Los principales beneficios de la automatización de la oficina

Larissa Lewis 17 de septiembre de 2020 Oficina

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¿Cuáles son los principales beneficios de la automatización de la oficina?

A principios de año, las salas de reuniones florecen con nuevas ideas para impulsar el crecimiento de nuevos negocios. La sala zumba con emoción mientras cada departamento revela sus planes para que sea el mejor año hasta ahora. 

¿Con qué frecuencia estas grandes ideas terminan quedando en un segundo plano? Enfrentados a la rutina diaria, a menudo priorizamos el trabajo rutinario que llena nuestras listas de cosas por hacer. Nuestros días están tan atestados que cada día, 9 de cada 10 trabajadores fallan para completar su lista de tareas. En consecuencia, posponemos las ideas de negocios hasta más adelante en el año y a veces se pierden para siempre en las telarañas de planes de negocios olvidados.

Las principales organizaciones están aprovechando tecnología de automatización para reducir la pérdida de productividad y liberar al personal para atacar los emocionantes proyectos de alto valor que se disparan. Desde el oficina delantera a la oficina internacada departamento de su organización tiene el potencial de cosechar grandes beneficios de la automatización.

¿Cómo puede ayudar la automatización a su equipo? 

Al implementar un sistema de automatización de oficinas, se puede obtener la ayuda de un software para completar muchas de las tareas repetitivas y agotadoras que limitan la productividad del personal. La automatización de la oficina ayuda a su equipo:

  • Reducir el tiempo que se tarda en ejecutar las operaciones diarias
  • Desmonta tu equipo de los procesos manuales en papel como hojas de cálculo torpes, contabilidad a lápiz, y archivadores sobrecargados.
  • Desterrar los cuellos de botella que agotan los ingresos y el tiempo
  • Acceder rápidamente a la información necesaria para tomar decisiones importantes 
  • Crear más tiempo para las grandes ideas creativas que realmente impactan el éxito de su negocio

En su oficina delanteraLas empresas de ventas, marketing y servicio al cliente pueden utilizar la automatización para identificar mejor los prospectos de ventas, ofrecer una experiencia de cliente deslumbrante, cultivar clientes potenciales y manejar los tickets de soporte con mayor rapidez.

En su la oficina de atrás..., Los equipos de recursos humanos, compras, contabilidad y cumplimiento pueden aprovechar la automatización para asegurar a los mejores talentos, reducir los pasos de incorporación, digitalizar la facturación y reducir el riesgo normativo.

A continuación se presentan algunos ejemplos de cómo las principales organizaciones utilizan la ofimática para aumentar la productividad y la eficiencia. 

Apoyar las tareas de la oficina central con la automatización

Su oficina delantera es la faceta más centrada en el cliente de su organización, responsable de crear una experiencia agradable y sin turbulencias para todos y cada uno de los clientes. Si su equipo está atado por tareas difíciles, no pueden concentrarse en la ejecución de las tareas necesarias para crear experiencias que atraigan a los clientes y cautiven su lealtad.

Departamento de ventas

Lamentablemente, demasiadas organizaciones esposan sin saberlo la productividad de las ventas a las tareas administrativas y otros procesos rutinarios, limitando así el tiempo que los representantes pueden dedicar, vendiendo. De hecho, un estudio reciente puso de relieve esta tendencia a la baja: Los representantes de ventas pasan casi el 65% de su día sobre las actividades que no generan ingresos. ¿Cómo puede la automatización ayudarle a liberar el tiempo de su equipo para que puedan centrarse en el cierre de nuevos negocios?

  • Eliminan las transferencias de datos manuales: Los equipos de ventas a menudo trabajan desde múltiples sistemas dispares que fallan al "hablar con los demás". En consecuencia, los representantes pasan una parte significativa de su día copiando y pegando datos a través de los registros, como mover la información de los clientes de un CRM a un contrato o SLA. Tareas como esta, que siguen reglas y plantillas específicas, son los principales candidatos para la automatización.
  • Enciende tu lista de clientes potenciales: En lugar de encargar a su equipo que llame a una curiosa lista de clientes potenciales sin categoría, empiece a proporcionarles una lista de contactos interesados listos para comprar. La automatización puede ayudar a clasificar a los clientes por su probabilidad o disposición a comprar, y entregar una lista de clientes potenciales candentes sin la investigación manual.

