Les principaux avantages de la bureautique

Quels sont les principaux avantages de la bureautique ?

Au début de l'année, les salles de réunion fleurissent d'idées nouvelles pour propulser la croissance des nouvelles entreprises. La salle bourdonne d'enthousiasme alors que chaque service dévoile ses plans pour faire de cette année la meilleure qui soit. 

Combien de fois ces grandes idées finissent-elles par passer au second plan ? Face à la routine quotidienne, nous donnons souvent la priorité au travail de routine qui encombre nos listes de choses à faire. Nos journées sont tellement remplies que chaque jour, nous sommes débordés, 9 travailleurs sur 10 échouent pour compléter leur liste de tâches. Par conséquent, nous reportons les idées de croissance des entreprises à plus tard dans l'année - et parfois elles sont perdues à jamais dans les toiles d'araignée de plans d'affaires oubliés.

Les principales organisations tirent parti technologie de l'automatisation afin de mettre fin à la perte de productivité et de libérer du personnel pour s'attaquer aux projets passionnants et de grande valeur qui font exploser la croissance. De la front office à la back officeSi l'automatisation de la gestion des ressources humaines n'est pas une priorité, chaque service de votre organisation peut tirer d'énormes avantages de l'automatisation.

Comment l'automatisation peut-elle aider votre équipe ? 

En mettant en place un système de bureautique, vous pouvez faire appel à un logiciel pour effectuer un grand nombre de tâches répétitives et chronophages qui limitent la productivité du personnel. La bureautique aide votre équipe :

  • Réduire le temps nécessaire pour les opérations quotidiennes
  • Détachez votre équipe des processus manuels basés sur le papier comme les feuilles de calcul encombrantes, la comptabilité au crayon et les classeurs trop remplis
  • Bannir les goulets d'étranglement qui drainent les revenus et le temps
  • Accéder rapidement aux informations nécessaires pour prendre des décisions importantes 
  • Consacrez plus de temps aux grandes idées créatives qui ont un impact réel sur la réussite de votre entreprise

Dans votre front officeLes services des ventes, du marketing et de la clientèle peuvent utiliser l'automatisation pour mieux identifier les prospects, offrir une expérience client exceptionnelle, entretenir les pistes et traiter les tickets d'assistance plus rapidement.

Dans votre back office, Les équipes des ressources humaines, des achats, de la comptabilité et de la conformité peuvent exploiter l'automatisation pour s'assurer les meilleurs talents, réduire les étapes d'intégration, numériser la facturation et réduire le risque réglementaire.

Voici quelques exemples de la façon dont les grandes organisations utilisent la bureautique pour accroître leur productivité et leur efficacité. 

Soutenir les tâches du front office grâce à l'automatisation

Votre front office est la facette la plus centrée sur le client de votre organisation, chargée de créer une expérience agréable et sans turbulences pour chaque client. Si votre équipe est liée par des tâches pénibles, elle ne peut pas se concentrer sur l'exécution des tâches nécessaires pour créer des expériences qui attirent les clients et les fidélisent.

Département des ventes

Malheureusement, trop d'organisations limitent inconsciemment la productivité des ventes par des tâches administratives et d'autres processus de routine, ce qui limite le temps que les représentants peuvent passer - bien, vente. En fait, une étude récente a mis en évidence cette tendance à la baisse : Les représentants commerciaux passent près de 65% de leur journée sur les activités non génératrices de revenus. Comment l'automatisation peut-elle vous aider à libérer le temps de votre équipe afin qu'elle puisse se concentrer sur la conclusion de nouvelles affaires ?

  • Éliminer les transferts manuels de données : Les équipes de vente travaillent souvent à partir de multiples systèmes disparates qui ne parviennent pas à "se parler". Par conséquent, les représentants passent une grande partie de leur journée à copier-coller des données d'un dossier à l'autre, par exemple pour transférer des informations sur les clients d'un CRM vers un contrat ou un accord de niveau de service. Des tâches de ce type, qui suivent des règles et des modèles spécifiques, sont des candidats privilégiés à l'automatisation.
  • Allumez votre liste de pistes : Au lieu de charger votre équipe d'appeler une curieuse liste de pistes non classées, commencez à lui fournir une liste de contacts intéressés prêts à acheter. L'automatisation peut aider à trier les clients selon leur probabilité ou leur volonté d'achat, et à fournir une liste de pistes brûlantes sans avoir à faire de recherches manuelles.

