Guide de l'automatisation de l'embarquement

L'intégration est un processus RH clé qui jette les bases d'une relation de travail réussie à long terme. Pourtant, peu d'organisations le font bien. Selon une recherche menée par Gallupseulement 12 % des employés sont d'accord pour dire que leur entreprise fait un excellent travail d'intégration des nouveaux employés. Une mauvaise expérience d'intégration peut considérablement augmenter les chances qu'un nouvel employé cherche d'autres opportunités d'emploi. Le coût moyen de l'intégration d'un nouveau salarié avoisine les 4 000 dollarsde nombreuses organisations ne peuvent pas se permettre les coûts liés à la rotation du personnel.

Les processus d'accueil manuels sont l'une des principales causes des coûts élevés et des mauvaises expériences d'accueil. Selon le HCI58 % des entreprises déclarent que leur programme d'intégration est axé sur les processus et la paperasserie. Grâce aux technologies d'automatisation de l'intégration, les entreprises peuvent réduire leurs coûts et bénéficier des avantages suivants 62% d'augmentation de la productivité des nouvelles recrueset augmenter la rétention de 50 %.

Avantages de l'automatisation de l'embarquement

L'automatisation de l'embarquement offre aux organisations un large éventail d'avantages, notamment :

• Gain de temps et simplification des formalités administratives. L'intégration manuelle exige beaucoup de documents, les employés devant remplir d'innombrables formulaires et le personnel devant les examiner et les classer. Avec l'automatisation de l'intégration, vous pouvez créer des flux de travail simples et sans erreur pour éliminer les processus papier. Les employés peuvent remplir et signer les documents en ligne et ils seront stockés en toute sécurité et facilement accessibles par le personnel des RH.
• Améliorer l'expérience des employés. L'automatisation de l'intégration permet de fournir facilement aux employés les informations dont ils ont besoin pour assurer une transition en douceur. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui envoie automatiquement à l'employé des politiques organisationnelles et des documents de formation dès son embauche.
• Amélioration de la conformité. À bien des égards, le processus d'intégration est une question de conformité. Les employeurs sont tenus d'obtenir et de conserver certaines informations sur les nouveaux employés. Avec l'automatisation de l'intégration, les risques d'oublier des éléments importants sont considérablement réduits, ce qui améliore la conformité avec les lois fédérales, nationales et locales.
• Réduction des coûts d'intégration. L'automatisation de l'intégration permet d'éliminer les tâches manuelles répétitives et fastidieuses. Cela permet au personnel des RH d'être plus efficace et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme s'assurer que les nouveaux employés ont tout ce dont ils ont besoin pour réussir.
• Accès aux connaissances. Avec des processus d'onboarding manuels, il peut être difficile, voire impossible, de collecter et d'exploiter les données pour obtenir des informations exploitables. L'automatisation de l'intégration permet de suivre facilement le parcours de chaque nouvel employé en temps réel. Cela augmente la responsabilité, réduit les erreurs et fournit à la direction des informations précieuses pour améliorer le processus d'intégration.

Commencer l'automatisation de l'accueil dans votre organisation

Chaque processus d'automatisation de l' accueil est unique. Chaque secteur a ses propres exigences. Et il y a généralement des différences significatives entre l'onboarding dans les grandes et les petites organisations. Pourtant, il existe des étapes clés étapes clés de l'automatisation de l'onboarding qui s'appliquent à toutes les organisations. Et il y a plusieurs domaines sur lesquels vous pouvez vous concentrer pour commencer à automatiser l'onboarding et obtenir des résultats immédiats.

Pré-embarquement

L'intégration commence dès le premier jour de travail du nouvel employé. Le pré-internat est la période entre l'acceptation du poste par l'employé et son premier jour de travail. De nombreuses entreprises choisissent de lancer leurs flux d'automatisation de l'intégration au cours de la période de pré-intégration. Par exemple, vous pouvez envoyer au nouvel employé un courriel automatisé contenant un lien vers un formulaire Web ou un portail en ligne pour qu'il remplisse des documents et télécharge les informations requises.

Les nouvelles recrues se sentent ainsi mieux préparées et plus à l'aise. De plus, une fois ces éléments réglés, votre nouvel employé peut commencer à contribuer à l'organisation plus rapidement.

Lier les flux de travail de recrutement et d'intégration.

Les processus de recrutement et d'intégration sont liés mais fonctionnent souvent de manière distincte, en particulier dans les grandes entreprises. Pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts, la conclusion du processus de recrutement doit déclencher vos flux de travail d'intégration. Par exemple, le personnel des RH peut recevoir une notification de la nouvelle embauche qui coïncide avec l'envoi d'une lettre d'offre officielle au candidat. Cela permet de s'assurer qu'il n'y a pas de retard important dans le processus d'intégration et que toutes les exigences sont satisfaites.

Affecter les actifs

Grâce à l'automatisation de l'intégration, vous pouvez vous assurer que les ressources technologiques et l'accès au système sont attribués avant le premier jour du nouvel employé. Cela fait gagner du temps à votre personnel, raccourcit le processus d'intégration et garantit qu'aucun actif n'est oublié ou déplacé.

Inscription aux avantages sociaux

L'affiliation aux avantages sociaux est traditionnellement un processus qui prend beaucoup de temps. Tant les employeurs que les employés doivent remplir d'innombrables formulaires. Les retards de traitement peuvent empêcher les employés de recevoir leurs avantages sociaux à temps, ce qui se traduit par une mauvaise expérience d'intégration. La bonne solution d'automatisation de l'intégration peut se connecter à chaque système d'avantages sociaux par le biais d'une APIsrationalisant ainsi le processus d'inscription aux avantages sociaux.

Commentaires des employés

L'une des sources de frustration des nouveaux employés est le manque de soutien après le processus d'intégration. Une fois que toutes les exigences sont remplies, les nouvelles recrues doivent souvent se débrouiller seules. Grâce à l'automatisation de l'intégration, vous pouvez envoyer au nouvel employé des messages automatisés ou même une enquête à remplir. Les employés sauront ainsi que vous ne les avez pas oubliés et vous pourrez régler les problèmes avant qu'ils ne deviennent des sources de frustration pouvant entraîner un roulement coûteux.

Automatisation de l'embarquement des employés et des clients

L'onboarding est un terme souvent utilisé de manière générale pour englober les processus d'accueil des nouveaux employés et des clients. Pourtant, il existe des différences importantes entre les deux et une approche différente de l'automatisation de l'onboarding est généralement requise. La plus grande différence est que l'accueil des employés est un processus interne alors que l'accueil des clients est externe. Les employés apprennent à connaître leur nouvelle entreprise et leur rôle. Les nouveaux clients doivent être informés sur les produits et services, ce qui nécessite d'intégrer l'automatisation de l'onboarding à d'autres processus externes tels que le marketing.

L'automatisation de l'accueil des clients impliquant des processus externes, un plus grand nombre de parties prenantes sont souvent impliquées dans le processus. Par exemple, les membres des équipes de marketing et de vente, les équipes informatiques et les représentants du service clientèle. En d'autres termes, le processus d'accueil des clients peut présenter des complexités uniques.

Le processus d'accueil des employés et le processus d'accueil des clients présentent des défis uniques. L'automatisation de l'accueil peut faire gagner beaucoup de temps et d'argent à votre entreprise. Mais si elle est mal réalisée, elle peut inciter les employés et les clients à aller voir ailleurs. Le logiciel de gestion des processus métier (BPM) à faible code de ProcessMaker permet d'automatiser facilement les processus d'accueil des employés et des clients.