Aufgabenerfassung erklärt - Arten, Vorteile und Tools

Die Aufgabenerfassung ist ein Kernelement des zunehmend beliebten Aufgabenerfassung Lösungen, die Unternehmen helfen, die Effizienz von Aufgaben und Prozessen zu verbessern. In diesem Artikel erklären wir, was es ist und wie es funktioniert.

Was ist Aufgabenerfassung?

Die Technologie zur Aufgabenerfassung sammelt und analysiert durch die Aufzeichnung von Prozessen Benutzerinteraktionsdaten von den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter, um zu messen, wie die Arbeit innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens erledigt wird. 

‍Die Aufgabenerfassung ist eine Kernfunktion von Software zur Aufgabenerfassung. Es gibt mindestens fünf verschiedene Arten von Aufgabenerfassungstechnologien - aber im Kern funktionieren sie alle auf dieselbe Weise. Sie erfassen Informationen von den Arbeitsplätzen verschiedener Mitarbeiter und wenden dann Task-Mining-Algorithmen an, um Aufgaben- und Workflow-Analysen zu ermöglichen.

Zweck der Aufgabenerfassung

Durch den Einsatz der Aufgabenerfassung können Unternehmen Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln, sich wiederholende Aufgaben effizient automatisieren und die Gesamtproduktivität erheblich steigern. Diese Technologie hilft nicht nur dabei, die Feinheiten von Geschäftsprozessen zu verstehen, sondern bietet auch eine solide Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserungen und intelligente Automatisierung. 

Wie die Aufgabenerfassung funktioniert

Der Prozess der Aufgabenerfassung umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

1. Datenerhebung: Durch die Überwachung der Benutzerinteraktionen mit Softwareanwendungen werden Daten in Form von Protokollen, Screenshots oder anderen Mitteln gesammelt. Diese Datenerfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessdokumentation, da sie sicherstellt, dass jeder Schritt und jede Aktion umfassend aufgezeichnet wird. Zu diesen Daten gehören Informationen über Benutzeraktionen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit und die Reihenfolge der ausgeführten Aufgaben.
2. Datenverarbeitung: Die gesammelten Daten werden anschließend bereinigt, umgewandelt und strukturiert, um sie für die Analyse vorzubereiten.
3. Erkennung von Mustern: Algorithmen des maschinellen Lernens werden auf die verarbeiteten Daten angewendet, um wiederkehrende Muster, Trends oder Anomalien in den von den Nutzern durchgeführten Aufgaben zu erkennen.
4. Analyse und Einblicke: Die Ergebnisse der Mustererkennung werden analysiert, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, wie z. B. die Identifizierung von Engpässen, Ineffizienzen oder verbesserungswürdigen Bereichen im Arbeitsablauf.
5. Optimierung und Verbesserung: Auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse, Prozessverbesserungen umgesetzt werden, z. B. die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Neugestaltung von Benutzeroberflächen oder die Straffung von Arbeitsabläufen, um die Effizienz und die Zufriedenheit der Benutzer zu erhöhen.

Hauptvorteile der Aufgabenerfassung zur Analyse von Geschäftsprozessen

Aufgabenerfassung in Aufgabenerfassung kann wertvolle Informationen für Unternehmen liefern, die ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und die Gesamtproduktivität verbessern wollen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

• Effizienz steigern. Die Erfassung von Aufgaben ermöglicht es Ihnen, Prozesse oder Arbeitsabläufe zu quantifizieren und zu verbessern und konkretes, evidenzbasiertes Feedback zu Aufgaben zu geben. Die Erstellung einer detaillierten Prozesslandkarte hilft bei der Visualisierung von Arbeitsabläufen und erleichtert es, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen.
• Beseitigen Sie Abweichungen und Fehler. Die Aufgabenerfassung hilft Ihnen zu erkennen, wo Benutzer nicht dem vereinbarten Prozess oder Workflow folgen glücklicher Weg.
• Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften. Mit der Aufgabenerfassung können Sie die Einhaltung der Vorschriften verfolgen und sicherstellen, dass die Richtlinien befolgt werden.
• Identifizieren Sie Möglichkeiten der Automatisierung. Die Aufgabenerfassung ermöglicht es Unternehmen, den Zeit- und Kostenaufwand für verschiedene Arten von manuellen Prozessen und Arbeitsabläufen zu quantifizieren und Bereiche zu identifizieren, in denen Automatisierung manuelle, sich wiederholende Arbeiten ersetzen kann.

Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben mit Aufgabenerfassung

Die Aufgabenerfassung spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben, die oft die Produktivität und Effizienz beeinträchtigen. Durch die Erfassung und Analyse von Benutzerinteraktionen hilft die Aufgabenerfassung dabei, Aufgaben zu identifizieren, die sich hervorragend für eine Automatisierung eignen. Auf diese Weise können Unternehmen Benutzeroberflächen und Arbeitsabläufe neu gestalten und den Bedarf an manueller Arbeit verringern. Folglich können Unternehmen eine Bottom-up-Automatisierungsstrategie anwenden, bei der Automatisierungsinitiativen von den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens und nicht von den Grenzen der Technologie bestimmt werden. Mit der Aufgabenerfassung können Unternehmen sich wiederholende Aufgaben automatisieren, so dass sich die Mitarbeiter auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können, die das Unternehmenswachstum und die Innovation fördern.

Verschiedene Arten von Aufgabenerfassungstechnologien als Werkzeug zur Prozessfindung

• Aufzeichnung von Aufgaben - Task-Recorder sind einfache Softwareanwendungen, die auf einem Arbeitsplatz installiert werden und Interaktionen wie Tastatureingaben, Mausklicks, Bildläufe und andere Aktivitäten mit Zeitstempeln und möglicherweise auch Screenshots oder Videoaufnahmen erfassen.
• Automatisierte Aufgabenerfassung - Lösungen für die automatische Aufgabenerfassung funktionieren ähnlich wie Apps für die Aufgabenerfassung, sind aber in der Regel ausgefeilter und erfordern nicht, dass der Mitarbeiter die Aufzeichnungsaktivitäten aktiviert und pausiert.
• Erfassung von Prozessaufgaben - Viele Process-Mining-Softwarelösungen verfügen über Task-Mining-Funktionen, die die Erfassung von Daten auf Aufgabenebene aus Ereignisprotokollen beinhalten können, ähnlich wie beim Process-Mining.
• OCR-Aufgabenerfassung - ein Teilbereich der automatisierten Aufgabenerfassungstechnologie, besteht aus verschiedenen Lösungen zur Aufgabenerfassung, die die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) nutzen, um Informationen aus Browsern oder Benutzeroberflächen zu erfassen.
• Prozessintelligenz - Ein relativ neuer Ansatz zur Aufgabenerfassung ist die Prozessintelligenz. Sie verfolgt und erfasst Geschäftsobjekte direkt von der Benutzeroberfläche relevanter Geschäftsanwendungen, ohne dass ein Aufzeichnungsgerät oder eine Bilderfassungstechnologie erforderlich ist. Weitere Informationen finden Sie in unser aktuelles Whitepaper.

Fünf Beispiele für Aufgabenerfassungstools

1. ProcessMaker Prozess-Intelligenz: die erste Hybridlösung, die Process Mining und Task Mining mit generativer KI-Ereignisprotokolltechnologie kombiniert.
2. UiPath Task Mining: Eine Task-Mining-Lösung, die die Desktop-Aktivitäten der Mitarbeiter analysiert, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu analysieren und zu optimieren.
3. Celonis Task Mining: Ein Task-Mining-Tool, das Benutzerinteraktionen erfasst und analysiert, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Prozesse zu verstehen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
4. ABBYY Timeline: eine Prozessintelligenz-Plattform, die Desktop-Benutzerinteraktionen aufzeichnet und sich wiederholende und ineffiziente Aufgaben aufzeigt.

Auswahl des richtigen Aufgabenerfassungstools

Bei der Auswahl eines Tools zur Aufgabenerfassung sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, darunter die Art der Geschäftsprozesse, die sie erfassen möchten, den erforderlichen Detaillierungsgrad und die Integration mit anderen Tools und Plattformen. Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das ein umfassendes Workflow-Diagramm liefert, Benutzerinteraktionen analysiert und intelligente Daten sammelt, um Geschäftsentscheidungen zu treffen. Darüber hinaus sollten Unternehmen die Skalierbarkeit und Flexibilität des Tools sowie seine Fähigkeit zur Unterstützung einer Bottom-up-Automatisierungsstrategie berücksichtigen. Durch die Wahl des richtigen Aufgabenerfassungstools können Unternehmen Geschäftsprozesse rationalisieren, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und das Unternehmenswachstum fördern.

Warum ist die Aufgabenerfassung wichtig?

Die Aufgabenerfassung ist die zentrale Technologie für Task-Mining-Lösungen. Immer mehr Unternehmen suchen nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Teameffizienz und ermöglichen intelligente Automatisierung - Die Aufgabenerfassung bietet Möglichkeiten zur Identifizierung von Herausforderungen wie Drehstuhl Ineffizienz.

Führungskräfte in Unternehmen müssen auch die Grundmechanismen der Aufgabenerfassung verstehen, da verschiedene Methoden der Aufgabenerfassung Auswirkungen auf den Datenschutz haben werden. In der Europäischen Union (EU) sind beispielsweise einige Lösungen zur Aufgabenerfassung möglicherweise nicht mit der GDPR-Gesetzgebung konform, wenn sie nicht in der Lage sind, personenbezogene Daten aus dem Aufgabenerfassungsfluss zu maskieren oder zu entfernen.