Les processus financiers les plus couramment automatisés

Les services financiers automatisés peuvent faire gagner beaucoup de temps et d'argent aux organisations tout en leur permettant d'obtenir des informations précises sur leurs performances. Pourtant, de nombreuses organisations sont réticentes à adopter les technologies d'automatisation en raison de problèmes de mise en œuvre et parce qu'elles ne savent pas par où commencer. Dans cet article, nous examinons certains des processus financiers les plus couramment automatisés afin de vous donner des idées et de l'inspiration pour démarrer.

Prévisions de dépenses

Les budgets et les prévisions jouent un rôle clé dans la prise de décisions éclairées au sein de toute organisation. De nombreuses organisations continuent à s'appuyer sur des processus de prévision manuels, comme le remplissage de feuilles de calcul génériques. D'autres organisations ignorent complètement le processus, avançant sans indication claire de leur destination.

Grâce à des outils automatisés rentables et conviviaux pour les services financiers, les parties prenantes peuvent accéder aux prévisions de dépenses et exécuter de nouveaux scénarios en temps réel. Non seulement les rapports sont basés sur les données les plus facilement disponibles, mais ils sont également exempts des erreurs courantes dans les prévisions préparées manuellement.

Demandes d'investissement

Les demandes d'investissement et l'accueil de nouveaux clients ont toujours été des processus longs et fastidieux. Des réglementations strictes, telles que les lois sur le blanchiment d'argent (LBA) et sur le KYC, ainsi que l'obligation d'établir et de maintenir des programmes d'identification des clients (CIP) basés sur les risques, font qu'il est difficile pour les banques d'accélérer le processus de demande. Non seulement ces processus sont coûteux pour les banques, mais ils se traduisent par une mauvaise expérience client.

Les services financiers automatisés présentent un large éventail d'avantages pour le traitement des demandes d'investissement et l'accueil de nouveaux clients. L'automatisation des processus robotisés (RPA) élimine les tâches manuelles d'examen et de saisie de données en saisissant les données de la documentation KYC. Les banques peuvent également rationaliser la communication avec les clients, en les informant des décisions relatives aux demandes et en leur offrant des options de libre-service pour accélérer le processus de manière rentable.

Demandes de CapEx

Le processus d'approbation des CapEx joue un rôle important dans la trésorerie d'une organisation. Pourtant, dans la plupart des organisations, les processus d'approbation des CapEx sont très inefficaces, car les demandes doivent passer par plusieurs départements. Si un important travail de préparation peut être acceptable dans une certaine mesure pour les gros achats d'actifs, il l'est moins pour les petits achats quotidiens comme le matériel de bureau. En plus d'être lents, les processus d'approbation manuels sont sujets à des erreurs. Il n'est pas rare que les employés fassent des erreurs de calcul ou qu'ils acheminent les approbations à la mauvaise partie.

Le processus d'approbation du CapEx commence par une demande d'immobilisation. La proposition ou la demande identifie généralement l'actif, le coût et le retour sur investissement prévu. La demande est ensuite généralement envoyée à la direction. La direction examine le besoin et détermine si l'actif est conforme au budget de l'organisation. Si la demande est approuvée, elle est envoyée à l'équipe d'achat pour obtenir des estimations et organiser le paiement.

Les organisations peuvent simplifier les processus d'approbation des CapEx ainsi qu'accroître l'efficacité et la transparence grâce à l'automatisation. Les demandes d'approbation sont automatiquement acheminées vers la partie concernée et des rappels sont envoyés. Le demandeur peut suivre le statut de la proposition en temps réel. Avec les logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPM)Les organisations peuvent facilement concevoir et mettre en œuvre des les processus d'approbation qui répondent à leurs besoins commerciaux particuliers.

