Comment faciliter le processus d'approbation de vos factures

Le processus d'approbation manuelle des factures peut être lent et fastidieux. Certaines factures peuvent être payées immédiatement, mais d'autres peuvent être abandonnées en raison de problèmes courants liés au processus d'approbation des factures. Par exemple, lorsqu'il y a de nombreux points de contact avec les documents, y compris la préparation physique des documents, l'acheminement, la saisie manuelle des données et la correction des erreurs, il est facile de passer à côté d'opportunités telles que les remises pour paiement anticipé.

De plus, lorsque la gestion est invisible tout au long du processus d'approbation des factures, les autres parties concernées peuvent être complètement mystifiées quant à l'état actuel de la facture. Un processus d'approbation des factures mal conçu comporte de nombreux coûts cachés, en particulier si plusieurs étapes manuelles sont nécessaires. Chaque fois qu'une facture est physiquement traitée avant d'être payée, le risque d'erreur augmente. Cela contribue à l'augmentation des coûts de main-d'œuvre, à l'allongement des cycles de traitement et aux irrégularités de trésorerie.

Mais lorsque vous automatisez le processus d'approbation des factures, vous pouvez bénéficier de plusieurs avantages. Tout d'abord, un processus d'approbation des factures automatisé est plus facile à mettre en place sans avoir à ajouter de personnel. Le rapprochement manuel peut être supprimé, tout comme l'acheminement physique des documents papier d'un bureau à l'autre en vue de leur approbation. Un processus automatisé d'approbation des factures permet d'éliminer les paiements en double, de créer une piste d'audit automatique et de réduire considérablement les litiges relatifs aux factures. Voici quelques moyens de simplifier le cycle d'approbation des factures.

Automatiser l'appariement des factures, des bons de commande et des reçus

Lorsque vous prenez le temps d'automatiser les factures, les bons de commande et la génération des reçus, vous pouvez accélérer considérablement le processus de facturation. Votre processus peut être conçu de manière à ce que chaque facture qui arrive soit comparée au bon de commande et au bon reçu. Lorsque les factures correspondent, elles peuvent être rapidement acheminées vers le système financier de votre entreprise en passant par toutes les étapes d'approbation nécessaires. Le rapprochement manuel des factures, des bons de commande et des reçus devient une chose du passé, ce qui libère du temps pour des tâches plus importantes.

Automatiser l'acheminement de l'approbation des factures

Pour créer un processus automatisé d'approbation des factures, il faut définir la chaîne d'autorité pour l'approbation et créer des connexions automatiques qui délivrent le bon document électronique à la bonne personne au bon moment. Vous pouvez même concevoir différentes voies d'approbation. Supposons que les factures d'un montant inférieur à un certain seuil ne nécessitent que l'approbation du chef de section avant que les services financiers n'organisent le paiement. Vous pouvez faire en sorte que le processus soit distinct de celui des factures supérieures à ce montant, qui doivent être approuvées par le chef de section et le chef de service avant que les services financiers n'en organisent le paiement.

Créer une piste sans le papier

L'un des meilleurs avantages d'un processus automatisé d'approbation des factures est peut-être qu'il peut être configuré de manière à créer automatiquement une "trace écrite" qui offre une visibilité sur chaque étape du processus. Les utilisateurs autorisés peuvent voir à tout moment où en est une facture dans le processus, et si jamais il y a une question sur la bonne exécution d'une étape, la piste d'audit électronique peut y répondre. Cela peut être un avantage considérable dans le cadre de l'audit des licences de logiciels, par exemple. La preuve qu'une licence a été payée peut être produite instantanément, ce qui permet à toutes les parties d'économiser du temps et des efforts.

Caractéristiques à inclure dans votre processus automatisé d'approbation des factures

Les composants exacts qui composent le flux de travail de votre processus d'approbation des factures automatisé doivent être adaptés aux besoins de votre entreprise. Il est donc important de choisir un logiciel de flux de travail qui offre suffisamment de souplesse pour personnaliser les flux de travail. Toutefois, les processus automatisés d'approbation des factures comportent généralement les caractéristiques suivantes :

• Acheminement basé sur l'approbation
• Approbation de l'e-mail
• Téléchargement de documents
• Notifications par courrier électronique
• Capacité de recherche d'informations pour l'utilisateur

Le processus d'approbation des factures fait partie intégrante de presque toutes les entreprises. Il couvre plusieurs départements et des achats de toutes tailles. Le traitement correct des factures est essentiel à la bonne tenue de la comptabilité et à la bonne gestion de la trésorerie de votre entreprise. Mais le processus d'approbation des factures qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Vous avez besoin de la souplesse nécessaire pour personnaliser le logiciel de gestion des flux de travail en fonction du processus d'approbation des factures qui convient à votre entreprise.