Exemples d'automatisation du back-office

Qu'est-ce que le back office ?

Dans la plupart des organisations, le back office effectue un travail qui soutient les fonctions du front office. Si la composition du back office varie selon les secteurs, les équipes sont généralement composées de personnel administratif et de soutien. Les intervenants du back-office n'ont généralement pas d'interactions directes avec les clients. Au contraire, le front office assume toutes les tâches et responsabilités liées aux clients.

En plus du front et du back office, certaines organisations disposent également d'un middle office. Prenons le cas d'une banque, par exemple. Le front office d'une banque se compose d'équipes telles que les ventes, le service clientèle et le marketing. Le middle office d'une banque gère généralement les risques et, éventuellement, les systèmes et ressources informatiques. Le back-office de la banque effectue des tâches telles que la tenue des dossiers, la conformité, la comptabilité et les compensations.

Le terme "back office" provient de la disposition traditionnelle des bureaux. Les travailleurs à l'avant du bureau aidaient les clients qui passaient la porte. Ceux qui n'avaient pas d'interaction directe avec les clients étaient placés à l'arrière du bureau. Bien que de nombreux travailleurs de l'arrière-guichet ne travaillent plus dans des bureaux traditionnels, le terme est resté et les fonctions qu'ils remplissent sont restées largement les mêmes.

Exemples courants de tâches de back-office

Les exemples de tâches de back-office sont généralement celles qui servent à des fonctions administratives ou de soutien. Nous avons mentionné ci-dessus quelques exemples de tâches de back-office courantes dans une banque. Parmi les autres exemples courants dans les différents secteurs, on peut citer la saisie et l'analyse de données, la rédaction, la recherche, le traitement des demandes, la comptabilité, les ressources humaines et le soutien informatique.

Tous ces rôles de back office jouent un rôle essentiel dans le succès des organisations. Ils améliorent la productivité et réduisent les coûts. Ils contribuent à sécuriser les données et à atténuer les responsabilités potentielles en augmentant la conformité.  

Qu'est-ce que la bureautique ?

La bureautique désigne la méthode par laquelle les tâches humaines répétitives sont automatisées à l'aide de la technologie numérique. En automatisant ces tâches, une organisation peut rationaliser ses processus, ce qui permet aux employés de se concentrer sur les tâches qui sont plus utiles à l'organisation. La bureautique permet également de rationaliser la communication entre les membres de l'équipe, ce qui augmente encore la productivité des employés.

La bureautique offre aux organisations un large éventail d'avantages. Il s'agit notamment de choses comme

• Stimuler l'efficacité des employés
• Faciliter la communication
• Amélioration du service à la clientèle
• Identifier et éliminer les goulets d'étranglement dans les flux de travail
• Améliore le stockage et la sécurité des données
• Conformité accrue
• Réduction des dépenses de fonctionnement
• Accélère les encaissements et simplifie la gestion des flux de trésorerie

Exemples de tâches de back-office idéales pour l'automatisation

Avant d'examiner quelques exemples de back office, il est utile de comprendre certaines caractéristiques des tâches qui sont de bons candidats pour un système de bureautique. Recherchez les tâches qui :

• Se produisent fréquemment
• sont répétitives
• sont à forte intensité de main-d'œuvre
• Etabli : sélectionnez une tâche ou un processus dont les opérations sont prévisibles, qui a déjà réussi et dont les coûts sont connus. L'automatisation d'un processus défaillant ne fera qu'aggraver la situation. En l'absence de données historiques, vous n'aurez pas grand-chose pour mesurer le succès
• Un retour sur investissement élevé : recherchez les domaines dans lesquels votre investissement dans les technologies d'automatisation vous fera économiser de l'argent

La saisie de données est un candidat idéal pour le back-office. Elle fait partie des tâches de back-office les plus répétitives, les plus exigeantes en main-d'œuvre et les plus fréquentes. Elle est également sujette à l'erreur humaine, ce qui reste vrai dans presque tous les secteurs d'activité. L'automatisation des processus de saisie de données offre aux entreprises la possibilité d'un retour sur investissement important. Grâce à des technologies d'automatisation telles que l'automatisation des processus robotisés (RPA), les entreprises peuvent réduire considérablement le besoin de saisie manuelle des données, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. De plus, les erreurs coûteuses de saisie de données peuvent être éliminées.

