Un guide étape par étape pour automatiser la procédure d'embarquement des employés
Le début du parcours d'un nouveau salarié dans une entreprise commence par l'embarquement. Le succès futur des nouveaux employés dépend en grande partie de la facilité avec laquelle le processus d'intégration se déroule. En outre, chaque nouveau salarié représente un risque et une perte temporaire de productivité pour l'entreprise, surtout s'il remplace un ancien salarié plus expérimenté. Au cours de l'année écoulée, les Millennials sur le lieu de travail ont changé d'emploi trois fois plus que leurs collègues plus âgés, ce qui représente une perte de 30,5 milliards de dollars de chiffre d'affaires par an. Il vaut donc la peine d'investir de l'argent pour s'assurer que les nouveaux employés restent en poste.
Investir dans un logiciel d'automatisation des flux de travail peut contribuer à augmenter le taux de fidélisation des nouveaux employés tout en libérant les ressources humaines et informatiques pour des tâches plus importantes. Lisez ce billet dans son intégralité et découvrez comment un logiciel d'automatisation des flux de travail aide les RH à accroître l'engagement des nouveaux employés en rationalisant le processus d'intégration.
La première étape de la réussite d'une nouvelle embauche : créer un processus formel d'accueil
Selon les résultats de cette enquête sur la mobilité des travailleursEn ce qui concerne les entreprises, 22 % d'entre elles n'ont pas de processus d'intégration formel. La même enquête indique également que 58 % des entreprises ne mesurent pas du tout la productivité des nouveaux employés. Sans processus formel d'intégration, les entreprises n'ont pas de moyen de mesurer le succès des nouveaux employés après leur entrée dans l'entreprise. Cela signifie également qu'il n'existe pas de critères de référence pour améliorer les processus d'intégration défaillants.
L'automatisation du processus d'intégration des employés à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail aide les entreprises à retenir les nouveaux employés en garantissant que le processus correct est suivi chaque fois qu'un nouvel employé est intégré. En utilisant un logiciel de gestion des flux de travail pour automatiser le processus d'intégration des employés, les entreprises disposent des outils nécessaires pour suivre la réussite et la productivité de chaque nouvelle embauche. Le logiciel de gestion des flux de travail conserve automatiquement un registre de ce qui a été fait pour chaque nouvel employé lors de son entrée dans l'entreprise. Cela signifie que les entreprises disposent désormais de points de référence pour évaluer la réussite de chaque nouvelle embauche et la manière d'améliorer le taux de rétention des employés.
Les prochaines étapes : rationaliser le processus d'embarquement
Un programme d'accueil réussi ne se limite pas à la simple formalisation du processus. Pendant le processus d'intégration, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Il peut y avoir une mauvaise communication concernant le contrat de travail. Peut-être que le nouvel employé ne reçoit pas les ressources informatiques dont il a besoin pour faire son travail efficacement. Ou peut-être que des attentes claires ne sont jamais données au nouvel employé sous forme d'objectifs et d'étapes, ce qui érode sa relation avec son supérieur direct. Si l'une de ces situations se produit lors de l'embarquement, le nouvel employé pourrait avoir une mauvaise impression de l'entreprise et, en fin de compte, quitter l'entreprise.
Les logiciels d'automatisation des flux de travail s'attaquent à chacun de ces oublis potentiels en orchestrant l'ensemble des tâches et des logiciels nécessaires à l'intégration réussie d'un nouvel employé dans l'entreprise. Ces tâches comprennent principalement le contrat de travail, l'affectation des ressources informatiques et la gestion des objectifs et des étapes de chaque nouvelle embauche. L'automatisation du processus d'intégration aide les RH à effectuer toutes ces tâches sans erreur et aussi efficacement que possible afin d'augmenter le taux de rétention des nouveaux embauchés.
Première étape : envoi et suivi des contrats
Le contrat est le fondement de la relation employeur-employé. Ils définissent les attentes des deux parties et les protègent toutes deux contre toute violation de l'accord. Il est donc important que les entreprises suivent une procédure standard pour chaque employé afin de s'assurer que la relation avec un nouvel employé démarre du bon pied.