Flux des factures

Les flux de facturation traditionnels posent un certain nombre de problèmes aux organisations. Tout d'abord, les factures sur papier sont lentes et exigent des employés beaucoup de temps de traitement. Deuxièmement, les factures manquent d'uniformité et doivent être analysées par des humains pour identifier les informations pertinentes, un processus qui est également sujet à l'erreur. Enfin, les processus manuels manquent de transparence et nécessitent une comptabilité et un rapprochement approfondis pour faire correspondre les factures aux paiements.

Grâce aux services financiers automatisés, les organisations peuvent créer un processus d'approbation des factures facile. Les solutions d'automatisation peuvent extraire les données pertinentes des factures et les stocker dans un référentiel central pour un accès facile à l'avenir. Les fonctions de flux de travail automatisé des factures, comme les processus d'approbation par courrier électronique, permettent aux parties prenantes d'approuver facilement les factures et les paiements, où qu'elles se trouvent. L'automatisation simplifie également la comptabilité et le rapprochement en arrière-plan.

Système de comptes à recevoir

Les comptes débiteurs (AR) jouent un rôle essentiel pour assurer des flux de trésorerie sains. Pourtant, de nombreuses organisations continuent de s'appuyer sur des processus de gestion des créances papier inefficaces. Avec ces systèmes, les employés passent d'innombrables heures à imprimer, envoyer, copier et rechercher des documents perdus. En fait, certains experts estiment qu'avec ces processus inefficaces, il faut en moyenne jusqu'à 16,3 jours pour traiter une seule facture.

De nombreuses organisations hésitent à passer à une solution automatisée de RA, principalement parce qu'elles craignent le changement. Toutefois, le passage à un système automatisé de comptes fournisseurs et de comptes clients est une transition sans heurts qui présente de nombreux avantages. L'automatisation réduit les coûts et élimine les erreurs coûteuses de saisie des données et les factures égarées. Plus important encore, l'automatisation des comptes fournisseurs permet de transmettre rapidement les factures à la bonne personne au bon moment, ce qui aide votre entreprise à être payée plus rapidement.

Audit des comptes annuels

Les audits font partie des processus les plus répétitifs et les plus longs des services financiers. Les processus d'audit traditionnels impliquent l'utilisation de systèmes et d'outils disparates. Les auditeurs jouent un rôle essentiel en identifiant les transactions suspectes et en s'assurant que les organisations se conforment à la fois aux politiques internes et aux règlements financiers.

Les services financiers automatisés simplifient le processus d'audit. Grâce à l'APR, les organisations peuvent rassembler et normaliser les données à l'usage des auditeurs et aider à la classification pour les évaluations annuelles des risques. Les auditeurs peuvent également utiliser l'automatisation pour effectuer des contrôles en vue de tests et créer des rapports détaillés.

Contrôles automatisés

Selon Forrester ResearchLa fraude coûte aux organisations entre 200 et 250 milliards de dollars par an. Cela met une pression supplémentaire sur les organisations pour qu'elles mettent en place des contrôles et d'autres mesures pour atténuer les risques. C'est pourquoi de plus en plus d'organisations s'appuient sur des contrôles automatisés. Un contrôle automatisé est un mécanisme qui applique des règles prédéfinies lorsqu'une ou plusieurs conditions sont réunies.

Les organisations utilisent les contrôles automatisés pour plusieurs raisons en plus du contrôle des risques. Ils contribuent également à garantir la conformité aux réglementations. Par exemple, pour se conformer à des règlements comme la loi Sarbanes-Oxley, les organisations doivent régulièrement tester les contrôles clés. Les contrôles automatisés permettent également de réduire les coûts d'audit et de conformité, ainsi que d'améliorer les processus en éliminant les contrôles manuels.

Les services financiers automatisés offrent de nombreux avantages et continueront à jouer un rôle de plus en plus important pour aider les organisations à relever des défis commerciaux dynamiques. ProcessMaker fournit aux entreprises des services financiers automatisés à faible coût les logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPM) qui a aidé des organisations du monde entier à automatiser leurs processus de services financiers.