanagement, mangelhafte NLP-Werte oder sinkende Produktivität, um nur einige zu nennen. Um dies zu beheben, werden diese Engpässe durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen beseitigt. Lassen Sie uns nun Engpässe untersuchen und herausfinden, wie Sie die Ineffizienzen in Ihrem Unternehmen mit BPA beheben können.
Identifizierung von Schmerzpunkten im Prozess
Analysieren Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse, um Bereiche zu ermitteln, die zu Verzögerungen führen oder die Produktivität behindern. Welche Arten von Aufgaben sollten Sie im Auge behalten?
- Starke manuelle Dateneingabe
- mehrere Übergaben über mehrere Teams oder Abteilungen hinweg umfassen
- Anfällig für hohe Fehlerquoten
- Regelbasierte Aufgaben
- Erhebliche regulatorische Auswirkungen
Wenn Sie sich in der Anfangsphase der Prozessautomatisierung befinden, können Sie Engpässe ermitteln, indem Sie eine interne Untersuchung, das so genannte Process Mapping, durchführen.
- Hören Sie sich um.
- Zeit ist die Dauer eines Vorgangs von Anfang bis Ende.
- Beobachten Sie die Teammitglieder in Aktion.
Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um die Schritte zu kodifizieren, die an jedem Arbeitsablauf beteiligt sind. Dies sollte sowohl menschliche Aufgaben als auch solche umfassen, die von Technik und Software ausgeführt werden.
Von hier aus können Sie Möglichkeiten zur Automatisierung erkennen, Redundanzen ausfindig machen oder entscheiden, ob ein veralteter Prozess neu gestaltet werden muss. Außerdem vermeiden Sie eine häufige Falle, die Unternehmen plagt, die sich vor diesen Vorbereitungsschritten drücken: die versehentliche Automatisierung von Ineffizienzen. Indem Sie Ihren Prozessfluss im Voraus verstehen, können Sie nicht wertschöpfende Aktivitäten streichen, bevor sie in Ihre Automatisierung einfließen.
Sehen Sie viele dieser Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Aktion:
- Hochschulen nutzen BPA, um eingehende Anträge auf Anrechnung von Studienleistungen zu bewerten. Ein BPA-Workflow vergleicht das eingehende Transkript mit früheren Entscheidungen. Anschließend werden die relevanten Informationen in einer E-Mail zusammengefasst und an das zuständige Fakultätsmitglied weitergeleitet. Das System verfolgt die Genehmigungen, verfolgt alle zurückgebliebenen Anträge und hält die Studierenden über die Entscheidung auf dem Laufenden.
- Fuhrparkmanager nutzen die Prozessautomatisierung, um Fahrer zu identifizieren, die eine Umschulung benötigen. Fahrzeugsensoren können die Geschwindigkeit, den Verschleiß und den Kraftstoffverbrauch messen. Wenn ein Wert unter den Schwellenwert fällt, sendet das System eine Benachrichtigung an einen Manager zur Überprüfung.
- Die Personalabteilung nutzt die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um neue Mitarbeiter einzustellen. Automatisierte Systeme verteilen Papierkram wie W4s und Formulare für direkte Einzahlungen digital. Ein BPA behält den Überblick über alle eingehenden Unterlagen und leitet sie zur Bearbeitung an die nächste Abteilung weiter.
In jedem Unternehmen gibt es eine Fülle von Kandidaten für die Automatisierung. Indem Sie einen Prozess von Anfang bis Ende verfolgen, können Sie eine detaillierte Strategie erstellen, die Sie in eine BPA einfügen können.
Automatisieren Sie sich wiederholende regelbasierte Aufgaben
Beginnen Sie mit den niedrig hängenden Früchten. "Drehstuhlaufgaben" - oder solche, die einem festen Handlungsrezept folgen - sind ideal für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit dieser Strategie kann die Produktivität um mindestens 85 % gesteigert werden, wobei einige Unternehmen von Steigerungen in den niedrigen 90er Jahren berichten.
Setzen Sie RPA ein, um datenintensive Arbeiten wie diese zu übernehmen:
- Kopieren und Einfügen von Informationen zwischen übermittelten Formularen und Datenbanken
- Suche nach Kontobewerbern in einem Betrugsbekämpfungsdienst
- Vorbereitung der Rechnungen
- Zusammenstellung von Informationen aus verschiedenen Quellen zu einem Vertragsentwurf
- Zusammenstellung von Berichtsvorlagen
Mit den richtigen Aufgaben ist RPA 100 % genau und 100 % betriebsbereit. Vielleicht ist das der Grund, warum Deloitte glaubt, dass RPA den Wendepunkt erreicht hat und auf dem Weg zu einer nahezu universellen Akzeptanz ist.
Wählen Sie die richtigen Automatisierungstools
Es gibt Hunderte von Tools zur Geschäftsautomatisierung auf dem Markt, was es zu einer Herausforderung macht, die Optionen zu durchschauen. Sobald Sie die besonderen Herausforderungen Ihres Unternehmens verstanden haben, wird sich das am besten geeignete BPA aus der Masse herauskristallisieren.