L'automatisation peut aider à donner à votre équipe de vente les outils dont elle a besoin pour se concentrer sur le niveau de création de relations positives qui génère des revenus. 

L'équipe du service clientèle

Vos équipes de service et d'assistance sont en première ligne lorsqu'il s'agit d'apaiser les inquiétudes des clients. Presque 33% des clients sont d'accord-une seule interaction lente et détournée avec le service clientèle suffit à les faire fuir vers un concurrent. Alors comment pouvez-vous utiliser l'automatisation pour vous assurer que votre équipe de service clientèle fournit l'assistance rapide dont les clients ont besoin ?

Au lieu d'envoyer tout le monde à la même ligne d'assistance et d'augmenter les temps d'attente, vous pouvez utiliser des chatbots pour combler les lacunes. Envoyez des questions de type "softball", comme les changements de mot de passe et le suivi des commandes, à un logiciel préprogrammé qui peut facilement passer vos systèmes au peigne fin pour trouver les bonnes informations. Les chatbots peuvent aider à libérer le temps de votre personnel pour qu'il puisse se consacrer pleinement à des questions plus complexes et plus difficiles, et permettre une résolution spectaculaire des problèmes en un temps record. 

Soutenir les tâches de back-office par l'automatisation 

Alors que le back office a peu d'interaction en face-à-face avec votre client, le rythme et l'état d'esprit avec lesquels il est capable de gérer les tâches quotidiennes peuvent se répercuter sur l'expérience que vous êtes en mesure d'offrir à vos clients.

Achats 

Le nombre d'approbations nécessaires pour terminer une tâche est l'un des nombreux obstacles à son achèvement. Le service le plus touché par le processus d'approbation est celui des achats. 

L'approbation d'un achat nécessite généralement la signature manuscrite de plusieurs parties prenantes. Le suivi de la partie prenante qui examine actuellement une commande, des commandes qui ont été approuvées et de la partie prenante qui poursuit l'autre dans le couloir entre les réunions pour obtenir sa signature est une perte de temps considérable pour votre personnel chargé des achats. Plus il faut de temps pour effectuer un achat, plus il faut de temps pour recevoir le matériel, ce qui retarde en fin de compte le service à votre client. 

Grâce à l'automatisation, vous pouvez automatiquement transmettre les documents nécessaires aux superviseurs pour examen. Une fois qu'un superviseur a apposé sa signature, le document est instantanément envoyé au suivant. Une fois le processus d'approbation terminé, le système peut automatiquement l'acheminer au fournisseur. Sans avoir besoin de fouiller leur boîte de réception ou de décrocher leur téléphone, les professionnels des achats peuvent rapidement consulter un portail pour déterminer où se trouve une commande dans le flux de travail. 

Ressources humaines

La puissance d'une organisation dépend de la force et du talent de son personnel. Ces tâches essentielles des RH qui soutiennent les étoiles de votre personnel peuvent s'empiler sur la paperasse et créer des traces écrites impossibles à suivre. Comment l'automatisation peut-elle alléger la charge de travail de votre service des ressources humaines ?  

Trop d'organisations s'appuient sur le papier ou d'autres méthodes alambiquées pour comptabiliser les vacances disponibles. Au lieu de fournir des copies numériques d'une demande de congé ou de jongler avec les courriels, l'automatisation aide les employés à soumettre leurs demandes via un portail en ligne. Ils peuvent facilement consulter leur temps disponible et faire des demandes, tandis que le système peut les transmettre automatiquement aux superviseurs concernés. Les superviseurs peuvent même recevoir les demandes par SMS, ce qui leur permet de les approuver ou de les refuser rapidement, même lorsqu'ils ne sont pas à leur bureau. 

Au lieu de s'encombrer du quotidien, l'automatisation peut aider votre équipe à briser les barrières de la productivité et à s'attaquer enfin aux grands projets qui font réellement croître votre entreprise.

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