Onboarding ist ein wichtiger HR-Prozess, der den Grundstein für ein erfolgreiches langfristiges Beschäftigungsverhältnis legt. Dennoch machen es nur wenige Unternehmen gut. Laut einer von Gallup durchgeführten Untersuchungsind nur 12 % der Arbeitnehmer der Meinung, dass ihr Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gute Arbeit leistet. Ein schlechtes Onboarding-Erlebnis kann die die Chancen erhöhen dass sich ein neuer Mitarbeiter nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten umsieht. Die durchschnittlichen Kosten für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters um die 4.000 Dollarliegen, können sich viele Unternehmen die Kosten der Mitarbeiterfluktuation nicht leisten.
Manuelle Onboarding-Prozesse sind einer der Hauptgründe für hohe Kosten und schlechte Onboarding-Erfahrungen. Nach Angaben von HCIgeben 58 % der Unternehmen an, dass ihr Onboarding-Programm auf Prozesse und Papierkram ausgerichtet ist. Mit Onboarding-Automatisierungstechnologien können Unternehmen ihre Kosten senken und folgende Vorteile erzielen 62 % höhere Produktivität bei neuen Mitarbeiternund die Mitarbeiterbindung um 50 % erhöhen.
Vorteile der Onboarding-Automatisierung
Die Onboarding-Automatisierung bietet Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen, darunter:
- Spart Zeit und vereinfacht den Papierkram. Manuelles Onboarding ist dokumentenintensiv und erfordert, dass Mitarbeiter endlose Formulare ausfüllen und Mitarbeiter diese überprüfen und ablegen. Mit der Onboarding-Automatisierung können Sie einfache und fehlerfreie Arbeitsabläufe erstellen, um papierbasierte Prozesse zu eliminieren. Die Mitarbeiter können die Dokumente online ausfüllen und unterschreiben, und sie werden sicher gespeichert und sind für die Mitarbeiter der Personalabteilung leicht zugänglich.
- Verbessern Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter. Die Automatisierung des Onboarding macht es einfach, den Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. So können Sie beispielsweise einen Workflow erstellen, der dem Mitarbeiter automatisch Organisationsrichtlinien und Schulungsunterlagen zusendet, sobald er oder sie eingestellt wurde.
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften. In vielerlei Hinsicht geht es beim Onboarding-Prozess um die Einhaltung von Vorschriften. Arbeitgeber sind verpflichtet, bestimmte Informationen von neuen Mitarbeitern einzuholen und zu speichern. Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses wird die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Angaben fehlen, erheblich verringert, was die Einhaltung von Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen verbessert.
- Geringere Onboarding-Kosten. Mit der Automatisierung des Onboarding werden sich wiederholende und zeitraubende manuelle Aufgaben eliminiert. Dadurch können die Mitarbeiter der Personalabteilung mehr leisten und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, z. B. darauf, dass neue Mitarbeiter alles haben, was sie für ihren Erfolg brauchen.
- Zugang zu Erkenntnissen. Bei manuellen Onboarding-Prozessen kann es schwierig, wenn nicht gar unmöglich sein, Daten zu sammeln und zu nutzen, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Mit der Onboarding-Automatisierung lässt sich der Weg eines jeden neuen Mitarbeiters in Echtzeit verfolgen. Dies erhöht die Verantwortlichkeit, reduziert Fehler und liefert dem Management wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses.
Der Einstieg in die Onboarding-Automatisierung in Ihrem Unternehmen
Jeder Onboarding-Automatisierungsprozess ist einzigartig. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen. Und in der Regel gibt es erhebliche Unterschiede zwischen dem Onboarding in großen und kleineren Unternehmen. Dennoch gibt es einige wichtige Schritte der Onboarding-Automatisierung die für alle Unternehmen gelten. Und es gibt mehrere Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren können, um mit der Onboarding-Automatisierung zu beginnen und sofortige Ergebnisse zu erzielen.
Pre-Boarding
Das Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Pre-Boarding ist der Zeitraum zwischen der Annahme der Stelle durch den Mitarbeiter und seinem ersten Arbeitstag. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Onboarding-Automatisierungsworkflows während des Preboarding-Zeitraums zu starten. Sie könnten dem neuen Mitarbeiter beispielsweise eine automatisierte E-Mail mit einem Link zu einem Webformular oder einem Online-Portal schicken, damit er Dokumente ausfüllen und erforderliche Informationen hochladen kann.
