Guía para la automatización de la incorporación

La incorporación es un proceso clave de RR.HH. que sienta las bases para una relación laboral exitosa a largo plazo. Sin embargo, pocas organizaciones lo hacen bien. Según un investigación realizada por Gallupsólo el 12% de los empleados está de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo de incorporación de nuevos empleados. Una mala experiencia de incorporación puede aumentar significativamente aumentar las posibilidades de que un nuevo empleado busque otras oportunidades de empleo. Con el coste medio de la incorporación de un nuevo empleado rondando los 4.000 dólaresmuchas organizaciones no pueden permitirse los costes de la rotación de personal.

Los procesos manuales de incorporación son un factor clave que contribuye a los altos costes y a las malas experiencias de incorporación. Según HCIel 58% de las organizaciones afirman que su programa de incorporación se centra en los procesos y el papeleo. Con las tecnologías de automatización del onboarding, las organizaciones pueden reducir los costes, experimentar un 62% más de productividad en las nuevas contratacionesy aumentar la retención en un 50%.

Ventajas de la automatización de la incorporación

La automatización de la incorporación ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios, entre ellos

• Ahorra tiempo y simplifica el papeleo. La incorporación manual requiere una gran cantidad de documentos, por lo que los empleados deben rellenar un sinfín de formularios y el personal debe revisarlos y archivarlos. Con la automatización de la incorporación, puede crear flujos de trabajo sencillos y sin errores para eliminar los procesos basados en papel. Los empleados pueden rellenar y firmar los documentos en línea y se almacenarán de forma segura y fácilmente accesible por el personal de RRHH.
• Mejorar la experiencia de los empleados. La automatización de la incorporación facilita el suministro a los empleados de la información que necesitan para garantizar una transición fluida. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente al empleado las políticas organizativas y los materiales de formación una vez que sea contratado.
• Mejora del cumplimiento. En muchos sentidos, el proceso de incorporación tiene que ver con el cumplimiento. Los empleadores están obligados a obtener y almacenar cierta información de los nuevos empleados. Con la automatización de la incorporación, se reducen en gran medida las posibilidades de omitir cualquier elemento importante, lo que mejora el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales.
• Reducción de los costes de incorporación. Con la automatización de la incorporación, se eliminan las tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. Esto permite al personal de RRHH hacer más cosas y centrarse en tareas de mayor valor, como asegurarse de que los nuevos empleados tienen todo lo que necesitan para tener éxito.
• Acceso a la información. Con los procesos manuales de incorporación, puede ser difícil, si no imposible, recopilar y aprovechar los datos para proporcionar información procesable. La automatización de la incorporación facilita el seguimiento de la trayectoria de cada nuevo empleado en tiempo real. Esto aumenta la responsabilidad, reduce los errores y proporciona a la dirección información valiosa para mejorar el proceso de incorporación.

Cómo empezar con la automatización de la incorporación en su organización

Cada proceso de automatización del onboarding es único. Los distintos sectores tienen requisitos diferentes. Y suele haber diferencias significativas entre el onboarding en organizaciones grandes y pequeñas. Sin embargo, hay algunos pasos pasos de automatización del onboarding que se aplican en todas las organizaciones. Y hay varias áreas en las que puede centrarse para empezar con la automatización del onboarding y obtener resultados inmediatos.

Previo al embarque

La incorporación comienza el primer día de trabajo del nuevo empleado. El preinternado es el período que transcurre entre la aceptación del trabajo por parte del empleado y su primer día. Muchas organizaciones optan por iniciar sus flujos de trabajo de automatización de la incorporación durante el período de preincorporación. Por ejemplo, se puede enviar al nuevo empleado un correo electrónico automatizado con un enlace a un formulario web o a un portal en línea para completar los documentos y cargar la información requerida.

Esto ayuda a los nuevos contratados a sentirse mejor preparados y más cómodos. Además, con estos elementos fuera del camino, su nuevo empleado puede empezar a contribuir a la organización antes.

Vincular los flujos de trabajo de contratación y de incorporación

Los procesos de contratación y de incorporación están interrelacionados, pero a menudo funcionan de forma distinta, sobre todo en las grandes organizaciones. Para aumentar la eficiencia y reducir los costes, la conclusión del proceso de contratación debería activar los flujos de trabajo de incorporación. Por ejemplo, el personal de RRHH puede recibir una notificación de la nueva contratación que coincida con el envío de una carta de oferta formal al candidato. Esto garantiza que no haya retrasos significativos en el proceso de incorporación y que se cumplan todos los requisitos.

Asignar activos

Con la automatización de la incorporación, puede asegurarse de que los activos tecnológicos y el acceso al sistema se asignen antes del primer día de la nueva contratación. Esto ahorra tiempo a su personal, acorta el proceso de incorporación y garantiza que no se pasen por alto ni se extravíen los activos.

Inscripción de beneficios

La inscripción en las prestaciones ha sido tradicionalmente un proceso que ha llevado mucho tiempo. Tanto los empresarios como los empleados deben rellenar innumerables formularios. Los retrasos en la tramitación pueden impedir que los empleados reciban sus prestaciones a tiempo, lo que provoca una mala experiencia de incorporación. La solución de automatización de la incorporación adecuada puede conectarse con cada sistema de prestaciones a través de APIsagilizando el proceso de incorporación a las prestaciones.

Comentarios de los empleados

Una fuente de frustración para los nuevos empleados es la falta de apoyo tras el proceso de incorporación. Una vez que se han cumplido todos los requisitos, los nuevos empleados a menudo tienen que resolver las cosas por su cuenta. Con la automatización de la incorporación, puede enviar al nuevo empleado mensajes automáticos o incluso una encuesta para que la complete. Esto ayudará a los empleados a saber que no se ha olvidado de ellos y le permitirá abordar cualquier problema antes de que se convierta en una fuente de frustración que pueda conducir a una costosa rotación.

Automatización de la incorporación de empleados y clientes

El término "onboarding" se utiliza a menudo en sentido amplio para abarcar los procesos de incorporación de nuevos empleados y clientes. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes entre los dos y normalmente se requiere un enfoque diferente para la automatización de la incorporación. La mayor diferencia es que la incorporación de empleados es un proceso interno, mientras que la incorporación de clientes es externa. Los empleados deben conocer su nueva empresa y cuáles son sus funciones. Los nuevos clientes deben recibir información sobre los productos y servicios, lo que requiere integrar la automatización de la incorporación con otros procesos externos, como el marketing.

Dado que la automatización de la incorporación de clientes implica procesos externos, a menudo participan en el proceso una gama más amplia de partes interesadas. Por ejemplo, los miembros de los equipos de marketing y ventas, los equipos de TI y los representantes del servicio de atención al cliente. En otras palabras, el proceso de incorporación de clientes puede presentar complejidades únicas.

Tanto el proceso de incorporación de empleados como el de proceso de incorporación de clientes presentan desafíos únicos. La automatización de la incorporación puede ahorrar a su organización mucho tiempo y dinero. Pero si se hace mal, puede hacer que tanto los empleados como los clientes se vayan a otra parte. El software de gestión de procesos de negocio (BPM) de ProcessMaker, líder en la industria, facilita la automatización de los procesos de incorporación de empleados y clientes.