La captura de tareas es un elemento central de la cada vez más popular minería de tareas que ayudan a las empresas a mejorar la eficiencia de las tareas y los procesos. En este artículo explicamos de forma sencilla qué es y cómo funciona.
¿Qué es la captura de tareas?
La tecnología de captura de tareas, mediante la grabación de procesos, recopila y analiza los datos de interacción de los usuarios en los puestos de trabajo de los empleados para medir cómo se realiza el trabajo dentro de un equipo o una empresa.
La captura de tareas es una característica esencial del software de minería de tareas. Existen al menos cinco tipos diferentes de tecnología de captura de tareas, pero en esencia todas funcionan de la misma manera. Capturan información de las estaciones de trabajo de diferentes empleados y luego aplican algoritmos de minería de tareas para permitir el análisis de tareas y flujos de trabajo.
Propósito de la captura de tareas
Al aprovechar la captura de tareas, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora, automatizar tareas repetitivas de forma eficiente y mejorar significativamente la productividad general. Esta tecnología no solo ayuda a comprender los entresijos de los procesos empresariales, sino que también proporciona una base sólida para la mejora continua de los procesos y la automatización inteligente.
Cómo funciona la captura de tareas
El proceso de captura de tareas suele implicar los siguientes pasos:
- Recogida de datos: Al supervisar las interacciones de los usuarios con las aplicaciones informáticas, se recopilan datos en forma de registros, capturas de pantalla u otros medios. Esta recogida de datos es una parte crucial de la documentación de procesos, ya que garantiza que cada paso y cada acción se registran de forma exhaustiva. Estos datos incluyen información sobre las acciones de los usuarios, el tiempo dedicado a las tareas y el orden de las tareas realizadas.
- Procesamiento de datos: Los datos recogidos se limpian, transforman y estructuran para prepararlos para el análisis.
- Reconocimiento de patrones: Los algoritmos de aprendizaje automático se aplican a los datos procesados para identificar patrones recurrentes, tendencias o anomalías en las tareas realizadas por los usuarios.
- Análisis y perspectivas: Los resultados del reconocimiento de patrones se analizan para proporcionar información práctica, como la identificación de cuellos de botella, ineficiencias o áreas de mejora en el flujo de trabajo.
- Optimización y Mejora: Basándose en los conocimientos adquiridos mejoras de los procesos como la automatización de tareas repetitivas, el rediseño de las interfaces de usuario o la racionalización de los flujos de trabajo para aumentar la eficacia y la satisfacción de los usuarios.
Principales ventajas de la captura de tareas para analizar los procesos empresariales
Captura de tareas en minería de tareas puede proporcionar información valiosa a las empresas que buscan optimizar sus procesos, reducir costes y mejorar la productividad general. Algunas de las principales ventajas son:
- Aumentar la eficacia. La captura de tareas permite cuantificar y mejorar los procesos o flujos de trabajo, y proporcionar información concreta basada en pruebas sobre las tareas. La creación de un mapa de procesos detallado ayuda a visualizar los flujos de trabajo, lo que facilita la identificación de ineficiencias y áreas de mejora.
- Elimine las desviaciones y los errores. La captura de tareas le ayuda a identificar los casos en los que los usuarios no siguen el proceso acordado o el flujo de trabajo camino feliz.
- Mejorar el cumplimiento. La captura de tareas le permite realizar un seguimiento del cumplimiento y garantizar que se siguen las políticas.
- Identificar oportunidades de automatización. La captura de tareas permite a las organizaciones cuantificar el tiempo y el coste de los distintos tipos de procesos y flujos de trabajo manuales, identificando las áreas en las que la automatización puede sustituir al trabajo manual y repetitivo.
Automatización de tareas repetitivas con captura de tareas
La captura de tareas desempeña un papel crucial en la automatización de tareas repetitivas, que a menudo merman la productividad y la eficiencia. Al capturar y analizar las interacciones de los usuarios, la captura de tareas ayuda a identificar las que son candidatas principales para la automatización. Esto permite a las organizaciones rediseñar las interfaces de usuario y los flujos de trabajo, reduciendo la necesidad de trabajo manual. En consecuencia, las empresas pueden adoptar una estrategia de automatización ascendente, en la que las iniciativas de automatización están impulsadas por las necesidades reales de la empresa y no por las limitaciones de la tecnología. Con la captura de tareas, las organizaciones pueden automatizar las tareas repetitivas, liberando a los empleados para que se centren en actividades de mayor valor que impulsen el crecimiento y la innovación de la empresa.
