Was sind die wichtigsten Vorteile der Büroautomatisierung?
Zu Beginn des Jahres blühen die Besprechungsräume mit frischen Ideen auf, um das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Der Raum vibriert vor Aufregung, wenn jede Abteilung ihre Pläne vorstellt, um das Jahr zum besten zu machen.
Wie oft werden diese großen Ideen schließlich wieder auf die lange Bank geschoben? Angesichts des täglichen Trotts geben wir oft der routinemäßigen Arbeit den Vorrang, die unsere To-Do-Listen überfüllt. Unsere Tage sind so vollgepackt, dass wir jeden Tag, 9 von 10 Arbeitnehmern es nicht schaffen ihre Aufgabenliste abzuschließen. Folglich verschieben wir Geschäftsideen auf später im Jahr - und manchmal gehen sie für immer in den Spinnweben vergessener Geschäftspläne verloren.
Führende Unternehmen nutzen die Automatisierungstechnik um den Produktivitätsverlust zu beseitigen und Personal für die spannenden, hochwertigen Projekte freizusetzen, die das Wachstum in die Höhe treiben. Vom Front Office zum Back-OfficeJede Abteilung in Ihrem Unternehmen hat das Potenzial, von der Automatisierung enorm zu profitieren.
Wie kann Automatisierung Ihrem Team helfen?
Durch die Einführung eines Büroautomationssystems können Sie die Hilfe von Software in Anspruch nehmen, um viele der sich wiederholenden, zeitraubenden Aufgaben zu erledigen, die die Produktivität der Mitarbeiter einschränken. Büroautomatisierung hilft Ihrem Team:
- Verringerung des Zeitaufwands für den täglichen Betrieb
- Befreien Sie Ihr Team von papierbasierten, manuellen Prozessen wie klobigen Tabellenkalkulationen, Bleistiftbuchhaltung und überfüllten Aktenschränken
- Beseitigung von Engpässen, die Umsatz und Zeit kosten
- Rascher Zugriff auf die für wichtige Entscheidungen erforderlichen Informationen
- Schaffen Sie mehr Zeit für die großen, kreativen Ideen, die den Erfolg Ihres Unternehmens wirklich beeinflussen
In Ihrem Front-Officekönnen Vertrieb, Marketing und Kundenservice die Automatisierung nutzen, um potenzielle Kunden besser zu identifizieren, ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten, Leads zu pflegen und Support-Tickets schneller zu bearbeiten.
In Ihrem Backoffice, Personalabteilung, Einkauf, Buchhaltung und Compliance-Teams können die Automatisierung nutzen, um Top-Talente zu gewinnen, die Einarbeitungszeit zu verkürzen, die Rechnungsstellung zu digitalisieren und das regulatorische Risiko zu verringern.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Spitzenunternehmen die Büroautomatisierung zur Steigerung von Produktivität und Effizienz einsetzen.
Unterstützung von Front-Office-Aufgaben durch Automatisierung
Ihr Front-Office ist der kundenorientierteste Bereich Ihres Unternehmens, der für die Schaffung eines angenehmen, turbulenzfreien Erlebnisses für jeden einzelnen Kunden verantwortlich ist. Wenn Ihr Team durch lästige Aufgaben gebunden ist, kann es sich nicht auf die Ausführung der Aufgaben konzentrieren, die erforderlich sind, um ein kundenattraktives Erlebnis zu schaffen, das die Kundenbindung stärkt.
Verkaufsabteilung
Leider wird die Produktivität des Vertriebs in zu vielen Unternehmen unwissentlich durch Verwaltungsaufgaben und andere Routineprozesse eingeschränkt, so dass den Vertriebsmitarbeitern nur wenig Zeit zur Verfügung steht, Verkaufen. Eine kürzlich durchgeführte Studie unterstreicht diesen Trend, der den Gewinn schmälert: Vertriebsmitarbeiter verbringen fast 65 % ihres Tages mit nicht umsatzfördernden Aktivitäten. Wie kann Automatisierung Ihnen helfen, die Zeit Ihres Teams freizugeben, damit es sich auf den Abschluss neuer Geschäfte konzentrieren kann?
- Eliminieren Sie manuelle Datenübertragungen: Vertriebsteams arbeiten oft mit mehreren unterschiedlichen Systemen, die nicht miteinander kommunizieren können. Folglich verbringen Vertriebsmitarbeiter einen Großteil ihres Tages mit dem Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Datensätzen, z. B. beim Übertragen von Kundeninformationen aus einem CRM-System in einen Vertrag oder eine SLA. Aufgaben wie diese, die bestimmten Regeln und Vorlagen folgen, sind erstklassige Kandidaten für die Automatisierung.