Dadurch fühlen sich neue Mitarbeiter besser vorbereitet und wohler. Außerdem kann Ihr neuer Mitarbeiter, wenn diese Dinge erledigt sind, schneller einen Beitrag zum Unternehmen leisten.
Verknüpfung von Recruiting- und Onboarding-Workflows
Der Rekrutierungs- und der Onboarding-Prozess sind miteinander verknüpft, laufen aber oft getrennt voneinander ab, insbesondere in größeren Unternehmen. Um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken, sollte der Abschluss des Rekrutierungsprozesses Ihre Onboarding-Workflows auslösen. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können beispielsweise eine Benachrichtigung über die Neueinstellung erhalten, die mit dem Versand eines formellen Angebotsschreibens an den Bewerber zusammenfällt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es keine nennenswerten Verzögerungen im Onboarding-Prozess gibt und dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Assets zuweisen
Mit der Onboarding-Automatisierung können Sie sicherstellen, dass die technischen Ressourcen und der Systemzugang vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden. Dies spart Ihren Mitarbeitern Zeit, verkürzt den Onboarding-Prozess und stellt sicher, dass keine Ressourcen übersehen oder verlegt werden.
Anmeldung zu den Leistungen
Die Beantragung von Sozialleistungen ist traditionell ein zeitaufwändiger Prozess. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen unzählige Formulare ausfüllen. Verzögerungen bei der Bearbeitung können dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Leistungen nicht rechtzeitig erhalten, was zu einem schlechten Onboarding-Erlebnis führt. Die richtige Onboarding-Automatisierungslösung kann mit jedem Sozialleistungssystem verbunden werden über APIsverbunden werden, um den Anmeldeprozess für Leistungen zu vereinfachen.
Mitarbeiter-Feedback
Eine Quelle der Frustration für neue Mitarbeiter ist der Mangel an Unterstützung nach dem Einarbeitungsprozess. Sobald alle Anforderungen erfüllt sind, sind die neuen Mitarbeiter oft auf sich allein gestellt. Mit der Onboarding-Automatisierung können Sie dem neuen Mitarbeiter automatische Nachrichten oder sogar eine Umfrage schicken, die er ausfüllen muss. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, dass Sie sie nicht vergessen haben, und Sie können Probleme angehen, bevor sie zu Frustrationsquellen werden, die zu kostspieliger Fluktuation führen können.
Onboarding-Automatisierung für Mitarbeiter und Kunden
Onboarding ist ein Begriff, der häufig im weitesten Sinne verwendet wird und sowohl den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter als auch für Kunden umfasst. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Prozessen, und in der Regel ist ein anderer Ansatz für die Onboarding-Automatisierung erforderlich. Der größte Unterschied besteht darin, dass das Onboarding von Mitarbeitern ein interner Prozess ist, während das Onboarding von Kunden extern erfolgt. Die Mitarbeiter lernen ihr neues Unternehmen und ihre Aufgaben kennen. Neue Kunden müssen über Produkte und Dienstleistungen informiert werden, was die Integration der Onboarding-Automatisierung mit anderen externen Prozessen wie dem Marketing erfordert.
Da die Automatisierung der Kundeneinführung externe Prozesse umfasst, ist oft ein breiteres Spektrum von Beteiligten in den Prozess eingebunden. Zum Beispiel Mitglieder von Marketing- und Vertriebsteams, IT-Teams und Kundendienstmitarbeiter. Mit anderen Worten: Der Kundeneinführungsprozess kann einzigartige Komplexität mit sich bringen.
Sowohl der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter als auch der Onboarding-Prozess für Kunden stellen einzigartige Herausforderungen dar. Die Automatisierung des Onboarding kann Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Aber wenn sie schlecht durchgeführt wird, kann sie dazu führen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden abwandern. Mit der branchenführenden Low-Code Business Process Management (BPM)-Software von ProcessMaker können Sie sowohl Ihre Mitarbeiter- als auch Ihre Kundeneinführungsprozesse problemlos automatisieren.