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA): RPA setzt eine Armee von Software-Robotern ein, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben auszuführen. Daten in eine Kalkulationstabelle einfügen. Führen Sie Hintergrundprüfungen in großem Umfang durch. Kopieren und Einfügen von Daten von einem Ort in einen anderen. Wenn der Prozess eine Reihe von Klicks oder Tastenanschlägen umfasst, ist RPA für diese Aufgabe geeignet. Es ist eine großartige Option für Unternehmen, die sich mit der Dateneingabe schwer tun.
- Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): IDP eignet sich am besten für Unternehmen, die eine große Menge an Papierkram verwalten, organisieren und verarbeiten müssen. Formulare, Anträge und Finanzdokumente, die von Kunden und Auftraggebern eingehen, sind mit manuellen Methoden nicht zu bewältigen. Mit IDP können Sie automatisch Informationen aus Dokumenten extrahieren und so den Zeit- und Ressourcenaufwand erheblich reduzieren.
- Künstliche Intelligenz: Mehr als ein Drittel der Unternehmen gibt an, KI einzusetzen. Warum? Die Technologie eröffnet zahllose neue Möglichkeiten zur Durchführung und Analyse von Prozessen. Einige BPA-Tools nutzen KI zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Sie finden auch KI für die vorausschauende Wartung von Geräten. Andere nutzen KI, um die Ergebnisse der Dokumentenextraktion zu verbessern. Finden Sie die Plattform, die Ihre Probleme am besten löst.
- Niedrige Codierung: Überwinden Sie Produktivitätshindernisse, indem Sie Ihr gesamtes Team in die Arbeit einbeziehen. Low-Code-BPAs machen es jedem in Ihrem Unternehmen leicht, bei der Erstellung von Automatisierungen mitzuwirken. Diese Art von Software stützt sich stark auf benutzerfreundliche Funktionen, wie sie in einer App wie Google Slides zu finden sind. Statt komplexer Codezeilen können die Benutzer Elemente per Drag & Drop einfügen, vorgefertigte Konfigurationen aus Bibliotheken ausleihen oder eine vorhandene Prozessvorlage anpassen. Low-Code-Prozessautomatisierungssoftware reduziert den Bedarf an Programmierung durch Vereinfachung der Mapping-, Modellierungs- und Ausführungswerkzeuge.
Einige Unternehmen können von einer dieser Technologien profitieren, andere benötigen sie vielleicht alle. Denken Sie daran, dass dies nur einige prozessbezogene Beispiele für die Integration der Hyperautomatisierung in alle Bereiche Ihres Unternehmenssind - halten Sie alsodie Augen offen nach weiteren, die Ihren speziellen Anforderungen entsprechen.
End-to-End-Prozessautomatisierung implementieren
Einer der wichtigsten Vorteile der Automatisierung ist die Durchbrechung organisatorischer Silos. Wenn Sie hier und da ein paar Automatisierungen einrichten, werden Ihre Abläufe nicht sinnvoll zusammengeführt. Hier kommt die Prozessorchestrierung ins Spiel - eine Strategie, bei der es darum geht, alle Ihre Prozesse an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Diese Tools ermöglichen den nahtlosen Fluss von Aufgaben zwischen einzelnen Personen oder Teams, machen manuelle Übergaben überflüssig und verringern Verzögerungen. Außerdem bieten sie Einblick in den Prozessstatus und ermöglichen eine einfache Nachverfolgung und Überwachung.
Ganz gleich, ob es sich um Aufgaben handelt, die im Büro nebenan oder in einer Tausende von Kilometern entfernten Abteilung anfallen, Sie haben einen kristallklaren Überblick über alle Arbeitsabläufe, die Ihr Unternehmen antreiben.
Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
BPA-Plattformen, die sich stark auf Prozessanalyse, KI-Berichte und Optimierung stützen, sind die beste Strategie zur Steigerung der internen Effizienz. Manche Software beruht auf einer "Einrichten und vergessen"-Methode. Auch wenn eine Plug-and-Play-Methode ihren Reiz hat, ist es schwierig, den Erfolg eines Workflows ohne aussagekräftige Analysen zu bewerten.
Erfolgreiche Geschäftsprozessautomatisierung wird schließlich durch kontinuierliche Optimierung angetrieben. Es gibt keinen Endpunkt, wenn es um die Verbesserung von Prozessen geht. Bedürfnisse entwickeln sich weiter, Märkte verändern sich, und neue Technologien kommen auf den Markt. Es gibt immer einen besseren Weg am Horizont. Damit Ihre Prozesse reibungslos ablaufen, sollten Sie die Leistung regelmäßig überwachen und messen. Sammeln Sie Daten, analysieren Sie sie und ermitteln Sie Bereiche für weitere Verbesserungen. Nutzen Sie diese Feedbackschleife, um Ihre automatisierten Prozesse im Laufe der Zeit kontinuierlich zu optimieren.
Denken Sie daran, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein fortlaufender Prozess ist. Im Laufe der Entwicklung Ihres Unternehmens können neue Engpässe entstehen, und bestehende Prozesse müssen möglicherweise aktualisiert werden. Überprüfen und verfeinern Sie Ihre Automatisierungsstrategie laufend, um maximale Effizienz und Effektivität zu gewährleisten.