Les logiciels de gestion des flux de travail facilitent au maximum le processus de signature des contrats grâce à l'intégration de plateformes de signature électronique courantes, telles que Signe Adobe et DocuSign. Dès que les RH entament le processus d'intégration, le logiciel d'automatisation des flux de travail envoie un contrat numérique au nouvel embauché pour examen. Non seulement les Plateformes de signature électronique pratiques et sûresmais ils suivent également l'évolution de chaque contrat avec des notifications automatiques pour l'employé et l'entreprise. Ainsi, les contrats ne sont jamais perdus et l'employé a dès le départ une impression positive de l'efficacité de l'entreprise.
Deuxième étape : création de comptes informatiques
De nos jours, les employés ont besoin d'une multitude d'outils logiciels pour accomplir leurs tâches. Cela signifie que lorsque de nouveaux employés sont embauchés, le service informatique est chargé d'attribuer un certain nombre de comptes à chaque personne. La création manuelle de comptes entraîne des erreurs et des maux de tête pour le service informatique, alors que ses ressources pourraient être consacrées à des tâches plus utiles. L'accès à tous les outils logiciels nécessaires dans un nouveau poste est source de frustration pour les nouveaux employés et le service informatique.
Les logiciels de flux de travail peuvent être connectés à une multitude d'outils logiciels afin que les RH puissent créer plusieurs comptes pour chaque nouvelle embauche à la fois. Cela signifie que le service informatique n'a plus besoin de s'occuper de la création de comptes pour chaque utilisateur dans l'entreprise, car l'outil logiciel d'automatisation des flux de travail peut le faire automatiquement. Tout ce que les RH doivent faire, c'est saisir les informations relatives aux nouveaux utilisateurs afin de générer de nouveaux comptes pour un nombre quelconque de logiciels. De cette façon, les nouveaux employés disposent de tous les outils logiciels dont ils ont besoin avant leur premier jour de travail et le département informatique est libéré pour des projets plus ambitieux.
Troisième étape : suivi des objectifs et des étapes
Comme mentionné ci-dessus, de nombreuses entreprises ne disposent pas des outils nécessaires pour mesurer la productivité de chaque nouvelle embauche. Ce problème est en partie dû à l'absence d'objectifs et de jalons pertinents pour les employés embarqués. Si les entreprises ne mesurent pas les progrès de chaque nouvelle recrue sur la base de points de référence établis, elles n'ont aucun moyen de déterminer le succès de leur programme d'intégration. Pour ce faire, il faut un ensemble de normes que les RH et les responsables peuvent appliquer à chaque poste à des moments prédéterminés au cours du processus d'intégration.
Un logiciel de flux de travail aide les entreprises à mettre en œuvre des objectifs et des étapes pour les nouveaux employés en rappelant automatiquement aux RH et aux responsables de se présenter aux nouveaux employés à intervalles réguliers. Dans le cadre du processus d'intégration, les évaluations peuvent être programmées pour commencer à des dates et heures précises, de sorte que les nouveaux employés sont régulièrement évalués jusqu'à ce qu'ils soient totalement intégrés dans l'entreprise. Les RH, les cadres et les nouveaux employés devraient se rencontrer régulièrement, car cela permet non seulement de mesurer la productivité des nouveaux employés, mais aussi d'accroître la rétention. Les professionnels des RH citent les relations entre les employés et les gestionnaires comme étant la première cause de départ des nouveaux employés. L'intégration d'évaluations dans le processus garantit que la direction se tient au courant des nouvelles embauches et contribue à établir une relation positive entre les nouvelles recrues et leurs supérieurs hiérarchiques.
Franchir la ligne d'arrivée
L'automatisation du processus d'intégration des employés offre à chaque nouvelle recrue l'expérience la plus fluide possible, lui donnant confiance dès son premier jour de travail et une longueur d'avance sur sa réussite future. L'intégration des employés à l'aide d'un logiciel d'automatisation des flux de travail facilite la gestion des contrats par les RH avec des outils de signature électronique et élimine la nécessité pour le service informatique de créer manuellement des comptes. Cela permet également de s'assurer que les nouvelles recrues atteignent les objectifs et les étapes fixés au début de leur parcours dans l'entreprise. Pour en savoir plus sur la façon d'automatiser les processus RH avec un logiciel de workflow, contactez-nous dès aujourd'hui.
