3 Avantages de l'automatisation des comptes créditeurs

Le changement est un défi pour la plupart des gens, en particulier pour les comptables bien connus pour leur préférence pour les méthodes traditionnelles de gestion des comptes fournisseurs. En outre, la transition que tout le monde a dû faire en raison de la pandémie a été difficile. Pourtant, de nombreuses entreprises ont tiré les leçons de la crise COVID-19, notamment celles qui ont signalé qu'il était temps de mettre à jour leurs processus manuels avec l'automatisation des comptes fournisseurs. 

Même avant que le travail à distance ne devienne la norme, les processus manuels de comptabilité fournisseurs ont causé des problèmes permanents d'inefficacité, d'erreur humaine et même de fraude. Les factures manquantes ou perdues comptent parmi les points les plus douloureux. Selon le Rapport sur l'automatisation des comptes créditeurs des initiésL'automatisation de l'AP peut réduire les coûts de 81 % tout en améliorant l'efficacité de 73 %. Examinons donc certains des processus typiques de la comptabilité fournisseurs et les domaines dans lesquels l'automatisation peut apporter une aide bienvenue.

Qu'est-ce qu'un compte créditeur ?

Lorsqu'une organisation achète à crédit des biens ou des services à un vendeur, ce qui nécessite un paiement dans un délai déterminé, le terme comptable est "comptes fournisseurs" (PA). Lorsqu'il est documenté sur un bilan, il est répertorié sous la rubrique "passif à court terme". Au sein d'une entreprise, l'équipe des comptes créditeurs est responsable de l'envoi des paiements dus par son organisation à d'autres fournisseurs ou même à des créanciers.

Le PA peut fonctionner comme un département dans les grandes entreprises ou combiner les dettes et les créances au sein de plus petites entreprises. En plus de payer les factures, AP gère également les frais de voyage d'affaires, de l'achat de billets d'avion aux séjours à l'hôtel pour les employés et les cadres de l'entreprise. Une fois le voyage d'affaires effectué, AP se charge de régler les paiements et les demandes de remboursement des frais de voyage.

AP s'occupe également de la tenue et de la distribution de la petite caisse ainsi que des remboursements internes pour diverses dépenses liées à l'entreprise. Pour recevoir un remboursement, les employés doivent généralement présenter un rapport de journal et des reçus pour approbation. AP est également responsable des certificats d'exonération de la taxe sur les ventes. 

Il y a également les paiements des fournisseurs à gérer, tels que les conditions de paiement, les W-9 et les coordonnées. Le PA s'occupe généralement de tous les bons de commande pré-approuvés et des rapports d'analyse de fin de mois qui décrivent le montant que la société doit à ses fournisseurs et à ses créanciers. 

Parmi les autres fonctions assurées par l'AP, citons le travail sur les stratégies et la mise en œuvre de protocoles pour aider l'entreprise à faire des économies. Par exemple, ils peuvent recommander d'effectuer des paiements pendant une période d'offre ou de remise. Le PA peut également gérer les relations avec les fournisseurs et aider à négocier de meilleurs tarifs.

Quelles sont les procédures AP ?

Il y a des processus que le département AP va suivre. Ces lignes directrices sont mises en œuvre pour les aider à traiter le volume de transactions et de documents qu'ils doivent gérer au cours de l'année. 

Les processus peuvent inclure :

  • Réception des factures
  • Examen des projets de loi 
  • Mise à jour manuelle des dossiers en cours 
  • Envoyer et traiter les paiements dans les délais

Tous ces processus nécessitent des vérifications, des détails sur les comptes, des bons de paiement, des approbations, etc. 