Embarquement des employés et le offboarding sont des exemples de tâches de back-office qui se prêtent parfaitement à l'automatisation. Les organisations embauchent et licencient régulièrement des employés. L'intégration des employés est généralement un processus long qui implique la formation, la collecte et le classement de documents importants, l'octroi de droits d'accès et l'attribution de biens. Les expériences négatives d'intégration peuvent entraîner une mauvaise rétention des employés. Un long processus empêche également les nouveaux employés de contribuer et d'être productifs.

Le processus d'externalisation est souvent négligé par de nombreuses organisations. C'est une erreur qui entraîne des problèmes de sécurité et des problèmes juridiques, ainsi qu'une occasion manquée de faire une bonne impression finale aux employés qui quittent l'entreprise. Les processus d'embarquement et de débarquement peuvent être automatisés grâce à logiciel de gestion des flux de travail. Par exemple, les organisations peuvent créer Listes de contrôle pour l'embarquement pour assurer la cohérence du processus et veiller à ce que toutes les exigences soient respectées pour chaque employé qui quitte l'entreprise.

Bons de commande sont une autre tâche de back-office qui prend beaucoup de temps. Pour être approuvée, une demande peut devoir être examinée et signée par plusieurs parties prenantes. Ce processus inefficace peut entraîner des retards importants. Par exemple, si un superviseur est absent du bureau, il peut ne pas examiner la demande pendant plusieurs heures ou plusieurs jours. Ou encore, le superviseur peut examiner le bon de commande uniquement pour demander une correction. Le demandeur doit alors remplir un nouveau bon de commande et recommencer tout le processus.

Grâce à l'automatisation, les bons de commande peuvent être automatiquement acheminés aux superviseurs pour examen. Si la commande est approuvée, une notification par courrier électronique peut être envoyée au fournisseur pour approbation. Une fois que le fournisseur a approuvé la commande, le logiciel peut générer un contrat que les deux parties doivent signer. Après la livraison des biens ou la prestation des services, le demandeur peut clôturer le bon de commande. Grâce à l'automatisation, un processus qui peut prendre plusieurs jours ou plus devient presque instantané.

Exemples de tâches de back-office non adaptées à l'automatisation

Aussi transformatrice que soit la bureautique, elle n'est pas adaptée à toutes les tâches de back-office. Les organisations doivent rechercher les caractéristiques que nous avons mentionnées ci-dessus pour identifier les tâches de back-office idéales pour l'automatisation. Les tâches de back-office qui nécessitent une prise de décision humaine ne sont généralement pas adaptées à l'automatisation. Par exemple, si diverses tâches comptables peuvent être automatisées, rien ne peut remplacer le jugement d'un professionnel de la comptabilité.

Les tâches qui comportent un fort élément humain ne sont pas non plus adaptées à l'automatisation. Nous avons mentionné le processus d'embarquement ci-dessus. L'une des étapes les plus importantes du processus d'embarquement est l'entretien de départ avec l'employé qui quitte l'entreprise. S'il est vrai que l'on peut demander à l'employé de remplir un questionnaire, l'organisation manquera une occasion précieuse d'approfondir l'expérience professionnelle de l'employé et de faire une impression finale durable.

Logiciels d'automatisation du back-office

L'automatisation du back-office offre aux entreprises de puissants outils logiciels pour améliorer l'efficacité et la rentabilité de leurs processus de back-office. Il existe d'innombrables exemples de tâches de back-office qui se prêtent parfaitement à l'automatisation. D'autres tâches ne le sont pas et continueront à nécessiter un niveau élevé d'implication humaine. Avant de mettre en œuvre la bureautique, une organisation doit examiner attentivement l'impact qu'elle aura sur ses processus existants.

ProcessMaker offre à l'industrie de pointe logiciel de gestion des processus d'entreprise qui permet aux organisations de tester et de mettre en œuvre facilement l'automatisation de leurs processus de back-office.