La capture des tâches expliquée - Types, avantages et outils

La capture des tâches est un élément essentiel de l'exploration des tâches, de plus en plus répandue. exploration des tâches de plus en plus populaires, qui aident les entreprises à améliorer l'efficacité des tâches et des processus. Dans cet article, nous expliquons simplement ce que c'est et comment cela fonctionne.

Qu'est-ce que la capture des tâches ?

La technologie de capture des tâches, par le biais de l'enregistrement des processus, recueille et analyse les données d'interaction des utilisateurs à partir des postes de travail des employés afin de mesurer la façon dont le travail est effectué au sein d'une équipe ou d'une entreprise. 

‍La capture des tâches est une caractéristique essentielle des logiciel d'exploration des tâches. Il existe au moins cinq types différents de technologies de capture des tâches, mais elles fonctionnent toutes de la même manière. Elles capturent des informations à partir des postes de travail de différents employés et appliquent ensuite des algorithmes d'exploration des tâches pour permettre l'analyse des tâches et des flux de travail.

Objectif de la capture des tâches

En tirant parti de la capture des tâches, les organisations peuvent identifier les domaines à améliorer, automatiser efficacement les tâches répétitives et améliorer considérablement la productivité globale. Cette technologie permet non seulement de comprendre les subtilités des processus d'entreprise, mais fournit également une base solide pour l'amélioration continue des processus et l'automatisation intelligente. 

Comment fonctionne la capture des tâches

Le processus de capture des tâches comprend généralement les étapes suivantes :

1. Collecte de données: En surveillant les interactions des utilisateurs avec les applications logicielles, des données sont collectées sous forme de journaux, de captures d'écran ou d'autres moyens. Cette collecte de données est un élément essentiel de la documentation des processus, car elle permet de s'assurer que chaque étape et chaque action sont enregistrées de manière exhaustive. Ces données comprennent des informations sur les actions des utilisateurs, le temps passé sur les tâches et l'ordre des tâches effectuées.
2. Traitement des données: Les données collectées sont ensuite nettoyées, transformées et structurées pour les préparer à l'analyse.
3. Reconnaissance des formes: Les algorithmes d'apprentissage automatique sont appliqués aux données traitées afin d'identifier les schémas récurrents, les tendances ou les anomalies dans les tâches effectuées par les utilisateurs.
4. Analyse et perspectives: Les résultats de la reconnaissance des formes sont analysés pour fournir des informations exploitables, telles que l'identification des goulets d'étranglement, des inefficacités ou des domaines à améliorer dans le flux de travail.
5. Optimisation et amélioration et amélioration: Sur la base des connaissances acquises, amélioration des processus peuvent être mises en œuvre, telles que l'automatisation des tâches répétitives, la refonte des interfaces utilisateurs ou la rationalisation des flux de travail afin d'améliorer l'efficacité et la satisfaction des utilisateurs.

Principaux avantages de la capture des tâches pour l'analyse des processus d'entreprise

La capture des tâches dans exploration des tâches peut fournir des informations précieuses aux entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus, à réduire leurs coûts et à améliorer leur productivité globale. Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Augmenter l'efficacité. La saisie des tâches vous permet de quantifier et d'améliorer les processus ou les flux de travail, et de fournir un retour d'information concret sur les tâches, basé sur des preuves. La création d'une carte détaillée des processus permet de visualiser les flux de travail, ce qui facilite l'identification des inefficacités et des domaines à améliorer.
• Éliminer les écarts et les erreurs. La capture des tâches vous aide à identifier les cas où les utilisateurs ne suivent pas le processus convenu ou le workflow de flux de travail, ce qui permet d'obtenir un résultat positif.
• Améliorer la conformité. La capture des tâches vous permet de suivre la conformité et de vous assurer que les politiques sont respectées.
• Identifier les possibilités d'automatisation. La saisie des tâches permet aux organisations de quantifier le temps et le coût des différents types de processus manuels et de flux de travail, en identifiant les domaines où l'automatisation peut remplacer le travail manuel et répétitif.