Pour aider à réduire la fraude, l'AP peut instituer des contrôles de processus pour :

  • Empêcher le paiement d'une facture frauduleuse
  • Éviter de payer un vendeur deux fois
  • Enregistrer toutes les factures des fournisseurs
  • Empêcher le paiement d'une facture inexacte

Traditionnellement, l'AP devait gérer tous ces processus manuellement, y compris :

  • Saisie des données
  • Examen ligne par ligne des numéros, par exemple en faisant correspondre les bons de commande aux factures et à la livraison
  • Remplir des documents papier

Un Étude de l'APQC a révélé que l'automatisation pouvait réduire jusqu'à cinq fois le coût par facture. Invariablement, les processus manuels sont sujets à des erreurs et à des inexactitudes humaines ou à une surveillance limitée. Cependant, vous pouvez éviter ces problèmes tout en améliorant les délais d'exécution grâce à l'automatisation.

Automatisation des comptes créditeurs

La route à suivre

Il ne fait aucun doute que l'automatisation peut améliorer les processus de PA, notamment en ce qui concerne l'organisation et la centralisation. Commencez par automatiser les processus qui reposent sur des systèmes existants et des feuilles de calcul obsolètes. Les fournisseurs, comme les consommateurs, cherchent à travailler avec des organisations qui sont efficaces, fiables, organisées, cohérentes, prévisibles, rapides et réactives. La saisie et la révision manuelles ne sont ni efficaces ni fiables. De plus, si vos processus ne sont pas opportuns, vos partenaires passeront à une organisation plus agile. Il s'agit de supprimer les goulets d'étranglement et de rationaliser le processus de PA. 

Les avantages de l'automatisation des comptes créditeurs

La bonne nouvelle est que vous pouvez automatiser le rapprochement entre les bons de commande et les factures et la livraison tout en suivant automatiquement les délais de livraison et le paiement des factures. Lorsque vous automatisez les processus de PA, vous réduisez les tâches fastidieuses tout en éliminant la nécessité de traiter les factures plusieurs fois. Sans oublier que vous pouvez simplifier les exceptions pour les erreurs de facturation. Une fois cela accompli, vos relations avec les fournisseurs commenceront à s'épanouir.

Voici quelques exemples de la manière dont l'automatisation peut aider : 

  1. Obtenez à tout moment une vue d'ensemble plus approfondie. Les rapports en temps réel offrent des indicateurs clés de performance en un coup d'œil, ce qui vous permet de repérer les problèmes et le non-respect des politiques de l'entreprise. De plus, les responsables peuvent utiliser l'automatisation pour s'assurer que le PA fonctionne de manière productive. L'automatisation met la transparence au premier plan.
  2. Résoudre les problèmes d'audit et de conformité. Il ne fait aucun doute que la préparation d'un audit prend beaucoup de temps. Pour ce faire, il faut rechercher manuellement dans les dossiers papier pour valider les approbations. Pourtant, la plupart des secteurs sont soumis à des réglementations de plus en plus nombreuses de la part des agences étatiques, locales et fédérales. L'utilisation de l'automatisation peut simplifier la conformité en fournissant des pistes d'audit automatiquement alimentées par les modifications, les participants et les approbations. Ainsi, les parties prenantes autorisées peuvent trouver rapidement les informations dont elles ont besoin pour se conformer à la réglementation.
  3. Rationaliser le traitement. Par exemple, vous pouvez éliminer l'erreur humaine dans le traitement des factures, de la saisie au paiement. Vous n'avez donc pas besoin de consacrer autant de temps à la surveillance. Vous pouvez éliminer les paiements en double et les trop-payés. Toutes les exceptions sont immédiatement signalées. Et la budgétisation, le reporting et l'audit deviennent plus précis. L'équipe de la comptabilité fournisseurs n'a plus besoin de saisir et de ressaisir des données dans des systèmes multiples et disparates. Une plateforme d'automatisation peut éliminer les frictions et s'intégrer de manière transparente aux systèmes actuels.
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Dernière réflexion

Il est temps de moderniser la PA et de devenir un leader du marché dans votre secteur, en offrant des services précis alors que d'autres dépendent encore de processus manuels dépassés. Si vous êtes prêt à rationaliser vos processus de comptabilité fournisseurs grâce à l'automatisation, ProcessMaker est là pour vous aider.

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