Diferentes tipos de tecnologías de captura de tareas como herramienta de descubrimiento de procesos
- Grabación de tareas - Los grabadores de tareas son sencillas aplicaciones de software instaladas en una estación de trabajo que recopilan interacciones, como pulsaciones de teclas, clics del ratón, desplazamientos y otras actividades con marcas de tiempo y, potencialmente, también capturas de pantalla o grabaciones de vídeo.
- Captura automatizada de tareas - Las soluciones de captura automatizada de tareas funcionan de forma muy parecida a las aplicaciones de grabación de tareas, pero suelen ser más sofisticadas y puede que no requieran que el empleado active y detenga las actividades de grabación.
- Captura de tareas de proceso - muchas soluciones de software de minería de procesos tienen la funcionalidad de minería de tareas que puede implicar la recopilación de granularidad a nivel de tarea de los datos de los registros de eventos, de manera muy similar a como funciona la minería de procesos.
- Captura de tareas OCR - un subcampo de la tecnología de captura automatizada de tareas, consiste en diferentes soluciones de captura de tareas que utilizan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar información de navegadores o interfaces de usuario.
- Inteligencia de procesos - Un enfoque relativamente nuevo de la captura de tareas es la inteligencia de procesos. Rastrea y captura objetos empresariales directamente desde la interfaz de usuario de las aplicaciones empresariales pertinentes sin necesidad de una grabadora o tecnología de captura de imágenes. Para más información, consulte nuestro último libro blanco.
Cinco ejemplos de herramientas de captura de tareas
- ProcessMaker Inteligencia de Procesos: la primera solución híbrida que combina la minería de procesos y la minería de tareas con la tecnología de registro de eventos de IA generativa.
- Minería de tareas UiPath: Una solución de minería de tareas que analiza las actividades de escritorio de los empleados para descubrir, analizar y optimizar los procesos empresariales.
- Minería de tareas Celonis: Una herramienta de minería de tareas que captura y analiza las interacciones de los usuarios para ayudar a las organizaciones a comprender sus procesos e identificar áreas de mejora.
- ABBYY Timeline: una plataforma de inteligencia de procesos que registra las interacciones de los usuarios de escritorio y localiza las tareas repetitivas e ineficaces.
Elegir la herramienta de captura de tareas adecuada
A la hora de elegir una herramienta de captura de tareas, las organizaciones deben tener en cuenta varios factores, como el tipo de procesos empresariales que desean capturar, el nivel de detalle necesario y la integración con otras herramientas y plataformas. Es esencial seleccionar una herramienta que proporcione un diagrama de flujo de trabajo completo, analice las interacciones de los usuarios y recopile datos inteligentes para fundamentar las decisiones empresariales. Además, las organizaciones deben tener en cuenta la escalabilidad y flexibilidad de la herramienta, así como su capacidad para respaldar una estrategia de automatización ascendente. Al elegir la herramienta de captura de tareas adecuada, las organizaciones pueden agilizar los procesos empresariales, automatizar las tareas repetitivas e impulsar el crecimiento empresarial.
¿Por qué es importante la captura de tareas?
La captura de tareas es la tecnología básica para las soluciones de minería de tareas. A medida que más empresas exploran formas de mejorar los procesos, la eficiencia de los equipos y permitir la automatización inteligente - la captura de tareas permite identificar retos como silla giratoria ineficiencia.
Los líderes de Enteprise también deben comprender la mecánica básica de la captura de tareas, ya que los diferentes métodos de extracción de tareas tendrán implicaciones sobre la privacidad y la protección de datos. Por ejemplo, en la Unión Europea (UE) algunas soluciones de registro de tareas pueden no cumplir la legislación GDPR, si no son capaces de enmascarar o eliminar datos de identificación personal del flujo de captura de tareas.