Automatiser les tâches répétitives grâce à la capture des tâches

La capture des tâches joue un rôle crucial dans l'automatisation des tâches répétitives, qui pèsent souvent sur la productivité et l'efficacité. En capturant et en analysant les interactions avec les utilisateurs, la capture des tâches permet d'identifier les tâches qui sont les meilleures candidates à l'automatisation. Cela permet aux organisations de repenser les interfaces utilisateur et les flux de travail, réduisant ainsi le besoin de travail manuel. Par conséquent, les entreprises peuvent adopter une stratégie d'automatisation ascendante, dans laquelle les initiatives d'automatisation sont motivées par les besoins réels de l'entreprise plutôt que par les limites de la technologie. Grâce à la capture des tâches, les entreprises peuvent automatiser les tâches répétitives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée qui stimulent la croissance et l'innovation de l'entreprise.

Différents types de technologies de capture des tâches en tant qu'outil de découverte des processus

• Enregistrement des tâches - Les enregistreurs de tâches sont de simples applications logicielles installées sur un poste de travail qui collectent les interactions, y compris les frappes au clavier, les clics de souris, les défilements et autres activités avec des horodatages et éventuellement des captures d'écran ou des enregistrements vidéo.
• Capture automatisée des tâches - Les solutions de capture automatisée des tâches fonctionnent de la même manière que les applications d'enregistrement des tâches, mais elles sont généralement plus sophistiquées et peuvent ne pas nécessiter que l'employé active et mette en pause les activités d'enregistrement.
• Capture des tâches de processus - De nombreuses solutions logicielles d'exploration des processus disposent d'une fonctionnalité d'exploration des tâches qui peut impliquer la collecte de données de granularité au niveau des tâches à partir des journaux d'événements, de la même manière que l'exploration des processus.
• La capture de tâches par OCR - un sous-domaine de la technologie de capture automatisée des tâches, se compose de différentes solutions d'exploration des tâches qui utilisent la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour capturer des informations à partir de navigateurs ou d'interfaces utilisateur.
• Intelligence des processus - L'intelligence des processus est une approche relativement nouvelle de la capture des tâches. Elle permet de suivre et de capturer des objets commerciaux directement à partir de l'interface utilisateur des applications commerciales concernées, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser un enregistreur ou une technologie de capture d'images. Pour plus d'informations, voir notre dernier livre blanc.

Cinq exemples d'outils de capture des tâches

1. ProcessMaker Process Intelligence : la première solution hybride qui combine l'exploration des processus et des tâches avec la technologie générative des journaux d'événements de l'IA.
2. UiPath Task Mining : Une solution d'exploration des tâches qui analyse les activités de bureau des employés pour découvrir, analyser et optimiser les processus d'entreprise.
3. Celonis Task Mining : Un outil d'exploration des tâches qui capture et analyse les interactions des utilisateurs afin d'aider les organisations à comprendre leurs processus et à identifier les domaines à améliorer.
4. ABBYY Timeline : une plateforme d'intelligence des processus qui enregistre les interactions entre les utilisateurs du bureau et identifie les tâches répétitives et inefficaces.

Choisir le bon outil de capture des tâches

Lorsqu'elles choisissent un outil de capture des tâches, les entreprises doivent tenir compte de plusieurs facteurs, notamment le type de processus métier qu'elles souhaitent capturer, le niveau de détail requis et l'intégration avec d'autres outils et plates-formes. Il est essentiel de choisir un outil qui fournit un diagramme de flux de travail complet, analyse les interactions des utilisateurs et recueille des données intelligentes pour éclairer les décisions de l'entreprise. En outre, les entreprises doivent tenir compte de l'évolutivité et de la flexibilité de l'outil, ainsi que de sa capacité à soutenir une stratégie d'automatisation ascendante. En choisissant le bon outil de capture des tâches, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, automatiser les tâches répétitives et stimuler leur croissance.

Pourquoi la saisie des tâches est-elle importante ?

La capture des tâches est la technologie de base des solutions d'exploration des tâches. De plus en plus d'entreprises cherchent à améliorer les processus, l'efficacité des équipes et à permettre une l'automatisation intelligente - la capture des tâches permet d'identifier des défis tels que chaise pivotante l'inefficacité.

Les dirigeants d'entreprise doivent également comprendre les mécanismes de base de la capture des tâches, car les différentes méthodes d'extraction des tâches auront des implications sur la confidentialité et la protection des données. Par exemple, dans l'Union européenne (UE), certaines solutions d'enregistrement des tâches peuvent ne pas être conformes à la législation GDPR, si elles ne sont pas en mesure de masquer ou de supprimer les données personnelles identifiables du flux de capture des tâches.