- Aktivieren Sie Ihre Liste mit heißen Leads: Anstatt Ihr Team damit zu beauftragen, eine merkwürdige Liste von nicht kategorisierten Leads anzurufen, sollten Sie ihnen eine Liste von interessierten und kaufbereiten Kontakten zur Verfügung stellen. Automatisierung kann dabei helfen, Kunden nach ihrer Kaufwahrscheinlichkeit oder -bereitschaft zu sortieren und eine Liste mit heißen Leads ohne manuelle Recherche zu erstellen.
Die Automatisierung kann Ihrem Vertriebsteam die Werkzeuge an die Hand geben, die es braucht, um sich auf den Aufbau positiver Beziehungen zu konzentrieren, die den Umsatz steigern.
Kundenservice-Team
Ihre Service- und Support-Teams stehen an vorderster Front, wenn es darum geht, die Sorgen der Kunden zu zerstreuen. Fast 33 % der Kunden stimmen zu-dass schon eine langsame, umständliche Interaktion mit dem Kundendienst ausreicht, um sie zu einem Mitbewerber zu schicken. Wie können Sie also die Automatisierung nutzen, um sicherzustellen, dass Ihr Kundendienstteam die blitzschnelle Unterstützung bietet, nach der sich Ihre Kunden sehnen?
Anstatt alle Kunden an dieselbe Support-Hotline zu schicken und die Wartezeiten zu verlängern, können Sie Chatbots einsetzen, um die Lücken zu füllen. Senden Sie einfache Fragen wie Passwortänderungen und Auftragsverfolgung an vorprogrammierte Software, die Ihre Systeme problemlos nach den richtigen Informationen durchsuchen kann. Chatbots können dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter voll und ganz auf anspruchsvollere, komplexere Fragen konzentrieren können, und liefern spektakuläre Problemlösungen in Rekordzeit.
Unterstützung von Back-Office-Aufgaben durch Automatisierung
Während das Back-Office nur wenig persönlichen Kontakt mit Ihren Kunden hat, kann sich das Tempo und die Aufmerksamkeit, mit der sie die täglichen Aufgaben erledigen, auf das Erlebnis auswirken, das Sie Ihren Kunden bieten können.
Einkaufen
Die Anzahl der Genehmigungen, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, ist eines der vielen Hindernisse auf dem Weg zu deren Abschluss. Eine Abteilung, die am meisten mit dem Genehmigungsverfahren zu kämpfen hat, ist der Einkauf.
Die Genehmigung einer Bestellung erfordert in der Regel die Unterschrift von mehreren Beteiligten. Die Nachverfolgung, welcher Beteiligte gerade eine Bestellung prüft, welche Bestellungen genehmigt wurden, und die Suche nach der Unterschrift des anderen Beteiligten zwischen den Besprechungen ist ein enormer Zeitverlust für Ihre Einkaufsmitarbeiter. Je länger es dauert, einen Einkauf zu tätigen, desto länger dauert es, die Materialien zu erhalten, was letztendlich den Service für Ihren Kunden verzögert.
Mithilfe der Automatisierung können Sie die erforderlichen Unterlagen automatisch an die Vorgesetzten zur Prüfung weiterleiten. Sobald ein Vorgesetzter seine Unterschrift geleistet hat, wird er sofort an den nächsten in der Reihe weitergeleitet. Nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens kann das System die Unterlagen automatisch an den Lieferanten weiterleiten. Ohne den Posteingang zu durchsuchen oder zum Telefonhörer zu greifen, können Einkaufsexperten schnell einen Blick auf ein Portal werfen, um festzustellen, wo sich eine Bestellung im Workflow befindet.
Personalwesen
Ein Unternehmen ist nur so stark wie die Stärke und das Talent seiner Mitarbeiter. Diese kritischen Aufgaben der Personalabteilung, die die Stars Ihrer Belegschaft unterstützen, können zu einer Anhäufung von Papierkram führen und unübersichtliche Papierpfade schaffen. Wie kann die Automatisierung die Belastung für Ihre Personalabteilung verringern?
Zu viele Unternehmen verlassen sich auf papierbasierte oder andere umständliche Methoden, um die verfügbare Urlaubszeit zu erfassen. Anstatt digitale Kopien eines Urlaubsantrags zu versenden oder E-Mails hin und her zu jonglieren, hilft die Automatisierung den Mitarbeitern, Anträge über ein Online-Portal einzureichen. Sie können ihre verfügbare Zeit einfach einsehen und Anträge stellen, während das System diese automatisch an die entsprechenden Vorgesetzten weiterleitet. Vorgesetzte können Anträge sogar per Textnachricht erhalten, so dass sie sie schnell genehmigen oder ablehnen können, auch wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen.
Anstatt sich durch den täglichen Trott zu quälen, kann die Automatisierung Ihrem Team helfen, Produktivitätsbarrieren zu überwinden und endlich die großen Projekte anzugehen, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.