La automatización puede ayudar a potenciar a su equipo de ventas con las herramientas que necesitan para centrarse en el nivel de construcción de relaciones positivas que impulsa los ingresos. 

Equipo de atención al cliente

Sus equipos de servicio y apoyo están en primera línea cuando se trata de aliviar las preocupaciones de los clientes. Casi El 33% de los clientes están de acuerdo-sólo una interacción lenta y rotunda con el servicio de atención al cliente es suficiente para enviarlos a huir hacia un competidor. Entonces, ¿cómo puede usar la automatización para asegurarse de que su equipo de atención al cliente proporcione la asistencia a la velocidad del rayo que los clientes anhelan?

En lugar de enviar a todos a la misma línea de soporte y aumentar los tiempos de espera, puedes usar los robots de chat para llenar los huecos. Envía preguntas de softball, como cambios de contraseña y seguimiento de pedidos, a un software preprogramado que puede peinar fácilmente tus sistemas para obtener la información correcta. Los robots de chat pueden ayudar a liberar el tiempo de su personal para que se concentren plenamente en las preguntas más desafiantes y complejas y ofrecer una resolución de problemas espectacular en un tiempo récord. 

Apoyar las tareas de back office con la automatización 

Mientras que el la oficina de atrás... tiene poca interacción cara a cara con su cliente, el ritmo y la atención con la que son capaces de manejar las tareas diarias puede filtrarse a la experiencia que usted es capaz de ofrecer a sus clientes.

Compras 

El número de aprobaciones necesarias para terminar una tarea es uno de los muchos obstáculos para su finalización. El departamento más perjudicado por el proceso de aprobación es el de Compras. 

La aprobación de una compra suele requerir la firma húmeda de múltiples interesados. Rastrear qué parte interesada está revisando actualmente un pedido, qué pedidos han sido aprobados y perseguir al otro por el pasillo entre reuniones para su firma es una enorme pérdida de tiempo para su personal de compras. Cuanto más tiempo se tarda en hacer una compra, más tiempo se tarda en recibir los materiales, lo que en última instancia retrasa el servicio a su cliente. 

Usando la automatización, puede dirigir automáticamente el papeleo necesario a los supervisores para su revisión. Una vez que un supervisor lo firma, se envía instantáneamente al siguiente en la fila. Después de completar el proceso de aprobación, el sistema puede dirigirlo automáticamente al proveedor. Sin necesidad de revisar su bandeja de entrada o de coger el teléfono, los profesionales de compras pueden echar un vistazo rápidamente a un portal para determinar dónde se encuentra un pedido dentro del flujo de trabajo. 

Recursos Humanos

Una organización es tan poderosa como la fuerza y el talento de su personal. Estas tareas críticas de RRHH que apoyan a las estrellas de su personal pueden amontonarse en el papeleo y crear rastros de papel imposibles de rastrear. ¿Cómo puede la automatización facilitar la fuga de su departamento de Recursos Humanos?  

Demasiadas organizaciones dependen de métodos basados en el papel u otros métodos enrevesados para tabular el tiempo de vacaciones disponible. En lugar de entregar copias digitales de una solicitud de tiempo libre o de hacer malabarismos con correos electrónicos, la automatización ayuda a los empleados a presentar solicitudes a través de un portal en línea. Pueden ver fácilmente su tiempo disponible y hacer solicitudes, mientras que el sistema puede dirigirlas automáticamente a los supervisores apropiados. Los supervisores pueden incluso recibir solicitudes a través de mensajes de texto, de modo que pueden aprobar o denegar rápidamente incluso cuando no están en su escritorio. 

En lugar de andar con rodeos en el día a día, la automatización puede ayudar a su equipo a romper las barreras de productividad y finalmente abordar los grandes proyectos que realmente hacen crecer su negocio.

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